王巍

檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時(shí)是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。近年來(lái)，本公司檔案室利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

一、科學(xué)管理方法在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

1.企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理。企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是指企業(yè)制訂、修訂、實(shí)施自身的或貫徹執(zhí)行上級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)、行業(yè)（專業(yè)）主管部門頒布的有關(guān)檔案工作的管理原則、方法等方面的統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范。企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容主要包括檔案工作技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)方面。企業(yè)可在國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化工作。企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容主要包括如下。檔案收集、整理、分類、鑒定工作標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)制定檔案的收集、整理、分類、鑒定工作等標(biāo)準(zhǔn)，可以正確確定檔案的收集范圍、接收質(zhì)量、保管期限、案卷質(zhì)量及檔案銷毀等。①檔案著錄和目錄組織標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)制定檔案著錄和目錄組織標(biāo)準(zhǔn)可以保證相關(guān)部門檔案著錄的質(zhì)量和目錄組織的標(biāo)準(zhǔn)化，建立較為完整的檔案檢索體系，有利于檔案的檢索和利用，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。②檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)可制定有關(guān)計(jì)算機(jī)磁性載體交換格式標(biāo)準(zhǔn)、聲像檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、光盤信息組織結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等，為企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化服務(wù)。③檔案制成材料標(biāo)準(zhǔn)。檔案制成材料是檔案存在的基礎(chǔ)，為最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，而制定選用的紙張、墨水、膠片、色帶、磁性載體等各種檔案制成材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。④檔案庫(kù)房建筑、裝具、設(shè)施設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)。檔案庫(kù)房、裝具、設(shè)施設(shè)備是檔案工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，制定這類標(biāo)準(zhǔn)，可為檔案的安全、科學(xué)、長(zhǎng)期保管提供基礎(chǔ)。

2.企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理。企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理是國(guó)家各級(jí)檔案行政管理部門根據(jù)國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案工作的有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及檔案工作的現(xiàn)狀和發(fā)展計(jì)劃，根據(jù)企業(yè)對(duì)檔案工作發(fā)展的需要制訂出的企業(yè)檔案工作等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，并按照規(guī)定的辦法、程序進(jìn)行考評(píng)、認(rèn)定等級(jí)的一種管理方式和手段。企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理分“國(guó)家一級(jí)”、“國(guó)家二級(jí)”和“省級(jí)”三個(gè)等級(jí)。企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容執(zhí)行國(guó)家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理考核標(biāo)準(zhǔn)》，省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（江蘇）省檔案局發(fā)布的《江蘇省檔案工作等級(jí)評(píng)定試行標(biāo)準(zhǔn)》。

2005年11月，本公司綜合檔案室順利通過(guò)江蘇省檔案局檔案工作“特一級(jí)”認(rèn)定。2010年12月和2015年12月，本公司綜合檔案室順利通過(guò)“江蘇省檔案工作五星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”（特一級(jí)）復(fù)查驗(yàn)收。每次認(rèn)定、驗(yàn)收我都認(rèn)真做好準(zhǔn)備工作，對(duì)照江蘇省檔案工作等級(jí)評(píng)定試行標(biāo)準(zhǔn)，按照自己科技檔案主管的工作職責(zé)，逐條落實(shí)，加班加點(diǎn)工作，為檔案室檔案工作“特一級(jí)”認(rèn)定驗(yàn)收做出了突出貢獻(xiàn)。江蘇省檔案局頒發(fā)《江蘇省檔案工作等級(jí)評(píng)定榮譽(yù)證書》以表彰本人在“特一級(jí)”評(píng)定中做出的突出貢獻(xiàn)。

3.企業(yè)檔案工作全面質(zhì)量管理。企業(yè)檔案工作全面質(zhì)量管理是指通過(guò)對(duì)影響企業(yè)檔案工作質(zhì)量的各項(xiàng)工作進(jìn)行有效的組織和控制，建立和健全檔案工作責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，形成一整套檢驗(yàn)和落實(shí)檔案工作的質(zhì)量體系，促進(jìn)檔案工作管理水平和效益全面提高的過(guò)程。企業(yè)檔案工作全面質(zhì)量管理的內(nèi)容包括如下。①制訂檔案工作全面質(zhì)量管理的責(zé)任制檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅要有一支過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)。公司還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。高標(biāo)準(zhǔn)地抓好案卷質(zhì)量，突出在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化上做文章。我們重視檔案的整理、分類、組卷、編目和裝訂，對(duì)案卷中極個(gè)別不耐久的字跡材料及不利于永久保存的制成材料，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救，保證了案卷的質(zhì)量。做好檔案的保管與保護(hù)工作，堅(jiān)持檔案的日常管理，定期檢查庫(kù)房，做好“八防”工作，每天測(cè)定登記庫(kù)房溫濕度，及時(shí)安放防潮劑、殺蟲劑，保障了檔案的安全，杜絕了失泄密事件的發(fā)生。認(rèn)真做好到期檔案的鑒定與銷毀工作，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案室列出清單，登記造冊(cè)、經(jīng)檔案鑒定小組鑒定簽字后，按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督銷毀。認(rèn)真做好檔案工作的檢查和總結(jié)，定期接受上級(jí)主管機(jī)關(guān)的檔案檢查。②形成一整套正確、完整、統(tǒng)一的檔案工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在制定規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，提出相應(yīng)的責(zé)任要求。企業(yè)檔案管理制度應(yīng)依據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況制定。如文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度等。③建設(shè)一支高素質(zhì)、有技術(shù)的檔案工作隊(duì)伍。企業(yè)要通過(guò)加強(qiáng)檔案人員的學(xué)校專業(yè)教育、自學(xué)、在職教育、檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)技能培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、建立檔案業(yè)務(wù)考核制度等，來(lái)普遍提高檔案專兼職人員的業(yè)務(wù)水平。④檔案工作的定量管理方法就是應(yīng)用統(tǒng)計(jì)學(xué)的原理和方法，對(duì)檔案工作進(jìn)行定量化分析研究，確定定量指標(biāo)及指標(biāo)之間的關(guān)系，發(fā)現(xiàn)和預(yù)測(cè)檔案工作發(fā)展規(guī)律的一項(xiàng)專業(yè)性活動(dòng)。

二、現(xiàn)代化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

1.檔案保管環(huán)境控制技術(shù)。檔案保管環(huán)境控制技術(shù)主要包括檔案保管環(huán)境溫濕度控制技術(shù)和安全防范控制技術(shù)兩個(gè)方面。①檔案保管環(huán)境溫濕度控制技術(shù)。一般的檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)、磁盤及光盤庫(kù)等）溫度應(yīng)控制在14-24℃，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)2℃;相對(duì)濕度控制在45-60%，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)5%。控制檔案保管環(huán)境的溫度和濕度的方法主要有：增溫、降溫;增濕、降濕;密閉、通風(fēng)等。如使用空調(diào)設(shè)備、加濕機(jī)、水表面自然蒸發(fā)加濕、去濕機(jī)等方法。②檔案保管環(huán)境安全防范控制技術(shù)。在檔案的保管過(guò)程中，對(duì)檔案安全構(gòu)成危害的主要是蟲霉、水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊等自然和人為因素。檔案保管環(huán)境的蟲霉主要指各種霉菌、蛀蟲和老鼠等，為防治檔案霉菌、蟲害的發(fā)生，要做好庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度控制，抑制檔案蟲霉發(fā)生，如公司檔案室采取在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)柜架中放些防蟲藥劑，如樟腦精等，以防有害昆蟲的滋生。一定要堅(jiān)持以防為主，杜絕一切發(fā)生失火、失竊的可能性，確保檔案的安全。公司檔案室配置了自動(dòng)報(bào)警滅火設(shè)備以及滅火器箱等消防設(shè)施，在醒目位置標(biāo)貼防火警示牌，安裝防盜門窗等設(shè)施。

2.檔案復(fù)制技術(shù)。企業(yè)檔案復(fù)制技術(shù)主要包括靜電復(fù)印技術(shù)、縮微攝影技術(shù)和光盤（特殊載體包括光盤、磁盤、錄音帶、錄像帶等）技術(shù)等。①靜電復(fù)印技術(shù)。靜電復(fù)印技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，如在日常的檔案提供利用中，盡量使用復(fù)制件，以保護(hù)檔案原件。②檔案縮微攝影技術(shù)。檔案縮微攝影技術(shù)是使用專門的縮微攝影機(jī)，將比較大的檔案原件的影像縮小后投影在縮微膠片上的一種檔案復(fù)制技術(shù)。用這種攝影方式取得的膠片稱作“縮微膠片”或“縮微品”。 ③光盤技術(shù)。光盤技術(shù)主要應(yīng)用于企業(yè)檔案管理以下三個(gè)方面。a.全文存儲(chǔ)與自動(dòng)化檢索。由于光盤信息存儲(chǔ)量巨大，檢索快捷、方便，使檔案原件的全文存儲(chǔ)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，也為企業(yè)檔案信息資源的共享提供了便利的條件。b.恢復(fù)檔案原貌。企業(yè)檔案原件制作成光盤保存，能使檔案原貌得以再現(xiàn)。能夠有效保護(hù)檔案原件，使檔案利用不受限制。c.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。企業(yè)可以根據(jù)光盤存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)，形成多種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作創(chuàng)造便利的條件。

3.檔案管理計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。檔案管理計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)主要包括檔案計(jì)算機(jī)管理前處理技術(shù)、檔案微機(jī)應(yīng)用技術(shù)、局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、因特網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)。①檔案管理計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用途徑。a.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的歸檔、整理、編目。按照檔案著錄的格式將檔案目錄或全文存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤、光盤中，充分利用計(jì)算機(jī)一次輸入、多次輸出的功能，進(jìn)行檔案的整理、編目等，節(jié)約手工勞動(dòng)，提高效率。b.利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案檢索。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，為檔案利用者提供方便、快捷的檢索服務(wù)，及時(shí)滿足利用者的需求。c.聯(lián)機(jī)檢索檔案。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不同單位、地域之間檔案的聯(lián)機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。②檔案計(jì)算機(jī)管理前處理技術(shù)。檔案計(jì)算機(jī)管理前處理技術(shù)，從計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的角度來(lái)講，就稱為檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作;從檔案工作的角度來(lái)講，就是檔案的著錄標(biāo)引。③檔案管理微機(jī)應(yīng)用技術(shù)。檔案管理微機(jī)應(yīng)用技術(shù)是包括收集、存貯、加工、傳遞、輸出檔案信息各環(huán)節(jié)在內(nèi)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。企業(yè)檔案管理微型計(jì)算機(jī)技術(shù)的內(nèi)容主要包括檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)兩方面的技術(shù)。④企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)是以相互共享的資源（硬件、軟件和數(shù)據(jù)等）方式聯(lián)接起來(lái)的、各自具備獨(dú)立功能且在一個(gè)較小范圍內(nèi)使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的集合。在企業(yè)檔案管理中采用計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把紙質(zhì)、照片、聲像檔案轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的數(shù)字信息，連同電子文件一并存入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，建立具有高效管理和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源存儲(chǔ)與開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)化。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，復(fù)雜的歸檔和整理程序?qū)?huì)得到簡(jiǎn)化，如業(yè)務(wù)部門現(xiàn)行文件的歸檔也可以通過(guò)檔案管理軟件的收集整編庫(kù)歸入檔案管理系統(tǒng)。⑤檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理問(wèn)題。計(jì)算機(jī)軟硬件因素，包括計(jì)算機(jī)軟硬件配置、運(yùn)行維護(hù)、通訊線路、設(shè)計(jì)連接等。檔案管理計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件因素，包括安全控制措施、系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)、使用說(shuō)明書等。人為因素，包括非法入侵破壞、操作失誤等。環(huán)境自然因素，包括輔助設(shè)備、電器設(shè)備、自然災(zāi)害等因素對(duì)機(jī)房、設(shè)施設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)、通訊線路的危害。

（作者單位：國(guó)家能源集團(tuán)江蘇公司徐州發(fā)電有限公司檔案室）