張春艷

（海林市政府信息化中心，黑龍江 海林 157100）

突破原始檔案管理模式的弊端，積極在新媒體環(huán)境下滿足全社會(huì)對(duì)公共服務(wù)數(shù)據(jù)檔案信息的需要，優(yōu)化檔案管理工作的思路，創(chuàng)新檔案管理工作體系，這對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展意義重大。當(dāng)前情況下應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理方式，加強(qiáng)檔案管理技術(shù)應(yīng)用，全面提高檔案管理質(zhì)量。

1 新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

1）提高公共服務(wù)的有效笥。新媒體環(huán)境下應(yīng)當(dāng)進(jìn)步發(fā)揮信息化檔案管理技術(shù)的價(jià)值，構(gòu)建科學(xué)、智能、高效的檔案管理工作體系，這樣才能發(fā)揮檔案的社會(huì)服務(wù)價(jià)值。機(jī)關(guān)事業(yè)單位充分的發(fā)揮新媒體的檔案供給、傳輸、管理價(jià)值，形成科學(xué)化的檔案交換系統(tǒng)，有助于提高檔案服務(wù)的快捷性，進(jìn)步挖掘使用檔案信息的價(jià)值，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。運(yùn)用新媒體進(jìn)行檔案管理可以提高事業(yè)單位檔案傳遞的質(zhì)量，突破機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案服務(wù)的局限性，以更便捷的方式提供檔案服務(wù)。檔案的流轉(zhuǎn)速度因新媒體更快捷，用戶可以第一時(shí)間在自媒體平臺(tái)獲得更多的數(shù)據(jù)信息，這對(duì)于公眾的便捷查詢信息，了解公共信息，提高社會(huì)事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)效率有重要的意義。例如，交警1213平臺(tái)、個(gè)人所得稅申報(bào)平臺(tái)、微信公積金小程序等等都有助于公眾查詢相關(guān)數(shù)據(jù)信息，極大的提高了相關(guān)事務(wù)辦理便捷性，從而滿足了公眾個(gè)性化檔案數(shù)據(jù)查詢使用需要。

2）挖掘檔案信息潛在價(jià)值。事業(yè)單位完善新媒體環(huán)境下的檔案服務(wù)機(jī)制，還有助于全面了解用戶的檔案服務(wù)需要，掌握用戶訪問檔案數(shù)據(jù)信息的特征，在此基礎(chǔ)上提供針對(duì)性的預(yù)制檔案服務(wù)，這樣不僅可以起到引導(dǎo)社會(huì)事務(wù)作用，而且可以提高公共服務(wù)的針對(duì)性，進(jìn)一步滿足不同社會(huì)群體獲得檔案數(shù)據(jù)信息的需要。例如，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以通過新媒體平臺(tái)掌握用戶訪問量，了解用戶的檔案使用需要，總結(jié)以往檔案服務(wù)供給的弊端，從而提出針對(duì)性的改革意義。機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以在新媒體平臺(tái)與用戶進(jìn)行廣泛溝通，這樣有助于了解用戶的需要，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的個(gè)性化傳輸，從而提高檔案的使用效率。新媒體還可以推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式的進(jìn)一步改革，強(qiáng)化配置檔案資源，增強(qiáng)檔案應(yīng)用整體效率。檔案管理在信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)型，從而提高了檔案的便捷化程序，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案管理與應(yīng)用的高效率拓展。

2 新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理信息化的問題

1）信息化重視不足。信息化檔案管理需要引起高度的重重視，強(qiáng)調(diào)形成良好的信息化檔案管理氛圍，著力構(gòu)建科學(xué)的檔案管理機(jī)制，這樣才能滿足信息化時(shí)代檔案個(gè)性化服務(wù)的需要。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往缺乏信息化的檔案管理機(jī)制，檔案管理人員配置專兼職隊(duì)伍不協(xié)調(diào)，檔案管理制度仍然從紙質(zhì)檔案管理出發(fā)，各部門的檔案信息化建設(shè)意識(shí)較低，檔案管理沒能充分的發(fā)揮信息技術(shù)的創(chuàng)新實(shí)用價(jià)值。傳統(tǒng)的重管輕用思維降低了檔案的實(shí)用價(jià)值，沒能更好的發(fā)揮檔案實(shí)用價(jià)值。

2）條件限制較大。目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍的缺乏信息化檔案管理設(shè)施設(shè)備，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備不足以應(yīng)用新形勢(shì)下的檔案管理需要，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)存在著較為嚴(yán)重的形式主義問題。因技術(shù)設(shè)備因素限制了檔案服務(wù)的質(zhì)量，檔案管理工作的個(gè)性化、實(shí)時(shí)化、動(dòng)態(tài)化能力還有待于全面提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒以充分的經(jīng)費(fèi)、人才、設(shè)備保障檔案管理信息化的持續(xù)升級(jí)，降低了檔案服務(wù)效率。

3）人員素質(zhì)不高。當(dāng)前事業(yè)單位從事檔案管理人員的信息化作業(yè)能力有限，不少從事檔案信息化管理人員不熟悉新媒體環(huán)境下檔案管理工作方式，傳統(tǒng)的檔案管理作業(yè)方式導(dǎo)致新媒體環(huán)境下的檔案作業(yè)效率低，檔案管理質(zhì)量精準(zhǔn)性不高，不能在新媒體環(huán)境下創(chuàng)新性的滿足檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。缺乏專業(yè)的人才培養(yǎng)機(jī)制，檔案員積極性較低等問題嚴(yán)重的制約了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展。

3 新媒體環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理信息化的措施

1）促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。規(guī)范化是發(fā)揮新媒體檔案信息傳輸作用的前提，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步根據(jù)事業(yè)單位的需要提高檔案建設(shè)的規(guī)范化水平，強(qiáng)調(diào)基于統(tǒng)一的格式進(jìn)行檔案管理，保證各部門配合檔案部門全面提高檔案的規(guī)范管理質(zhì)量。首先，應(yīng)當(dāng)基于電子檔案流轉(zhuǎn)的需要優(yōu)化檔案管理流程，出臺(tái)檔案制作與建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步細(xì)化檔案監(jiān)督工作，保證檔案可以統(tǒng)一有效傳遞。其次，降低檔案管理的成本，提高檔案的流轉(zhuǎn)流暢性，盡可能的根據(jù)現(xiàn)代自媒體平臺(tái)的檔案流轉(zhuǎn)的特征實(shí)現(xiàn)檔案的有效壓縮，這樣才能降低檔案管理的阻礙，不斷發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值，達(dá)到科學(xué)化的檔案管理目標(biāo)。第三，實(shí)現(xiàn)檔案管理的深層次優(yōu)化，在收集、整理、加工、共享方面按照國家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行，開發(fā)專業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域檔案的統(tǒng)一管理，做到數(shù)據(jù)庫的組網(wǎng)連接，這樣才能更加流暢便利的進(jìn)行檔案管理，提高檔案傳遞的便捷性，達(dá)到高質(zhì)量管理檔案的目標(biāo)。

2）提高檔案數(shù)字化水平。新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要加大力度提高檔案的信息化水平，強(qiáng)調(diào)把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案盡快的實(shí)現(xiàn)電子化，基于統(tǒng)一的格式進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)。首先，開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和檔案電子化錄入機(jī)制，基于當(dāng)前辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化存儲(chǔ)。其次，組織專業(yè)機(jī)構(gòu)輔助完成紙質(zhì)檔案的電子化工作，加大力提高提取挖掘檔案數(shù)據(jù)信息，保證紙質(zhì)檔案以穩(wěn)定可靠的方式電子化。發(fā)揮第三方機(jī)關(guān)在事業(yè)單位檔案信息化平臺(tái)建設(shè)中的輔助作用，給予必要的信息技術(shù)支持。第三，充分的運(yùn)用新媒體共享紙質(zhì)檔案，做到及時(shí)的根據(jù)用戶的需要進(jìn)行電子文檔的供給工作。尤其重視在傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的基礎(chǔ)上更好的提供圖片、視頻、音頻等多種形式的檔案，在逐步推動(dòng)檔案類型豐富化的基礎(chǔ)上提高檔案管理的水平，達(dá)到高度進(jìn)行檔案共享目標(biāo)。第四，開發(fā)基于App、微信、網(wǎng)站為載體的多元客戶端，從而促進(jìn)檔案應(yīng)用方式的不斷更新。

3）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。新時(shí)代還要加強(qiáng)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)工作，強(qiáng)調(diào)基于信息技術(shù)手段解決日常檔案管理工作中存在的具體問題。應(yīng)當(dāng)大力了解新媒體環(huán)境下用戶的個(gè)性化檔案使用的新訴求，結(jié)合新媒體技術(shù)手段拓寬檔案服務(wù)方式，運(yùn)用信息技術(shù)手段提升新媒體平臺(tái)中檔案服務(wù)的有效性，構(gòu)建精準(zhǔn)化、智能化、高效率的檔案服務(wù)機(jī)制。大力開發(fā)檔案數(shù)據(jù)信息的收集與傳遞共享平臺(tái)，基于專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)、開發(fā)、存儲(chǔ)、管理與共享應(yīng)用。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案信息的挖掘管理，強(qiáng)調(diào)開發(fā)一站式的智能檢索平臺(tái)，提高檢索的智能化水平，實(shí)現(xiàn)快速檔案信息檢索查詢，解決模糊查詢中存在的問題，提高檔案管理利用的整體效率。保證信息資源獲取與傳遞的快捷化，最大程度的進(jìn)行檔案共享，全面提高檔案的應(yīng)用水平。

4 結(jié)論

信息化是檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度的重視和促進(jìn)檔案管理向著信息化的方向發(fā)展，強(qiáng)調(diào)不斷配置專業(yè)的檔案管理信息化技術(shù)設(shè)備，強(qiáng)化檔案管理人員的信息技術(shù)能力培養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理人員熟悉和廣泛應(yīng)用信息化的方式解決檔案管理的問題，從而提高檔案管理工作的效率，優(yōu)化檔案管理工作的方式方法，從而更好的滿足復(fù)雜環(huán)境下的事業(yè)單位檔案管理需要。