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“互聯(lián)網(wǎng)+”時代特征下的檔案管理工作重塑淺析

2021-04-14 23:45:08李美晨
卷宗 2021年15期

李美晨

(大慶市讓胡路區(qū)喇嘛甸鎮(zhèn)鄉(xiāng)村振興發(fā)展服務(wù)中心,黑龍江 大慶 163712)

事業(yè)單位檔案管理還要從互聯(lián)網(wǎng)+時代特征出發(fā),結(jié)合單位實際情況不斷實現(xiàn)檔案管理方式方法的創(chuàng)新,充分發(fā)揮信息化檔案資料的重要作用,著力推動檔案管理深化變革,從而給予檔案管理提供有效支撐。在信息化、便捷化和高效化的背景下,還要突破傳統(tǒng)檔案管理方式方法限制。

1 互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作簡述

互聯(lián)網(wǎng)時代需要充分借助多元化載體開展檔案管理,依托信息技術(shù)對各種類型的檔案資料進行全面記錄,重視研究檔案的史料價值,促進檔案管理工作深化改革,發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用價值。與傳統(tǒng)檔案管理形式相比,我國檔案管理應(yīng)當打破形式限制,將現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息技術(shù)引入其中,逐步的完善檔案管理工作機制,充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息技術(shù)的作用,提高檔案管理整體水平。

2 互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作要求

1)完整性要求。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理的核心在于依托互聯(lián)網(wǎng)提高檔案管理的效率,構(gòu)建完善的檔案管理工作體系,發(fā)揮智能化技術(shù)的輔助作用,從而保證檔案數(shù)據(jù)信息完整,進一步滿足檔案收集、存儲、整理、檢索與共享服務(wù)的需要。隨著互聯(lián)網(wǎng)解決了檔案傳輸途徑的問題,還要加快檔案服務(wù)的轉(zhuǎn)型升級,實現(xiàn)專業(yè)檔案、行政檔案、財務(wù)檔案的全面收集,基于計算機技術(shù)提高檔案服務(wù)水平,降低檔案管理的服務(wù)成本,保證檔案的完整性,實現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化處理。

2)多元化要求。檔案管理涉及的內(nèi)容逐漸趨于多元化,隨著檔案來源廣泛,檔案信息日漸豐富,檔案的類型越來越多,各種圖片、數(shù)據(jù)、視頻成為事業(yè)單位檔案的新形式,檔案日漸實現(xiàn)了信息化與數(shù)字化。檔案存儲介質(zhì)更加豐富,不僅傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案仍然沿用,而且越來越多的檔案采用云存儲的方式,檔案的錄入、存儲與查找實現(xiàn)了全面升級,多元化檔案管理方式實現(xiàn)了全面升級。

3 檔案管理工作的主要問題分析

1)相關(guān)配套建設(shè)滯后。從事業(yè)單位的實際情況來看,檔案管理應(yīng)當逐步實現(xiàn)最優(yōu)化,強調(diào)基于互聯(lián)網(wǎng)+的時代背景完善檔案管理法規(guī)體系。檔案管理實踐還受到各種因素的影響,相關(guān)信息技術(shù)設(shè)備相對落后,資金供給不到位,檔案管理專項資金缺失,因此影響了檔案管理的總體水平。還有的事業(yè)單位缺乏成熟的檔案管理體系,檔案管理的科學(xué)化水平不足,規(guī)范化建設(shè)不到位,因法規(guī)建設(shè)不足,相關(guān)工作標準缺失,嚴重制約了檔案管理的效能。目前,事業(yè)單位有關(guān)檔案管理的配套力量不足,檔案管理的總體水平有限,因此影響了檔案建設(shè)的水平,降低了檔案管理的質(zhì)量。

2)專業(yè)技術(shù)人才缺失?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代實現(xiàn)了檔案管理方式更新,強調(diào)提高檔案管理的專業(yè)化水平,需要在工作實踐中運用新模式、新方法和新技術(shù)。目前,檔案管理人員數(shù)量不足,對檔案管理工作理解不充分,缺乏對檔案管理的正確認知?,F(xiàn)有檔案管理人才的信息化能力待提高,還要基于智能化、云管理與大數(shù)據(jù)應(yīng)用進行技術(shù)革新,基于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實命題謀劃檔案管理革新策略,這樣才能加快檔案管理事業(yè)的速度,提高檔案管理整體水平,滿足專業(yè)化檔案管理需要。加強技術(shù)人才引進、開展有效技術(shù)人才培訓(xùn),才能不斷提高檔案管理工作的整體質(zhì)量水平。

3)檔案管理理念陳舊。檔案管理的思想觀念不能與時俱進,檔案服務(wù)服務(wù)方式相對落后,因此影響了檔案管理的工作質(zhì)量。受多種因素制約和影響,我國事業(yè)單位檔案管理建設(shè)速度相對落后,檔案管理未能充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)優(yōu)勢,檔案管理模式更新不足,紙質(zhì)檔案管理方式方法仍然普遍存在且需要長期存在。一些事業(yè)單位對檔案信息化重視不足,檔案設(shè)備更新不及時,不能主動更新檔案管理工作方式,檔案信息化建設(shè)速度慢,未能形成良好的互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理工作氛圍。由于缺乏足夠的服務(wù)意識,檔案建設(shè)主動意識缺失,沒能基于實用需要推動檔案技術(shù)深化改革。

3 檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的工作路徑

1)優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。新時代還要完善檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),大力提升歸檔基礎(chǔ)工作質(zhì)量。隨著大數(shù)據(jù)、智能化平臺的廣泛應(yīng)用,檔案管理工作面臨的環(huán)境越來越復(fù)雜,檔案管理需要充分的保障網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息的整體質(zhì)量,首先,以新用戶、新媒體、新技術(shù)為出發(fā)點,全面審視當前檔案管理工作的得失,進一步創(chuàng)新檔案歸檔方式,切實發(fā)揮融媒體的重要作用,依托多元化的路徑對各種渠道來源的檔案數(shù)據(jù)進行分析,精準把握檔案資源的情況,實現(xiàn)對檔案的批量整理,提高檔案應(yīng)用質(zhì)量。

2)提高信息共享水平。完善檔案信息體系,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息廣泛共享,發(fā)揮檔案在事業(yè)單位決策、重大項目與社會服務(wù)中的作用,還要實現(xiàn)檔案信息的高效利用。建立檔案信息無縫化傳播與銜接運轉(zhuǎn)機制,加強事業(yè)單位內(nèi)外部信息溝通,建立高效信息傳播體系,重點加強信息源的核查整理工作,及時進行信息分類,解決檔案信息資源不全面問題,以此奠定事業(yè)單位檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)。實現(xiàn)檔案管理的無紙化,充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案管理,實現(xiàn)檔案資源的高效處理。構(gòu)建檔案資源庫的銜接機制,推動檔案信息資源高度共享,降低檔案數(shù)據(jù)庫的負荷,既注重節(jié)約檔案共享的成本,又能提高檔案信息共享實效性,達到全面提升檔案管理質(zhì)量目標。

3)構(gòu)建信息化的環(huán)境。檔案管理信息化以專業(yè)技術(shù)設(shè)備為前提。為了提升檔案管理信息化的整體水平,保證檔案管理安全性,還要根據(jù)事業(yè)單位的需要引進專業(yè)軟硬件設(shè)備。首先,優(yōu)化檔案管理的系統(tǒng)環(huán)境,細化檔案管理規(guī)章制度,提高檔案管理標準,實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理的快速轉(zhuǎn)型,出臺精細化管理標準,細化檔案工作流程。其次,建立專業(yè)的檔案共享、傳播與管理平臺,開發(fā)檔案收集、整理、鑒定、分享模塊,不斷強化檔案管理信息系統(tǒng),針對性進行檔案管理漏洞修復(fù),發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用價值,及時考量檔案管理系統(tǒng)是否存在病毒等情況。第三,提高檔案服務(wù)智能化水平,重點提高微平臺服務(wù)能力,基于移動平臺檔案服務(wù)需求全面加強檔案管理服務(wù)改革,不斷發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要作用,從而有效提升檔案管理服務(wù)的工作水平。

4)加快技術(shù)人才培養(yǎng)。引進高素質(zhì)檔案管理人才具有重要意義,為了提升檔案管理的科技含量,發(fā)揮專業(yè)檔案人才的檔案管理價值,還要加強專業(yè)檔案人才培養(yǎng)。首先,從互聯(lián)網(wǎng)時代特征出發(fā),突破傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)手段的限制,積極引進專業(yè)檔案技術(shù)人才,為檔案管理改革增添活力,加快進行檔案管理方式創(chuàng)新。其次,加強技術(shù)人才培訓(xùn)工作,積極圍繞檔案服務(wù)需要進行管理方法更新,要求檔案員掌握創(chuàng)檔案服務(wù)新方法,須能熟練夠運用計算機、新媒體等開展檔案服務(wù),掌握專業(yè)的檔案管理操作知識。第三,針對性開展主題培訓(xùn)活動,豐富培訓(xùn)課題,從而打造高素質(zhì)檔案管理隊伍,提高檔案管理的整體水平,滿足新時代開展檔案管理要求,提高檔案管理有效性。

4 結(jié)論

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的事業(yè)單位檔案管理工作還要加快技術(shù)革新,創(chuàng)新檔案管理工作模式,積極進行檔案人才培養(yǎng),依托先進的檔案管理標準解決傳統(tǒng)檔案管理工作存在的各種問題,不斷提高檔案管理的效率,節(jié)約檔案管理的成本,發(fā)揮各部門在檔案管理中的積極作用。

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