諸葛旭

摘要：隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，企業(yè)想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得一席之地，就必須要重視對(duì)人才的管理，企業(yè)內(nèi)只有將人才留住，才能在市場(chǎng)上有自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，人才是一個(gè)企業(yè)當(dāng)中最重要的資源?，F(xiàn)階段我國(guó)市場(chǎng)的發(fā)展促進(jìn)各個(gè)行業(yè)不斷發(fā)展，企業(yè)的管理方式好已經(jīng)逐漸走向國(guó)際化現(xiàn)代化，這也給我國(guó)的人才檔案管理提出了更高的要求。文章基于我國(guó)當(dāng)前辦公室檔案收集與歸檔工作的發(fā)展現(xiàn)狀，針對(duì)性地提出了相關(guān)優(yōu)化措施，希望可以對(duì)我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：文書檔案;收集與歸檔;重要性;優(yōu)化措施

前言：

眾所周知，萬(wàn)事萬(wàn)物都屬于不斷向前發(fā)展更新的狀態(tài)。一個(gè)國(guó)家一個(gè)企業(yè)也是如此，在不斷向前發(fā)展進(jìn)步的過(guò)程中，相關(guān)的管理制度也會(huì)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。我國(guó)當(dāng)前的檔案管理制度隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展也進(jìn)行了不斷完善。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷進(jìn)檔案管理工作受到了越來(lái)越多企業(yè)的重視，并將其不斷完善到人才儲(chǔ)備庫(kù)。與此同時(shí)重視檔案管理人員的專業(yè)技能，對(duì)于推動(dòng)檔案管理科學(xué)化和現(xiàn)代化起到至關(guān)重要的作用。而檔案管理的科學(xué)化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是社會(huì)各企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。辦公室承載著各單位各機(jī)構(gòu)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，應(yīng)當(dāng)重視提升文書檔案收集與歸檔的整體工作質(zhì)量和效率。

一、辦公室文書檔案收集歸檔的重要性分析

文書檔案記載著一定發(fā)展階段的具體事件能直觀或客觀的反映出社會(huì)以及具體組織機(jī)構(gòu)在特定時(shí)間內(nèi)的發(fā)展歷程以及存在的問(wèn)題、改進(jìn)的措施等重要?dú)v史資料。辦公室文書檔案主要包括會(huì)議記錄、審批情況以及重大決議等資料，是一個(gè)單位發(fā)展歷程的重要記錄文件。作為辦公室文書檔案進(jìn)行收集和歸檔是文案工作的重要組成內(nèi)容，同時(shí)能夠?yàn)閱挝辉谥卮鬀Q策時(shí)提供依據(jù)和參考是推動(dòng)單位穩(wěn)定有序發(fā)展的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。發(fā)展規(guī)模越大的單位及辦公室文書檔案收集的資料越繁雜，隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展壯大，應(yīng)當(dāng)重視辦公室文書檔案收集與管理工作，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作發(fā)展現(xiàn)狀

（一）缺乏對(duì)檔案收集與歸檔工作的正確認(rèn)知

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，公司企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案收集與歸檔工作，但是根據(jù)現(xiàn)階段對(duì)企業(yè)的調(diào)研得知部分單位沒(méi)有重視到企業(yè)的檔案收集與歸檔管理工作，致使檔案管理工作沒(méi)有辦法有序開(kāi)展，延誤了企業(yè)的人才管理。由于企業(yè)內(nèi)的高層領(lǐng)導(dǎo)人員沒(méi)有充分的意識(shí)到對(duì)人事檔案管理工作的重要性，覺(jué)得企業(yè)內(nèi)人事檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，保障材料不丟失即可。檔案收集與歸檔工作人員從自身就沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，就更認(rèn)識(shí)不到人事檔案的有序管理對(duì)企業(yè)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的促進(jìn)作用。

（二）檔案收集與歸檔工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

近些年我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平提高，推動(dòng)了各行各業(yè)的不斷發(fā)展，促使相關(guān)行業(yè)的從業(yè)人員不斷增加，因此，這也在一定程度上增加了企業(yè)內(nèi)的人事檔案管理工作的難度，給企業(yè)檔案收集與歸檔工作人員提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，雖然現(xiàn)階段企業(yè)對(duì)人力資源從業(yè)人員的標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，但是還是由部分企業(yè)人事檔案管理工作是由其他部門兼任，沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，很難勝任辦公室紛雜的文書檔案收集與歸檔工作，有的公司雖然配備了專業(yè)的檔案管理人員但是由于專業(yè)技能有待提升，并沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)將新興的技術(shù)成果運(yùn)用到檔案收集與管理中，這就導(dǎo)致整個(gè)行業(yè)的工作雜亂無(wú)章，并且兼任人員不會(huì)抽出過(guò)多的時(shí)間和精力對(duì)企業(yè)內(nèi)的人事檔案進(jìn)行管理。另一方面，部分辦公室雖然聘請(qǐng)的是專業(yè)的檔案管理人員，但是由于其缺乏責(zé)任意識(shí)，在工作中敷衍了事影響檔案收集管理工作的及時(shí)性和完整性，質(zhì)量依然有很大的提升空間。

（三）缺乏專業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備支持

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作設(shè)施落后，沒(méi)有辦法滿足現(xiàn)階段社會(huì)人才發(fā)展以及企業(yè)的需求，并且市場(chǎng)上大部分企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到單位檔案管理工作的重要性，因此也就導(dǎo)致沒(méi)有及時(shí)為人事檔案管理工作配備先進(jìn)的設(shè)備?，F(xiàn)階段大部分單位在其檔案管理工作過(guò)程中還是使用紙質(zhì)文件+電子檔案文件存儲(chǔ)的傳統(tǒng)檔案管理方式，但是隨著我國(guó)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，所涉及的人事檔案數(shù)量激增，因此，這種檔案管理方式給工作人員增加了工作難度以及工作負(fù)擔(dān)和壓力并且還提高了工作的失誤率。

三、提升辦公室文書檔案收集歸檔工作水平的有效措施

（一）正確意識(shí)到文書檔案收集歸檔工作科學(xué)化的價(jià)值所在

想要提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，首先應(yīng)當(dāng)正確意識(shí)到檔案管理科學(xué)化的主要價(jià)值。建立健全檔案管理相關(guān)機(jī)制，全面推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化。尤其是在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)層帶頭重視檔案管理工作，全面實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)式管理，為檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）提升檔案收集與歸檔工作人員的能力

檔案收集與歸檔工作對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用，因此，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)人事檔案管理工作過(guò)程中的難點(diǎn)和重點(diǎn)針對(duì)性的對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在崗位上盡可能的選擇具備專業(yè)技能和專業(yè)知識(shí)以及有實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)的的人才進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的檔案收集與歸檔。領(lǐng)導(dǎo)層要重視起提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)的問(wèn)題，可以相應(yīng)的開(kāi)展一系列的培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)員工的基本道德素質(zhì)和專業(yè)管理知識(shí)進(jìn)行提升，從而在真正意義上提升管理人員的綜合能力。在提升檔案管理人員理論基礎(chǔ)的同時(shí)還要注重其系統(tǒng)的操作能力以及計(jì)算機(jī)操作能力等，這樣多元化的方式進(jìn)行培訓(xùn)可以充分的提高企業(yè)內(nèi)部管理人員的業(yè)務(wù)能力，提升人事檔案管理的效率。

（三）建立績(jī)效評(píng)估制度

由于傳統(tǒng)的人力資源管理模式落后導(dǎo)致員工的工作積極性不高，因此，在辦公室文書檔案管理過(guò)程中，建立一個(gè)有效的績(jī)效評(píng)估制度具有重要意義。要適當(dāng)采取相關(guān)的有效措施建立一個(gè)有效的績(jī)效考核制度，從而進(jìn)一步的提升員工在工作過(guò)程中的積極性，與此同時(shí)，還要對(duì)不同員工的審核評(píng)估工作進(jìn)行加強(qiáng)，然后再利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行績(jī)效考核，進(jìn)一步的激發(fā)員工工作的積極性。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公室文書檔案收集歸檔工作對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)，具有不可忽視的重要作用。當(dāng)前辦公室文書檔案收集歸檔發(fā)展中依然存在著諸多問(wèn)題亟待解決，需要提升對(duì)于檔案整理工作的正確認(rèn)知、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷提升辦公室文書檔案收集歸檔的整體工作水平，推動(dòng)單位的平穩(wěn)有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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