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事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

2021-04-14 22:12:25
卷宗 2021年17期
關鍵詞:人事管理管理制度事業(yè)單位

付 林

(濱州市沾化區(qū)下河鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)綜合服務中心,山東 濱州 256600)

隨著我國經(jīng)濟水平的蓬勃發(fā)展,人事管理制度也持續(xù)深入改革,健全的人事檔案管理制度對事業(yè)單位工作質(zhì)量提升有著至關重要的作用。

1 人事檔案管理的價值

對于企業(yè)來說,他們所進行的每一項投入都是為了實現(xiàn)利益最大化;人事檔案管理是價值為上,只有準確了解該管理的價值,才能讓單位的管理高層重視人事檔案管理。

1.1 改善單位的人事結構

事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容組成,一般包含了員工的學歷、身體健康狀況、政治面貌、工作經(jīng)歷、家庭基本信息等等。目前大部分事業(yè)單位或者機構在招聘人才時,都會審核和檢查與之相關的檔案管理詳情。然而,為了保證單位在招聘時不失公正和準確度,還需將單位自身的人事管理結構進行完善和優(yōu)化。在管理過程中,管理系統(tǒng)能夠有效幫助其進行檔案資料的了解和匯總編寫,將復雜的管理模式轉(zhuǎn)化為簡便的。除此之外,單位應該結合自身工作人員位置的轉(zhuǎn)變,為其人事檔案管理進行相應的調(diào)動安排。在人事檔案管理中,若有素質(zhì)不高的工作人員,應該對其進行懲戒和清理,避免單位的運營混亂。

1.2 提高單位內(nèi)部管制

目前大部分單位將內(nèi)部的財務、人事和工作調(diào)動等方面內(nèi)容融合成一個大的體系,但是這樣的整合是否可以有效進行還需要商榷。比如,事業(yè)單位是否可以正確實現(xiàn)其社會職能,這與單位人事管理規(guī)劃和制度的全面性和整體性有很大的關系。除此之外,事業(yè)單位的內(nèi)部管理重點是人員,若事業(yè)單位可以實時優(yōu)化和提高人事管理制度,那么對于人事管理能力和工作的成果都有很大的強化作用。因此,提高單位的內(nèi)部管理,就能夠提高工作人員的熱情和積極性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的不足

2.1 對人事檔案管理有一定的忽視

人事檔案管理對于事業(yè)單位來講,不僅是工作組成部分還是維護其人才的關鍵方式。因此,要一直強化人事檔案的整個管理力度,才可以符合單位未來發(fā)展的方向和目標。然而,目前有個別單位忽視人事檔案管理,將發(fā)展的目光和重點放在了業(yè)務上,沒有重視人事檔案管理對其產(chǎn)生的積極影響,這就對其發(fā)展產(chǎn)生一定程度的阻礙作用。同時,一些單位的高層自身對人事檔案管理的整體了解甚少,只是知道其管理工作的大概情況,對于實質(zhì)性的具體內(nèi)容缺少全面認知,所以造成其管理工作效率低下,工作人員的態(tài)度不端正,管理質(zhì)量不佳。

2.2 人事檔案記錄不夠周詳

記錄太片面,不夠全面,這是個別單位人事檔案管理存在的問題,這不僅造成人事檔案的殘缺,也不利于檔案的提取和使用,對其管理和薪酬方面的工作開展有不良影響。除此之外,還有部分相關的管理人員在工作上比較敷衍,將一些不符合實際情況的資料錄入檔案,這就造成人事檔案失真的情況,不利于對單位員工的考核。

2.3 管理智能化落后

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中,一般都是使用紙質(zhì)對單位工作人員的資料和信息進行記錄管理,這在一定程度上阻礙了其管理的智能化和信息化。還有一部分單位雖然引進了信息化的管理系統(tǒng),但是由于很多檔案管理人員已經(jīng)習慣了原有的管理方式,所以并沒有將信息化的管理落到實處。在需要記錄單位員工信息時,核心的數(shù)據(jù)資料依舊使用紙質(zhì)化的記錄方式;在需要提取相關資料時,不僅要在管理系統(tǒng)中進行查找,還要在大量的紙質(zhì)文件中進行查找,這樣的方式不但浪費時間、精力,還降低了其工作的質(zhì)量和效率。

3 管理問題的解決辦法

3.1 提高對人事管理的重視

為了保證檔案管理工作的有效實施和開展,首先要轉(zhuǎn)換對管理工作的看法。單位的高層需要提高對人事管理的重視程度,這樣才可以加強其工作的效果和質(zhì)量,充分發(fā)揮出其管理的作用和價值。單位高層可以將其工作歸到日常工作內(nèi)容之中,再根據(jù)單位自身的實際情況來進行具有針對性的優(yōu)化和改進計劃,加強單位的全面管理力度,為單位的持續(xù)發(fā)展和進步奠定基礎。同時,還可以讓單位的每一位員工都意識到檔案管理的意義,創(chuàng)設良好的管理氛圍和環(huán)境。

3.2 強化檔案管理的有效性

人事檔案管理,工作重點在于將相關的人才資料信息進行匯集和保存,將其作為管理的憑據(jù),因此在檔案信息方面要具有實際實用性和全面性,這樣才可以實現(xiàn)其管理的意義和價值。檔案管理人員不僅要具備腳踏實地的管理思想,還要掌握單位員工的基本信息,及時整理員工的檔案信息,禁止檔案作假的情況出現(xiàn),以此來強化其管理工作的有效性。除此之外,還要注意加強管理人員對檔案了解的全面性,從各個方面對員工的信息和資料進行完善。如此一來,可以強化檔案的實際使用效果,為員工的考核提供比較可靠的參照。

3.3 促進管理現(xiàn)代信息化發(fā)展

由于我國的互聯(lián)網(wǎng)信息技術發(fā)展迅速,所以其在各行各業(yè)的實際使用性都很強,所以在單位的人事檔案管理過程之中,也應該加強對現(xiàn)代信息化的應用。如此一來,不僅可以方便單位員工的資料提取,也節(jié)約了提取的時間。另外,在此過程中需要注意的是,要將此種管理方式行之有效地實施在檔案管理中,堅決杜絕管理表面化的現(xiàn)象出現(xiàn),還要保障信息的時效性。將信息進行記錄后,要做好保密工作,設置相應的查詢權限。

3.4 建立和強化管理人才團隊

檔案管理人員的專業(yè)能力很大程度上決定著其管理的效果和質(zhì)量,因此單位需要建立和強化管理人才團隊,不斷強化團隊的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平,使他們可以在其職位上發(fā)光發(fā)熱,為單位的發(fā)展和進步提供堅實的力量。在錄用相關管理人員的過程中,也可以提高對人才專業(yè)能力的選擇,讓他們將自己合理的管理思想和相關經(jīng)驗,落實到單位的檔案管理之中。在檔案之中,會涉及單位員工的很多隱私資料和信息,所以其管理人員的素質(zhì)比較高。在進行信息收集的時候,要求管理人員注意和單位員工的溝通方式。

3.5 對管理制度予以進一步優(yōu)化

在事業(yè)單位進行相應的檔案管理過程中,需要進一步對人事檔案管理制度進行有效的優(yōu)化,傳統(tǒng)的檔案管理制度往往在具體的應用過程中已經(jīng)無法與創(chuàng)新時代的發(fā)展特征相符合。因此,相應的事業(yè)單位需要充分對當前單位自身的發(fā)展特性以及單位人力資源自身所擁有的特點進行詳細的探究,并以此對相應的管理制度進行有效的制定,使整體管理制度能夠深入人事檔案管理的諸多角度,使相應的檔案管理工作得以有效細化。由此,使檔案管理在發(fā)展過程中所擁有的管理制度得以進一步健全。此外,在建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理制度時,需要進一步對整體檔案管理的考核激勵機制予以有效確立,進而以考核與激勵的手段促進檔案管理人員端正工作態(tài)度,并且將相應的檔案管理責任落實到人,使事業(yè)單位檔案管理的綜合效率得以大幅度提升。

4 結束語

健全、完善的人事檔案管理制度,對事業(yè)單位工作的開展有著重要的作用。完善的人事檔案管理工作能提高事業(yè)單位工作的工作水準,發(fā)掘工作的潛在力量進而保證工作效率。

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