張晶晶

（北京四環(huán)制藥有限公司，北京 100000）

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷推進(jìn)，大數(shù)據(jù)云計(jì)算技術(shù)與各行各業(yè)融合得更為緊密，并為各行各業(yè)的發(fā)展提供了技術(shù)支撐。但當(dāng)前部分企業(yè)在檔案管理過(guò)程中沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，特別是在歸檔過(guò)程中仍然采用人工辦法，容易出現(xiàn)失誤和遺漏。因此企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，有必要對(duì)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)帶來(lái)的影響給予足夠的重視，不斷的調(diào)整企業(yè)檔案管理歸檔方式方法，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理歸檔效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)分類，為后續(xù)檔案的合理利用創(chuàng)造有利條件。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理歸檔方式的變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件，同時(shí)隨著大數(shù)據(jù)在檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的不斷應(yīng)用，為企業(yè)檔案管理歸檔方式創(chuàng)新提供了解決方案。當(dāng)前隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化和信息化的不斷推進(jìn)，企業(yè)檔案數(shù)字化趨勢(shì)越來(lái)越明顯，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案管理歸檔方式也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)看到大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)歸檔方式帶來(lái)的變化，進(jìn)而以此作為依據(jù)，對(duì)歸檔方式方法進(jìn)行創(chuàng)新。

檔案信息數(shù)據(jù)化。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)企業(yè)檔案管理的影響是全方位的。從企業(yè)檔案的來(lái)源看，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)流程都產(chǎn)生了深刻影響，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案形式越來(lái)越多元化，特別是數(shù)字檔案越來(lái)越多，對(duì)企業(yè)檔案管理歸檔方式提出了新要求。

檔案歸檔科學(xué)化。當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)也對(duì)檔案管理給予了足夠重視，特別是在檔案數(shù)據(jù)信息化背景下，很多企業(yè)檔案管理部門都將大數(shù)據(jù)云計(jì)算等技術(shù)運(yùn)用到企業(yè)歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)之中，進(jìn)一步提升了企業(yè)檔案歸檔的科學(xué)性，準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。通過(guò)數(shù)字化歸檔，不僅避免了紙質(zhì)歸檔的一些誤差和錯(cuò)誤，同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠簡(jiǎn)化企業(yè)檔案歸檔流程，進(jìn)一步降低企業(yè)檔案歸檔成本，提升企業(yè)檔案歸檔效率，只要通過(guò)企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)相關(guān)部門就可以按照相關(guān)規(guī)定要求實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)歸檔。而企業(yè)檔案管理部門也可以通過(guò)檔案信息系統(tǒng)，對(duì)各單位的檔案報(bào)送和歸檔情況進(jìn)行檢查監(jiān)督一旦出現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)地與檔案產(chǎn)生部門進(jìn)行對(duì)接，找到問(wèn)題根源，進(jìn)一步提升企業(yè)歸檔的準(zhǔn)確性。

檔案提取便利化。企業(yè)檔案歸檔是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，按企業(yè)檔案歸檔并不是最終目的，企業(yè)檔案歸檔是企業(yè)檔案合理開(kāi)發(fā)和利用的重要前提。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，讓企業(yè)檔案歸檔變得更為科學(xué)精準(zhǔn)，在后期利用過(guò)程中，可以利用企業(yè)檔案信息系統(tǒng)，隨時(shí)得調(diào)閱已經(jīng)歸檔完畢的檔案信息，減少了人工提取的時(shí)間，能夠快速地為企業(yè)決策提供檔案信息。因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該看到在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，歸檔方式出現(xiàn)的新變化和新情況，不斷的調(diào)整企業(yè)檔案管理方式方法，并將大數(shù)據(jù)云計(jì)算等技術(shù)與企業(yè)檔案歸檔，有機(jī)結(jié)合，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案歸檔效率為后續(xù)企業(yè)檔案信息的合理開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。

2 企業(yè)檔案管理中影響歸檔效率的因素分析

當(dāng)前很多企業(yè)對(duì)于檔案管理重視程度不足，檔案管理人員一般年齡較大，對(duì)檔案信息技術(shù)了解得不深不透，特別是在檔案管理過(guò)程中，更習(xí)慣于用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理理念開(kāi)展歸檔工作，而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案歸檔方式的弊端越來(lái)越凸顯，不僅影響了企業(yè)歸檔效率，而且在歸檔過(guò)程中，一旦工作人員責(zé)任心不夠，還可能出現(xiàn)歸檔失誤，進(jìn)而影響后續(xù)檔案的整體開(kāi)發(fā)和利用。

首先，企業(yè)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一影響了企業(yè)歸納效率。當(dāng)前部分企業(yè)在檔案管理過(guò)程中仍處于人工管理階段，很多檔案歸檔并沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在檔案歸檔過(guò)程中，更多是依靠檔案人員的主觀意識(shí)判斷，進(jìn)而對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，然后對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行錄入，最后形成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在歸檔過(guò)程中，如果檔案工作人員沒(méi)有對(duì)歸檔后的檔案信息作出明確標(biāo)注，隨著崗位的調(diào)整，新進(jìn)的檔案管理人員由于不熟悉原有的歸檔流程和歸檔習(xí)慣，很容易在歸檔過(guò)程中出現(xiàn)失誤和偏差，甚至可能因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)中的一個(gè)小數(shù)點(diǎn)，進(jìn)而影響整個(gè)數(shù)據(jù)鏈條的精準(zhǔn)度，難以為企業(yè)決策和企業(yè)發(fā)展提供準(zhǔn)確的檔案信息支持。此外，在檔案歸檔過(guò)程中，由于沒(méi)有形成統(tǒng)一的制度規(guī)范，加之檔案管理人員的能力和素質(zhì)有限，在歸檔過(guò)程中，由于相近領(lǐng)域數(shù)據(jù)存在一定的相似性，可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)被覆蓋問(wèn)題，一旦前面的數(shù)據(jù)被覆蓋，勢(shì)必會(huì)影響整體數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度，由于保存數(shù)據(jù)出現(xiàn)了偏差，很多檔案數(shù)據(jù)提供的結(jié)果并不能真實(shí)地反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理狀況。

其次，企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接不暢影響了企業(yè)歸檔效率。雖然部分企業(yè)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)給予了足夠重視，并為其配備了足夠的人員和軟硬件設(shè)備，但在檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔過(guò)程中還存在與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接不暢問(wèn)題，由于檔案信息管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)在端口文件格式，數(shù)據(jù)生成順序方面存在著很多出入。因此業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的很多有價(jià)值的電子文件，無(wú)法直接通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)端口上傳到企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)之上，即使上傳之后也容易出現(xiàn)亂碼問(wèn)題，難以快速地對(duì)這些有價(jià)值的電子文件進(jìn)行歸檔。而檔案管理人員對(duì)于企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)比較熟悉，對(duì)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)屬性和格式了解得不多，因此在問(wèn)題解決上還需要外部的技術(shù)支持，但在檔案歸檔過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)類似問(wèn)題，由于兩個(gè)系統(tǒng)之間的對(duì)接不暢，也在一定程度上影響了企業(yè)歸檔效率。

最后，企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的檔案類型多元化影響了企業(yè)歸檔范圍的劃分。當(dāng)前企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大，業(yè)務(wù)覆蓋的范圍也越來(lái)越多，在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境也越來(lái)越復(fù)雜，所生成的有價(jià)值的文件檔案類型也越來(lái)越多樣。很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)都屬于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)很多都不在原來(lái)企業(yè)檔案歸檔的范圍之內(nèi)，但這些檔案信息資源又具有一定的價(jià)值，因此難以對(duì)這些檔案進(jìn)行明確的規(guī)章劃分。此外不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間生成的數(shù)據(jù)還存在不一致的問(wèn)題，企業(yè)行政系統(tǒng)生成的電子文件，電子郵件和電子公文與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的訂單文件，銷售文件，財(cái)務(wù)文件數(shù)據(jù)存在著很大出入，因此如何解決不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔范圍問(wèn)題，也成了企業(yè)提升檔案歸檔效率的現(xiàn)實(shí)困境。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代提升企業(yè)檔案歸檔效率的思路與路徑

大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)為企業(yè)檔案歸檔效率提升提供了技術(shù)支撐，因此在新的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該給予檔案歸檔足夠的重視，明確企業(yè)檔案歸檔效率提升的具體思路，加數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理理念與檔案管理相結(jié)合，同時(shí)要對(duì)企業(yè)歸檔與分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確劃分，推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔與數(shù)據(jù)質(zhì)量融合發(fā)展，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案歸檔效率。

3.1 將數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理理念與檔案管理相結(jié)合

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為檔案數(shù)據(jù)資源發(fā)揮提供了有效手段。當(dāng)前數(shù)字化檔案已經(jīng)成為重要的數(shù)據(jù)資源，對(duì)于企業(yè)發(fā)展起著重要的作用。因此有必要在檔案歸檔過(guò)程中樹(shù)立數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理理念，將數(shù)據(jù)檔案作為歸檔的重要方面，進(jìn)而對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行全面采集和科學(xué)歸檔，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理的整體能力。首先，企業(yè)管理者應(yīng)給予企業(yè)檔案管理足夠的重視，支持企業(yè)檔案信息化建設(shè)，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中主動(dòng)地樹(shù)立數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理理念，明確企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理的重要性，進(jìn)而給予企業(yè)檔案歸檔工作更多的支持。對(duì)于企業(yè)歸檔工作存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)研究并提出合理辦法。同時(shí)要加大對(duì)企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，除了要讓檔案管理人員掌握必要的檔案歸檔專業(yè)技能之外，還要通過(guò)輪崗學(xué)習(xí)的形式，讓企業(yè)檔案管理人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)崗位相關(guān)工作都有所熟知，在歸檔過(guò)程中，既能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升歸檔的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，也能夠通過(guò)主觀判斷提升歸檔的合理性，確保有價(jià)值的數(shù)據(jù)資產(chǎn)都能夠轉(zhuǎn)化成為檔案信息。

3.2 進(jìn)一步完善企業(yè)檔案歸檔與分類標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前企業(yè)在歸檔過(guò)程中還面臨著格式不規(guī)范不統(tǒng)一的問(wèn)題，在一定程度上影響了企業(yè)歸檔效率，因此企業(yè)在歸檔管理過(guò)程中，有必要結(jié)合國(guó)家的相關(guān)法律規(guī)定完善企業(yè)歸檔與分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提升企業(yè)歸檔效率。一方面企業(yè)要結(jié)合國(guó)家出臺(tái)的《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》，對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案存儲(chǔ)格式和生成格式進(jìn)行明確，統(tǒng)一，各業(yè)務(wù)部門在產(chǎn)生電子文件歸檔之前，要進(jìn)行統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換，對(duì)于轉(zhuǎn)換失敗的文件要與檔案部門進(jìn)行溝通，確保所上傳的電子文件都符合企業(yè)歸檔要求。另一方面，企業(yè)也要結(jié)合自身業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際，對(duì)企業(yè)檔案歸檔與分類標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理。特別是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，可能業(yè)務(wù)部門生成的檔案信息在內(nèi)容和形式上會(huì)出現(xiàn)新的變化，并不屬于企業(yè)歸檔與分類的范疇之內(nèi)，但這些檔案信息對(duì)于企業(yè)又十分必要和重要，因此企業(yè)檔案管理部門應(yīng)視具體情況將這些重要的檔案信息進(jìn)行臨時(shí)性的歸檔和分類，如果這些檔案信息長(zhǎng)期出現(xiàn)，則需要形成相應(yīng)的制度規(guī)范，確保這些檔案信息能夠真正的歸檔和合理利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

3.3 推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔與數(shù)據(jù)質(zhì)量融合發(fā)展

當(dāng)前在推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，很多企業(yè)都建立了檔案信息管理系統(tǒng)，并將其作為檔案收集歸檔，開(kāi)發(fā)利用管理的重要載體。從企業(yè)檔案的載體看，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體之外，數(shù)據(jù)化的檔案信息越來(lái)越多，隨著檔案信息數(shù)據(jù)化的不斷推進(jìn)，要求企業(yè)檔案管理部門在檔案歸檔過(guò)程中，要對(duì)傳統(tǒng)的歸檔方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升數(shù)字檔案信息的歸檔效率。從企業(yè)檔案歸檔的途徑看，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案歸檔需要檔案管理部門與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)部門進(jìn)行對(duì)接，然后定時(shí)得到各個(gè)部門對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行收集，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理部門可以通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)與各個(gè)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，所形成的數(shù)據(jù)檔案可以進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔。同時(shí)要加大檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理人員的檔案歸檔能力和水平，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案歸檔效率。

總之，新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用越來(lái)越凸顯，企業(yè)管理者應(yīng)該給予企業(yè)檔案管理歸檔率提升足夠的重視城市方面進(jìn)行創(chuàng)新以外，還應(yīng)該加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的教育培訓(xùn)，引入大數(shù)據(jù)云計(jì)算等技術(shù)，進(jìn)一步提升企業(yè)歸檔效率，更好地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)，支持企業(yè)發(fā)展。