楊清英 黃薪宇

（懷化學院，湖南 懷化 418000）

所謂高校人事檔案即學校開展多項人事工作的一項重要參考依據(jù)，包括工作考核、人才選拔、干部升遷、人事調(diào)動等，直接影響到學校黨政管理、教學科研等一系列工作[1]。在傳統(tǒng)檔案中，主要為紙質(zhì)檔案，管理模式主要為手工，而這明顯難以滿足信息化社會的發(fā)展要求，所以，高校人事檔案需要積極運用信息化手段，開展信息化建設(shè)工作。人事檔案信息化，也就是采用現(xiàn)代信息技術(shù)開展人事檔案管理活動，對人事檔案信息資源進行收集和整理，確保檔案信息數(shù)字化存儲的順利實現(xiàn)，簡單來說就是把檔案管理模式由圍繞實體檔案而展開轉(zhuǎn)變?yōu)閲@數(shù)字化檔案而展開。促進高校人事檔案信息化建設(shè)速度加快，對人事檔案管理事業(yè)的持續(xù)、快速發(fā)展起到積極促進作用。

1 高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性

1）高校人事檔案信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟社會發(fā)展的必然要求。近年來，我國高等教育發(fā)展迅猛，高校人事制度也在不斷改革創(chuàng)新。當前，高校教職工數(shù)量越來越多，在此形勢下，高校人事信息日益復雜和多樣，這樣一來便急需創(chuàng)新高校人事檔案管理工作，加強變革，以做到與時俱進?，F(xiàn)階段，我國高等教育的發(fā)展質(zhì)量不得只局限于學校的硬件建設(shè)、教學科研以及辦學層次等，還需在評價體系中納入進學校的管理水平服務(wù)質(zhì)量等內(nèi)容。人事檔案信息化建設(shè)可以為學校做決策時提供重要依據(jù)，更好地服務(wù)廣大教職工，更加高效地開展學校管理和服務(wù)工作。信息化社會的發(fā)展，要求高校人事檔案加大信息化建設(shè)力度。

2）傳統(tǒng)的人事檔案管理模式制約了檔案的價值。檔案除了具有保存價值之外，同時還能被有效利用。以往，在開展人事檔案管理工作的過程中，主要運用的是人工處理方式，保存載體為紙質(zhì)。如此管理模式不僅需要耗費較多的人力、物力，且也不便于今后查閱、傳送人事檔案，讓數(shù)據(jù)統(tǒng)計等工作難以開展，進而導致人事檔案使用效率差強人意，無法充分體現(xiàn)檔案價值。開展人事檔案信息化建設(shè)，可以使傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷得到有效彌補，有助于檔案自身價值的顯著提升。

3）人事檔案信息化建設(shè)是“數(shù)字化校園”的重要組成部分?，F(xiàn)階段，諸多高校均開展了數(shù)字化校園建設(shè)工程，這除了符合國家相關(guān)政策之外，同時也是社會發(fā)展的大勢所趨。目前，諸多高校已將數(shù)字化管理滲透到在教務(wù)科研、學生管理以及后勤服務(wù)等方面。人事檔案信息化建設(shè)可以使工作效率大大提升，對信息資源進行共享，實現(xiàn)校園辦公自動化和無紙化的目標?？梢哉f，在“數(shù)字校園”中，人事檔案信息化建設(shè)占據(jù)著極為很重要的位置。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)

1）建立高校人事檔案信息化管理體制或細則。人事檔案信息化建設(shè)工作具有較強的復雜性，為保障其有效落實，就必須借助一個完善的制度[2]?，F(xiàn)階段，我國高校并未構(gòu)建完善的人事檔案信息管理機制和制度，如此，在具體實施時，必然不能實現(xiàn)規(guī)范化和科學化的管理。其實，完善的人事檔案信息管理機制和制度直接影響著高校自身的發(fā)展，如果要讓高校人事檔案信息化建設(shè)中成為學校黨政管理工作體系的一部分，以充制度上確保此項工作的順利開展。須知，落實是制度的關(guān)鍵，而明確責任是落實的重要前提，所以應(yīng)責任到人，積極健全相關(guān)配套措施，比如將一系列配套制度制定出來，包括獎懲細則、人事信息報送制度和修訂等，從而保障信息化建設(shè)的順利實施。

2）強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。進入大數(shù)據(jù)時代，若想加強高校人事檔案信息化建設(shè)，則必須在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上做進一步加強。大數(shù)據(jù)對人事檔案管理基礎(chǔ)軟硬件提出了更高的要求，也要求配備包括人事檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)、高性能電腦以及掃描儀等在內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施。而以上基礎(chǔ)配套設(shè)施的完善，以及維護檔案系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)都離不開資金的支持，所以，高校需要在檔案管理信息化建設(shè)中加大投資力度。具體而言，各高校應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)中安如自身的整體規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略，并將相關(guān)的監(jiān)管措施不斷完善。同時，高校其他部門也應(yīng)在理解的基礎(chǔ)上，給予其較大的支持。人事檔案管理機構(gòu)的各級領(lǐng)導應(yīng)就人事檔案信息化建設(shè)的重要性、迫切性積極向高校反映，努力爭取人力、財力和物力方面的資源。除了主動配置硬件設(shè)施，高校人事檔案管理機構(gòu)還需在建設(shè)軟件與數(shù)據(jù)庫方面引起重視，借助外包模式，設(shè)計與高校檔案管理需求相符的軟件。

3）加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。新時期，高校應(yīng)積極運用人事檔案管理系統(tǒng)，過去，高校在開展人力資源管理時，一般根據(jù)人力資源的特點展開主觀管理，而這種模式缺乏一定的正確性。而隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，則提供了很大可能給科學、客觀的管理。高校在開展人力資源管理工作的過程中，需要將各要素數(shù)字化，使其具備可比性，把人力管理和數(shù)據(jù)信息密切聯(lián)系起來，將數(shù)據(jù)價值充分發(fā)揮出來[3]。第一，將人事檔案信息資源合理整合在一起，在管理系統(tǒng)中對元數(shù)據(jù)管理、檔案號、流程定制、分類、統(tǒng)計、檢索與利用和、模板設(shè)置與應(yīng)用等功能模塊進行設(shè)置。針對未有機密性的人事檔案信息，根據(jù)檔案管理的規(guī)定，在數(shù)字化校園平臺中展開公開管理，但應(yīng)對每個功能模塊的權(quán)限予以加強控制，防止由于不合理的權(quán)限管理，而泄露信息，有效確保文件所有者的個人信息安全。第二，加大對高校現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫功能的開發(fā)和設(shè)計力度。除此之外，受高校人事管理體制改革的影響，應(yīng)及時更新人事檔案信息。所以，需要積極構(gòu)建人事檔案信息更新功能，以確保在職人員有所變動的時候，人事檔案管理人員能夠立即更新人事檔案數(shù)據(jù)信息庫，實現(xiàn)信息管理的動態(tài)性。

4）優(yōu)化人事檔案信息化人才隊伍結(jié)構(gòu)。同過去的紙質(zhì)檔案管理工作相比，高校人事檔案信息化工作具有顯著區(qū)別，因而對檔案管理人員來說，除了要將傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)知識掌握之外，還應(yīng)與時俱進，熟知最新知識[4]。進入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理人員還應(yīng)把其他綜合知識均較好的掌握，包括現(xiàn)代信息技術(shù)等。筆者結(jié)合自身工作實踐，建議不斷完善高校現(xiàn)有人事檔案信息化人才隊伍結(jié)構(gòu)，具體可從以下兩方面著手：第一，對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識展開培訓，邀請相關(guān)專家（計算機、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)維護及人事檔案管理）到校內(nèi)上課，也要給予專職或兼職檔案人員鼓勵，讓其在線學習，不斷充實自己；第二，將專業(yè)知識扎實，技術(shù)過硬的復合型人才引入。高校人事檔案信息化工作人才隊伍必須以多元化、綜合性人才結(jié)構(gòu)取代過去的單一的人才結(jié)構(gòu)，須知，只有確保人才隊伍結(jié)構(gòu)的科學合理性，方可進一步提高高校人事檔案信息化工作效率。

3 結(jié)語

總之，人事檔案信息化建設(shè)這一工作至關(guān)重要，各個學校均應(yīng)引起高度重視，并在校內(nèi)積極開展，同時代發(fā)展保持同步，積極創(chuàng)新，合理管理和利用相關(guān)人員的人事檔案，努力將信息管理水平提升，從而使社會、學校、政策和教育的需求均得到滿足。