吳淑君

（廣東省珠海市金灣區(qū)綠色建筑發(fā)展中心，廣東 珠海 519100）

檔案信息化建設(shè)，是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的有效舉措，是改變傳統(tǒng)檔案模式，提升檔案管理工作效率的方法之一。通過(guò)對(duì)城建檔案信息化建設(shè)工作，可以提升檔案管理工作的有效性，為后續(xù)的運(yùn)用、查詢(xún)提供便利，提升檔案信息保存與利用質(zhì)量。那么如何實(shí)現(xiàn)信息化檔案建設(shè)呢？本文就此進(jìn)行分析。

1 城建檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1）檔案信息化建設(shè)思想認(rèn)知問(wèn)題。城建檔案信息化建設(shè)中，需要管理人員具備比較先進(jìn)的思想觀念，充分的利用信息技術(shù)，將此與檔案管理充分結(jié)合，使城建檔案管理工作更加高效的進(jìn)行，以此提升檔案管理工作效率，保證城建信息收集、保存。但是通過(guò)對(duì)實(shí)際情況的分析，發(fā)現(xiàn)部分城建檔案管理人員缺乏信息技術(shù)操作意識(shí)，并沒(méi)有意識(shí)到信息技術(shù)建設(shè)的重要性，仍采用傳統(tǒng)人工的方式進(jìn)行資料的收集與保存。此外，有部分單位雖然使用信息技術(shù)進(jìn)行城建檔案管理工作，但是并沒(méi)有體現(xiàn)出這一管理方式的優(yōu)勢(shì)，在資料實(shí)際保存與利用的過(guò)程中仍存在盲目性，僅僅是將紙質(zhì)的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字的方式進(jìn)行保存，缺乏科學(xué)性與合理性，無(wú)法為城建檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。

2）缺乏檔案信息化建設(shè)人才。在城建檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)計(jì)算機(jī)、軟件設(shè)備等進(jìn)行定期的維護(hù)與管理，以保證檔案信息化建設(shè)的效果。通過(guò)對(duì)當(dāng)前工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)人員的匱乏是普遍性的問(wèn)題[1]。雖然城建檔案信息管理中有較多的專(zhuān)業(yè)的管理人員，但是這部分人員并不擅長(zhǎng)信息技術(shù)的運(yùn)用與操作，在城建檔案信息管理工作中會(huì)因?yàn)橛?jì)算機(jī)操作不到位的情況，影響整體的建設(shè)工作，造成信息化管理工作效果不理想的情況出現(xiàn)。

3）軟硬件設(shè)備投入問(wèn)題。軟硬件設(shè)備，是城建檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是保證各項(xiàng)工作有序進(jìn)行的前提。經(jīng)過(guò)對(duì)我國(guó)城建檔案管理工作的分析，發(fā)現(xiàn)存在資金投入不足的情況，無(wú)論是硬件設(shè)備，還是軟件技術(shù)都存在落后，無(wú)法推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題。這一問(wèn)題需要得到相關(guān)人員的重視，做好檔案信息化建設(shè)的投入，保證各種資料管理工作順利開(kāi)展，以此提升內(nèi)部管理工作質(zhì)量，促使檔案管理工作高質(zhì)量進(jìn)行。

2 城建檔案信息化建設(shè)對(duì)策

1）轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案信息化建設(shè)。檔案管理人員的思想觀念，是影響城建檔案信息化建設(shè)的重要因素，是促使檔案管理與信息技術(shù)有機(jī)融合的關(guān)鍵。在城建檔案信息化建設(shè)中，需要加強(qiáng)檔案管理人員思想觀念、情感態(tài)度的培養(yǎng)，使其意識(shí)到信息化檔案管理工作的重要意義，并主動(dòng)利用信息技術(shù)進(jìn)行資料的收集、管理與運(yùn)用工作，為檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展提供基礎(chǔ)保障[2]。在內(nèi)部工作中，可以利用互聯(lián)網(wǎng)、板報(bào)的方式進(jìn)行城建檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，將該工作的優(yōu)勢(shì)直觀的呈現(xiàn)出來(lái)，使檔案管理人員意識(shí)到信息技術(shù)運(yùn)用的好處，并在宣傳工作中樹(shù)立科學(xué)的城建檔案信息化管理理念，主動(dòng)參與此項(xiàng)工作中，提升信息化檔案管理能力，促使城建檔案管理工作高效開(kāi)展。

2）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)管理隊(duì)伍。專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人才隊(duì)伍，是城建檔案信息化建設(shè)的核心。在城建檔案管理工作中，需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，結(jié)合信息化管理要求，對(duì)內(nèi)部的管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)與信息技術(shù)上的培訓(xùn)，使每個(gè)檔案管理人員都具備信息技術(shù)操作能力，且能夠在工作中靈活運(yùn)用。實(shí)際工作中，城建檔案管理部門(mén)可以組織專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，針對(duì)檔案管理人員、信息技術(shù)人員進(jìn)行不同的培訓(xùn)，將城建檔案管理人員應(yīng)具備的能力，如城建檔案收集、管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等等，圍繞此進(jìn)行檔案管理、計(jì)算機(jī)運(yùn)用、建筑識(shí)圖、工程管理、工作方法等方面的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，使其掌握更多的檔案管理方法。對(duì)于信息技術(shù)人員來(lái)講，需要提升其信息技術(shù)素養(yǎng)，使其能夠運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，并制定科學(xué)的管理對(duì)策，提升檔案管理工期工作效果。通過(guò)不同的培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理人員與信息技術(shù)人員的職業(yè)能力，使城建檔案信息化管理工作有效進(jìn)行。

3）加強(qiáng)設(shè)備投入，提升信息化建設(shè)質(zhì)量。城建檔案管理工作十分重要，收錄了許多關(guān)于城市建設(shè)的資料，是為后續(xù)的維護(hù)、管理提供有效的信息支持。城建檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展，不僅提升前期工作效率，同時(shí)能夠?yàn)楹罄m(xù)的運(yùn)用提供便利，促使各項(xiàng)管理工作開(kāi)展。在這一工作中，需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備與信息技術(shù)的投入，為信息建設(shè)工作開(kāi)展提供基礎(chǔ)保證，促使檔案各項(xiàng)工作的實(shí)施與運(yùn)用。政府部門(mén)需要為城建檔案信息化建設(shè)提供專(zhuān)項(xiàng)的資金，用于設(shè)備的采購(gòu)或者技術(shù)的開(kāi)發(fā)，為檔案信息化建設(shè)提供資金支持。此外，城建檔案管理部門(mén)可以通過(guò)社會(huì)融資的方式，吸引社會(huì)的資金支持，為信息化建設(shè)提供依據(jù)，促使各項(xiàng)管理工作開(kāi)展。

4）做好信息安全保障，提升信息化建設(shè)效果。在城建檔案信息化建設(shè)中，需要提升對(duì)信息安全管理的重要，通過(guò)信息技術(shù)的運(yùn)用保證信息的安全性與科學(xué)性，避免出現(xiàn)信息丟失或者泄露的情況。在電子文件接收的過(guò)程中，做好相對(duì)應(yīng)的檢查，保證接收數(shù)據(jù)的質(zhì)量[3]。在文件歸檔的過(guò)程中，根據(jù)城建檔案類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，并做好備份管理。通過(guò)檔案信息的安全管理，提升信息化建設(shè)質(zhì)量，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更多的助力。此外，在城建檔案信息化管理中，還需要加強(qiáng)對(duì)工作人員檔案信息保護(hù)意識(shí)的培養(yǎng)，定期對(duì)紙質(zhì)檔案室的防盜，防火設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)信息技術(shù)中的防病毒的軟件設(shè)備進(jìn)行升級(jí)更新，以此減少安全事故發(fā)生的概率。同時(shí)，還應(yīng)制定安全防護(hù)系統(tǒng)，增加城建檔案管理系統(tǒng)抵御黑客與病毒的能力，以此保證檔案的信息安全。在城建檔案信息建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)有一些需要保密的文件，針對(duì)此可以設(shè)計(jì)不同的密級(jí)或者防護(hù)措施，將此作為約束工作人員觀看檔案信息的一種方式，做好檔案信息安全保護(hù)工作。

5）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提升檔案的利用率。在城建檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案信息的共享能夠提升檔案信息收集與處理效果，同時(shí)可以為后續(xù)各部門(mén)的運(yùn)用提供便利，無(wú)形中提升了檔案的利用率。在實(shí)際工作中加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源共享的重視，并做到以下幾點(diǎn)：第一，建立檔案管理資源庫(kù)。根據(jù)檔案信息的保密需求及重要性，采用分層次共享的方式實(shí)現(xiàn)檔案資源的交流。第二，建立檔案資源共享平臺(tái)，為各部門(mén)人員檔案資料的閱讀提供便利。通過(guò)城建檔案資源共享平臺(tái)建立，降低檔案管理工作難度，促使檔案管理功能更好的體現(xiàn)出來(lái)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在城建檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于管理人員的信息技術(shù)能力、思想觀念等問(wèn)題，影響了信息化建設(shè)與檔案的運(yùn)用。通過(guò)相關(guān)的宣傳活動(dòng)，提升檔案管理人員的思想認(rèn)知，加強(qiáng)人員素質(zhì)與能力的培養(yǎng)，做好信息的安全保護(hù)與基礎(chǔ)設(shè)備的投入，以此提升檔案管理工作效果，促使城建檔案管理工作順利實(shí)施。