姚瑞波

摘 要：民政業(yè)務(wù)繁雜、涉及面廣，民政檔案管理工作繁瑣，不可避免地引起檔案管理人員“視覺”上的疲勞感、推進(jìn)工作進(jìn)程中的“機(jī)械”感、職業(yè)倦怠感，這就需要建立系列機(jī)制，激發(fā)民政檔案管理人員的工作主動(dòng)性和積極性，促進(jìn)民政檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：人員;檔案;民政;主動(dòng)性;積極性

民政檔案不僅是維護(hù)群眾權(quán)益的憑證，密切關(guān)系著群眾的切身利益，而且是推動(dòng)民政部門職能充分發(fā)揮的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。但民政檔案工作在一些單位不受重視，一些民政檔案工作人員安于現(xiàn)狀，缺乏成就感，工作積極性受挫，產(chǎn)生消極情緒，導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，阻礙了民政檔案管理工作的深入開展。應(yīng)采取有效措施，調(diào)動(dòng)民政檔案工作人員的工作主動(dòng)性和積極性，熱情積極地投入日常管理工作中，更好地為民政工作的開展和所涉及的群眾提供檔案服務(wù)。

1 建立激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)考核監(jiān)管

1.1 加強(qiáng)對(duì)民政檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)檢查和監(jiān)督考核，是提高民政檔案管理工作水平的重要一環(huán)。應(yīng)做到領(lǐng)導(dǎo)支持有力，各單位明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，把檔案工作列入每年工作計(jì)劃和年度目標(biāo)考核內(nèi)容，主要領(lǐng)導(dǎo)每年至少聽取一次檔案工作匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)班子專門研究一次檔案工作;應(yīng)做到經(jīng)費(fèi)支持有力，各單位把檔案工作所需經(jīng)費(fèi)按照實(shí)際需要給予保證，每年列入同級(jí)經(jīng)費(fèi)預(yù)算;應(yīng)做到人事支持有力，把素質(zhì)好人員安排到工作管理部門工作，工作優(yōu)秀的干部及時(shí)提拔和交流到其他崗位工作，選擇責(zé)任心強(qiáng)、熱愛和熟悉檔案工作的人員到檔案工作崗位上，尤其是兼職崗位更要如此。應(yīng)建立一套完善的督辦落實(shí)機(jī)制，做到扎實(shí)推進(jìn)督辦落實(shí)。

1.2 引入并實(shí)施競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

檔案管理工作通常單調(diào)乏味，而傳統(tǒng)的工作方式更是如此，民政檔案管理人員容易出現(xiàn)為了工作而工作的狀態(tài)。針對(duì)這一現(xiàn)象，應(yīng)該建立激勵(lì)機(jī)制，促使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，讓他們對(duì)自身工作有積極的認(rèn)識(shí)，重新定位自己的工作。為調(diào)動(dòng)大家工作的積極性，單位對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員應(yīng)實(shí)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)較差的人員也應(yīng)該采取相應(yīng)的懲罰措施，以最大限度地發(fā)揮個(gè)人的工作潛力。應(yīng)進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過多種形式對(duì)他們進(jìn)行有關(guān)檔案工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)其自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。

1.3 正確運(yùn)用激勵(lì)措施

檔案工作人員應(yīng)充分發(fā)揮其自身的技能，保持積極的工作態(tài)度，將以往的消極一掃而光。激勵(lì)的方式主要有外在和內(nèi)在兩種：所謂外在激勵(lì)，就是人們所說的福利、晉升、表?yè)P(yáng)、嘉獎(jiǎng)、認(rèn)可等;內(nèi)在激勵(lì)包括組織工作人員學(xué)習(xí)新的知識(shí)和新的技能，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感、光榮感和成就感等。通過內(nèi)外激勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，有效地促進(jìn)檔案管理人員工作水平和效率的提高。

2 發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理方法

2.1 增強(qiáng)檔案部門及人員的工作使命感和責(zé)任感

新時(shí)代對(duì)民政檔案工作有了新的、更高的要求，民政檔案工作部門及人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)工作的使命感和責(zé)任感，切實(shí)對(duì)工作負(fù)責(zé)。民政檔案工作在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活中起著重要的基礎(chǔ)性作用，檔案部門及其工作人員不能認(rèn)為檔案工作是一件無關(guān)緊要的內(nèi)務(wù)工作，認(rèn)為自身是可有可無的幕后人員，認(rèn)為檔案業(yè)務(wù)只是埋首故紙堆的枯燥活動(dòng)，而應(yīng)解放思想，振奮精神，切實(shí)增強(qiáng)使命感和責(zé)任感，勇于迎接挑戰(zhàn)，時(shí)刻充滿危機(jī)感，把握職業(yè)發(fā)展的新契機(jī)，以積極向上的態(tài)度，滿懷自豪地認(rèn)真挑好這項(xiàng)重任，為民政檔案工作的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的全部力量。

2.2 創(chuàng)新民政檔案管理手段

將文本紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行對(duì)接，使民政檔案管理工作者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)而低效率的繁瑣工作，代之以數(shù)字化檔案存儲(chǔ)、管理和利用，使檔案成為重要的數(shù)字化資源，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使檔案工作者能夠更加方便地進(jìn)行檔案管理，提高工作效率。優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)置，組織力量積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，建設(shè)民政數(shù)字檔案室。結(jié)合數(shù)字化檔案的特點(diǎn)，制定相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，實(shí)行文檔從產(chǎn)生到數(shù)字入檔的全部流程的規(guī)范化，并對(duì)保密和網(wǎng)絡(luò)安全制度進(jìn)行規(guī)范，有效地保證數(shù)字檔案管理工作正常開展，確保安全，提高民政檔案管理效能。

2.3 夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)

做好檔案的收集整理等基礎(chǔ)工作，是有效推進(jìn)民政檔案管理創(chuàng)新和信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。從當(dāng)前實(shí)際情況看，應(yīng)做好三個(gè)方面的基礎(chǔ)工作。

2.3.1 做好檔案材料的收集、整理和審核。客觀、真實(shí)記錄民政工作過程，也是不斷夯實(shí)民政檔案管理工作基礎(chǔ)的過程。應(yīng)按照檔案審核有關(guān)要求，逐份對(duì)檔案進(jìn)行審核，對(duì)檔案材料不全的，及時(shí)督促相關(guān)單位和個(gè)人補(bǔ)全;對(duì)不屬于歸檔范圍的材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀或轉(zhuǎn)遞;做到每份材料入檔有登記，嚴(yán)防檔案材料丟失、涂改、造假。

2.3.2 嚴(yán)把檔案材料審核鑒別關(guān)。對(duì)需要進(jìn)入檔案室的檔案材料，先由具體保管人員對(duì)檔案材料進(jìn)行初步審核確認(rèn)，再由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字核定。凡未經(jīng)過審查、核定的材料，一律不得進(jìn)入檔案。在檔案材料鑒別上做到手續(xù)不完備的不歸檔、材料有涂改無證明的不歸檔、核定責(zé)任人不簽字的不歸檔。

2.3.3 規(guī)范檔案材料分類整理。應(yīng)做好分類，將文件材料按形成年代進(jìn)行分類，在每個(gè)年份按照上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)來源，永久、定期保管期限進(jìn)行分類。還應(yīng)合理組卷，將不同保管期限的文件材料按照文件內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系組合在一起。應(yīng)對(duì)檔案材料逐張逐頁(yè)編碼整理，重點(diǎn)對(duì)材料是否齊全、完整，內(nèi)容是否客觀真實(shí)，材料手續(xù)是否完備等情況進(jìn)行核對(duì)，把材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性，作為重中之重，嚴(yán)格把關(guān)，確保每份檔案材料齊全、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚。

3 強(qiáng)化教育培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)

3.1 不斷提升檔案管理人員的理論素養(yǎng)

積極爭(zhēng)取各種培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會(huì)，使民政檔案管理人員不僅掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)等檔案專業(yè)基本知識(shí)，還需要掌握其他相關(guān)專業(yè)知識(shí)。通過培訓(xùn)，檔案管理人員還可以正確認(rèn)識(shí)自我，掌握人際交往和溝通技巧，學(xué)會(huì)現(xiàn)代化管理手段和方法，以積極的方式處理工作、生活中遇到的問題。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，檔案工作者應(yīng)強(qiáng)化對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)，注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作中，不斷激發(fā)檔案工作者參加教育培訓(xùn)的主動(dòng)性和積極性。

3.2 將檔案教育培訓(xùn)列入重要議事日程

應(yīng)將檔案教育培訓(xùn)納入企業(yè)教育培訓(xùn)的重要議事日程，加大推進(jìn)力度。應(yīng)豐富管理人員的知識(shí)面，使其明確收集、鑒別、整理檔案材料之間的區(qū)別，并對(duì)各種檔案資料做好收集、鑒別、整理。應(yīng)把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的積累并進(jìn)行檢查考核，獎(jiǎng)罰分明。主動(dòng)參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力。應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式開展培訓(xùn)，擴(kuò)大培訓(xùn)覆蓋面。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效”的原則，堅(jiān)持學(xué)以致用。應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員創(chuàng)造提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新觀念、新方法的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)實(shí)踐上的不足。

由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，管理方法應(yīng)不斷改革。因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，應(yīng)充分發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，促使他們從思想上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，積極探索檔案管理的新思路、新技術(shù)，以適應(yīng)工作發(fā)展的需求，以便更快捷、更準(zhǔn)確地為民政事業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)。

新時(shí)代，民政檔案管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)和專業(yè)技能，弘揚(yáng)開拓進(jìn)取、無私奉獻(xiàn)的“孺子?！本?，努力工作，進(jìn)一步推進(jìn)民政檔案管理工作向前發(fā)展。

（作者單位：吉林省洮南市社會(huì)福利服務(wù)中心）