謝杰銀

摘要：在企業(yè)檔案管理中如何把握保密的尺度，使檔案在安全范疇內(nèi)最大限度地利用，是值得深思的問題。筆者主要從檔案保管過程和利用過程二個(gè)方面對(duì)企業(yè)檔案的保密工作進(jìn)行了分析和闡述。

關(guān)鍵詞：保管;利用;保密

企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)和改擴(kuò)建等工作中形成的大量檔案資料，記錄著企業(yè)發(fā)展壯大的經(jīng)歷與歷程，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策研究、技術(shù)改革創(chuàng)新等起著極其重要的參考作用。因此，完整、準(zhǔn)確、安全的檔案資源關(guān)系到企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，檔案管理中的保密工作也就成為檔案管理工作的重中之重。本文結(jié)合自己的工作體會(huì)，就檔案在保管和利用時(shí)如何做好保密工作淺談幾點(diǎn)看法。

一、做好檔案保管過程中的保密工作

在做好檔案保管的同時(shí)做好保密工作，就需要在日常管理中建立健全檔案管理制度、不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做好涉密檔案的安全保管。

（一）加強(qiáng)日常管理

檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失泄密，應(yīng)及時(shí)查明原因并及時(shí)補(bǔ)救。

（二）強(qiáng)化檔案人員管理

檔案管理工作崗位的首要職責(zé)就是確保檔案資料的完整性與安全性。作為檔案管理工作人員，首先要具備較強(qiáng)的工作責(zé)任心和較高的政治素質(zhì)，能自覺抵制各種利益的誘惑，嚴(yán)格遵守檔案保密制度的要求，嚴(yán)守黨、國(guó)家以及單位的秘密。其次，檔案專業(yè)人員還應(yīng)具有過硬的專業(yè)素質(zhì)，熟悉檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的操作流程，具有把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于工作實(shí)際的專業(yè)能力。

（三）強(qiáng)化檔案庫(kù)房管理

檔案庫(kù)房是保管檔案的重要基地，為檔案保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件。所以，檔案庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)，庫(kù)房保密管理的重點(diǎn)則是防止檔案盜竊。為做好檔案庫(kù)房的管理，必須建立健全庫(kù)房管理制度，指定專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員未經(jīng)允許不得入內(nèi)。檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

（四）涉密檔案的安全管理

涉密檔案是為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益的經(jīng)營(yíng)信息和技術(shù)信息，它關(guān)系到公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、生產(chǎn)安全和建設(shè)進(jìn)程。因此，為確保涉密檔案的安全，必須加強(qiáng)涉密技術(shù)的管理，對(duì)保密范圍、密級(jí)、涉密資料、涉密區(qū)域、涉密崗位、人員作出明確規(guī)定。

1、涉密檔案應(yīng)與非涉密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全。

2、提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)。涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，他們肩負(fù)著保守公司經(jīng)營(yíng)信息和技術(shù)秘密的重大責(zé)任。因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。涉密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的文件件件有頭有尾，手續(xù)完備。

二、做好檔案利用中的保密工作

檔案在利用過程中存在較大信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，所以做好檔案利用過程中的保密工作就顯得尤為重要。

（一）建立監(jiān)督管理制度。檔案利用制度，一般有查閱、借閱和復(fù)制等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密。

（二）提高檔案人員素質(zhì)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)，包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

（三）處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守公司涉密技術(shù)是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi);領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。涉密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給公司生產(chǎn)安全和經(jīng)濟(jì)利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

三、做好電子檔案的科學(xué)管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息化的發(fā)展，檔案形式已不再只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，取而代之的是各種電子表格，電子文檔，檔案材料的修改、定稿、整理、歸檔也不再是以手工抄寫為主，而是計(jì)算機(jī)工具的運(yùn)用。電子計(jì)算機(jī)的使用在給檔案管理工作帶來快捷、方便的同時(shí)也帶來了安全的隱患。目前對(duì)電子檔案的管理還存在許多不盡人意的地方，如存儲(chǔ)在磁盤、光盤上的電子檔案沒有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導(dǎo)致不能正常的使用;存有電子檔案的計(jì)算機(jī)沒有做到內(nèi)外網(wǎng)的分離，沒有對(duì)內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻，導(dǎo)致電子檔案信息在網(wǎng)上的泄露;沒有對(duì)電子檔案的使用權(quán)限做好控制，導(dǎo)致內(nèi)部人員可以隨意更改、編輯電子檔案等等。因此，要加強(qiáng)電子檔案的科學(xué)管理，根據(jù)電子檔案的秘密等級(jí)進(jìn)行有效管理，明確借閱制度，使用權(quán)限，規(guī)范借閱手續(xù)，同時(shí)對(duì)存有涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)載體與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，這樣才能保證對(duì)電子檔案的安全管理與正常使用。

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