李曉霞

摘要：檔案管理是開放教育管理的重要組成部分，并且隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)，開放教育檔案管理逐漸變得更加智能化。為了成功地轉(zhuǎn)變開放教育檔案信息化，有必要改變檔案管理概念，修改檔案管理機制，加深信息生成的集成，并采取措施將檔案管理變成信息化管理，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使其變得更容易。

關(guān)鍵詞：開放教育;檔案信息化管理;策略

檔案管理是開放教育整體管理中非常重要的部分。對于提高開放教育領導的各個層次和學校的整體功能而言，檔案管理至關(guān)重要。在信息時代，提高檔案管理建設的開放教育質(zhì)量的最有效方法是通過將檔案管理建設與信息技術(shù)進行更深入的集成。在“互聯(lián)網(wǎng)+”思想的指導下，高效的計算機和有效的互聯(lián)網(wǎng)訪問創(chuàng)造了檔案管理模式，檔案管理提高了工作效率。因此，開放教育充分理解了信息檔案管理的重要價值和檔案管理信息化以后呈現(xiàn)信息的有效方式，能積極提高并努力改善檔案管理的性能。

1開放教育檔案管理的重要性

（1）檔案開放教育包含學校發(fā)展的完整歷史，偉大歷史學校的存在和學校的良好意圖，是道德教育最標準的模范，這些都被記載在了檔案里。檔案的內(nèi)容根據(jù)管理學校的人數(shù)進行完善和編寫。這是每個人都遵循的標準，它使人學習到具有自律和認真履行的責任。每個開放教育文件中都代表著學校的所有教育，科學知識或行政管理，這些都能彰顯學校的優(yōu)良教學風氣。（2）開放教育檔案包含開放教育教育和研究的最新進展，以及供教師和學生獲取知識的新教材。開放教育是知識傳播的場所，也是科學教育和研究的中心場所。這是大多數(shù)教育工作者和學術(shù)研究人員在實踐中進行培訓和研究的結(jié)果。這些結(jié)果每年都會用原始卷宗注釋和新注釋進行更新。在積累過程中，開放教育檔案管理逐漸形成許多內(nèi)部處理系統(tǒng)和豐富的材料，保護這些知識成果刻不容緩。（3）開放教育檔案管理是有助于優(yōu)化學術(shù)質(zhì)量發(fā)展的重要過程，有助于開放教育保持學術(shù)發(fā)展所需的后續(xù)相關(guān)資源。在學校發(fā)展過程中，歸檔操作主要是開放教育檔案管理操作的起點和終點。所包含的檔案資料被用于教育和研究，黨和政府的領導以及建設文化基礎設施的創(chuàng)建中都具有不可替代的作用。通過整理文件，您可以清楚地看到學校的歷史發(fā)展，并看到每個時代的成果和成就。也可以總結(jié)自己的經(jīng)驗和教訓以發(fā)現(xiàn)差距，用獲取的經(jīng)驗來幫助提升工作能力，為未來更好的完成工作埋下伏筆。

2開放教育檔案信息化管理的策略

2.1加大資金支持力度，全方位確保信息化建設有序開展

檔案管理也需要花費大量的資金投入來為管理系統(tǒng)提供服務。因此，開放教育的管理層應著重于對檔案管理的投資，并全力支持檔案管理信息的獲取，從而在各個方面提供檔案管理的信息，并保證檔案管理能順利完成。首先，開放教育應該在檔案管理部分保障高質(zhì)量計算機的供應，以確保計算機的速度和數(shù)據(jù)處理能力能夠完全滿足更新檔案內(nèi)容和信息查詢的需求。然后，檔案管理必須在檔案管理部門辦公室中進行工作，能有利促使工作人員改變傳統(tǒng)整理檔案的思維，并改善檔案管理的信息處理方式;第三，開放教育必須著重于建立數(shù)字化檔案，防范數(shù)據(jù)風險的意識以及做好管理系統(tǒng)的防病毒程序防范措施，以應對文件出現(xiàn)意外時能進行及時存檔，提高管理信息化的安全防范意識。最后，針對檔案信息化管理的薪酬待遇還應給予提高，從而吸引高人才前來應聘工作，還能增強管理團隊的能力水平。

2.2完善硬軟件設施，深入推進檔案管理信息化

開放教育現(xiàn)在必須意識到為開發(fā)從檔案管理生成信息的設備和應用程序提供正確的環(huán)境條件的重要性。一是需要增加對設備的投資，改善創(chuàng)建信息所需的設備和程序，并確保檔案管理信息的逐步發(fā)展;二是有必要加快創(chuàng)建用于收集信息的數(shù)字數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建用于處理要收集的信息的系統(tǒng)，實現(xiàn)在不同學院收集不同的信息并進行資源的交換，并加速利用資源來收集信息;三是根據(jù)實際需要改進信息系統(tǒng)檔案管理，并根據(jù)對系統(tǒng)功能和授權(quán)參數(shù)的訪問來確保信息系統(tǒng)檔案管理的安全性。

2.3轉(zhuǎn)變開放教育檔案管理理念，大力實施檔案信息化管理

隨著開放教育檔案管理與信息技術(shù)的集成加深，開放教育檔案信息化管理的普及度增加。開放教育檔案管理員工應改變檔案管理的概念，根據(jù)開放教育校園數(shù)字化設計趨勢隨時間演變，更改開放教育檔案管理程序并定義檔案管理信息刻不容緩;同時，開放教育管理部門應提供一個合理的環(huán)境來讓工作人員進行創(chuàng)建和管理記錄，創(chuàng)建一個有利于開放教育檔案信息化的建設和管理信息化的計劃和組織的環(huán)境。它創(chuàng)建和處理真實文件中的信息和數(shù)據(jù)，對信息進行合并篩選以后，再使用計算機文件和設備設置來輸入和存儲有關(guān)文件的實際信息，然后將檔案信息化傳輸以供以后使用。

2.4通過建立清晰明確的管理責任領導機制，保證管理的效力

開放教育領導人必須首先認識到檔案管理工作的重要性，加強檔案管理并將其納入整個學校的發(fā)展計劃中，并促進檔案建設與其他工作（包括檔案工作）之間的有效協(xié)調(diào)與合作，在綜合管理制度的實際內(nèi)容和主要功能根據(jù)需要的層次規(guī)劃了劃分網(wǎng)絡方向的發(fā)展，并從上到下營造了和諧的建設性局面。

2.5提升信息技術(shù)水平，加強檔案管理信息化平臺開發(fā)工作

檔案管理的信息獲取必須得到檔案管理的計算平臺的支持，在這一階段，開放教育強調(diào)了與IT公司緊密合作的重要性，并且根據(jù)檔案管理的實際需要著想，必須共同開發(fā)具有實際和綜合作用的信息平臺。通過運行該程序可以感受到：頁面布局清晰明了，信息管理成功地完成了存檔數(shù)據(jù)的數(shù)字化，安裝了資料器搜索引擎，快速輕松地為存檔用戶提供所需的數(shù)據(jù)，從而進一步擴展了檔案管理的功能。同時，開放教育要求檔案管理的員工能熟練使用平臺檔案管理來下載信息，以確保信息管理平臺是真正的融入到檔案管理中。

3結(jié)語

通常，在創(chuàng)建檔案管理時，開放教育應該關(guān)注變化和發(fā)展，并以信息為核心指向，而檔案管理應該積極地促進信息化改革。本文的描述著重于創(chuàng)建信息檔案管理，優(yōu)化內(nèi)部和外部環(huán)境，加速硬件和軟件功能的改進以及開發(fā)人才團隊的壯大，增強檔案信息化管理能力，這樣才能適應瞬息萬變的社會發(fā)展。

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（錫林郭勒職業(yè)學院?026000）