史忠偉

（內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市巴林左旗三山鄉(xiāng)人民政府，內(nèi)蒙古 赤峰 025450）

隨著全球信息化技術(shù)的應(yīng)用，電子文件的普遍使用同時推動了電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。從把電子文件打印出紙質(zhì)檔案歸檔的過渡階段，發(fā)展到把電子文件經(jīng)過處理后直接存儲在電子信息新載體上進行歸檔，倒逼檔案管理事業(yè)必須適應(yīng)新時代的要求，努力去創(chuàng)新和發(fā)展。在區(qū)塊鏈大數(shù)據(jù)的信息時代，做好電子檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位面臨的首要任務(wù)和重要工作。

1 檔案信息化建設(shè)的概述

若是從廣義這一方面來講，檔案信息化則是指對社會、經(jīng)濟以及政治等多個方面的信息進行融合，通過信息技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的共享；而從狹義這一方面來講，檔案信息化就是對相關(guān)檔案資料進行數(shù)據(jù)化，形成電子版的檔案資料，為使用者的查閱提供便利性。對于檔案信息化建設(shè)而言，就是對傳統(tǒng)檔案管理方式予以改建，將以往紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式進行保存，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的長期保存，還能夠借助相關(guān)信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息資料的共享，大大提升了檔案管理工作的效率，使得整個檔案管理工作變得更加科學(xué)化，其中信息化的檔案管理模式也在較大程度上提升了檔案管理的便利性。

2 檔案管理工作中存在的問題

1）基層單位電子檔案管理的安全性亟待提高。電子檔案的大量使用，讓電子檔案信息傳輸安全高風(fēng)險成為首要解決的問題。特別是信息化技術(shù)薄弱的一些基層單位沒有能力獨自對電子檔案制定一系列安全的管理措施，尚需要上級業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)建立電子檔案信息安全風(fēng)險防控的預(yù)防方案和緊急應(yīng)對措施，加快基層單位電子檔案的普遍實施的步伐。

2）檔案管理方式比較落后?，F(xiàn)階段，我國檔案管理體系缺乏較高的完善性，而且管理方式也比較落后，不少檔案管理部門還在沿用紙質(zhì)的檔案管理模式，沒有與信息技術(shù)結(jié)合起來，這種檔案管理方式相對比較落后，也使得檔案信息資料的安全性與完整性容易受到不良影響。另外，部分檔案管理部門中的管理人員在專業(yè)能力、素質(zhì)等方面也存在較大的差異，一些檔案管理人員自身的專業(yè)水平較低，且管理能力不足，在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)失誤的情況，這樣也會影響到檔案管理工作的有效開展，并且這些專業(yè)水平較低的檔案管理工作者，也難以熟練操作相關(guān)信息技術(shù)與信息設(shè)備，這也是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。

3）信息化建設(shè)意識不足。對于信息化建設(shè)工作來說，其自身的有效開展實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，同時也加快了檔案管理服務(wù)理念的變革發(fā)展。但是，部分檔案管理工作者對于信息化建設(shè)的重要作用缺乏全面且正確的認知，以至于對于信息化建設(shè)的重視度不高，也有些檔案管理者本身的思想觀念比較傳統(tǒng)，對于檔案信息化建設(shè)接受程度較低，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進程無法順利推進，最終影響到檔案管理的變革創(chuàng)新發(fā)展，大大降低了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3 檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1）完備電子檔案管理的系列制度。面對電子檔案的高風(fēng)險現(xiàn)實，我們應(yīng)該在上級業(yè)務(wù)主管部門的指導(dǎo)下盡快實施電子檔案制度的建立。電子檔案管理制度應(yīng)對文書、科技、錄音、錄像、照片、實物等電子文件的元數(shù)據(jù)進行分類、排列、命名，編目、存儲、備份、移交做出詳盡的規(guī)定，對電子檔案提供利用檔案管理原的權(quán)限和利用者可以查閱電子檔案的范圍做出明確限制條款，特別是電子檔案信息的泄露的責(zé)任制度建立，為電子檔案的安全筑起最后一道防患于未然的防線。

2）完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施。在建設(shè)檔案信息化體系過程中，專業(yè)的硬件、軟件及系統(tǒng)是必不可少的基礎(chǔ)設(shè)施，只有設(shè)施的不斷完善才能確保信息化體系的穩(wěn)健運行。首先，在軟件方面,需要找到最適合的平臺，并且能夠和平臺建立起長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，這樣能夠節(jié)約很多軟件開發(fā)和維護的時間，適合的軟件系統(tǒng)能夠有效提高檔案管理的效率。在硬件方面，必須確保硬件設(shè)施的質(zhì)量安全，通過規(guī)范渠道采購硬件設(shè)備，確保硬件系統(tǒng)能夠安全、穩(wěn)定的運行；此外，硬件系統(tǒng)也有使用周期，為了提升信息系統(tǒng)的使用效率，需要根據(jù)實際情況及時更新硬件設(shè)備，如果發(fā)現(xiàn)有問題的硬件也要及時更換。另外是系統(tǒng)配置問題。檔案管理所需的信息化系統(tǒng)不但能夠完成各種檔案管理任務(wù)，還要具有超大的內(nèi)存儲備空間，這樣能夠方便大量的檔案信息得到長期的完整保存；在實際操作過程中，如果軟硬件設(shè)施及信息化系統(tǒng)出現(xiàn)問題，必須及時與管理部門取得聯(lián)系，迅速作出應(yīng)對。

3）建立信息資源共享機制。文件的最終歸宿是檔案，檔案最終的目的是提供利用，而利用檔案的正是文件的制作者，這是一個不可割裂的良性循環(huán)。辦公自動化系統(tǒng)軟件內(nèi)的信息應(yīng)該被檔案管理系統(tǒng)軟件所共享，才能體現(xiàn)兩者信息化的技術(shù)含量，才能同時使兩套系統(tǒng)趨于完美，最終為文件的制作者提供更方便、快捷、高效的利用。目前各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)都在獨立設(shè)計制作信息化管理軟件，都沒有嵌入檔案管理模塊，難以實現(xiàn)各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的共享。建立信息系資源共享機制，需要打破社會分工越來越細帶來的各自開發(fā)軟件的弊端，各個專業(yè)部門應(yīng)該提高檔案利用的意識，互相融會貫通，聯(lián)手共創(chuàng)，協(xié)同前進。

4）建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出實際效用，增強檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投入力度，購進信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源?；诖?，相關(guān)單位需要建立安全的檔案管理網(wǎng)站，并將其分為面向內(nèi)部與面向公眾這兩種網(wǎng)站平臺，借此增加檔案管理工作的服務(wù)功能，借助網(wǎng)站為廣大用戶提供檔案信息資源服務(wù)，借此實現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分的利用。另外，相關(guān)單位要投入充足的資金費用，購買計算機、掃描儀等各種信息化設(shè)備，同時還要保證相關(guān)信息化設(shè)備的質(zhì)量，借此推進檔案信息化的建設(shè)進程。

5）加強電子檔案人才機制建設(shè)。電子檔案管理者的職業(yè)道德和職業(yè)技術(shù)水平?jīng)Q定著檔案管理水平的高低。要從電子檔案室和電子檔案制度落實的速率上倒逼檔案管理人員主動提高自己對新知識的學(xué)習(xí)欲望；要以共產(chǎn)黨員的高標(biāo)準(zhǔn)嚴要求檔案管理人員加強意識領(lǐng)域和專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的安全責(zé)任心，促使檔案管理人員的加快學(xué)習(xí)新技術(shù)新方法，將現(xiàn)代化信息技術(shù)、檔案辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融入檔案繼續(xù)教育，設(shè)立模擬電子檔案室，建立年度專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)制度，加速現(xiàn)有檔案管理人員的技術(shù)轉(zhuǎn)型需求。

4 結(jié)束語

檔案資源是全社會的重要財富。以豐富的檔案信息作為參考依據(jù)，可以使很多問題找到解決的突破口。比如在制定工程項目的建設(shè)方案時，需要當(dāng)?shù)貧夂?、地質(zhì)、人文等多方面的檔案信息材料；資料越詳細，施工方案就能越精準(zhǔn)，項目的質(zhì)量和社會效益就會越明顯。由此可見檔案資源的重要性和檔案信息化建設(shè)的重要性。只有實現(xiàn)檔案的信息化管理，不斷完善信息化建設(shè)體系，檔案資源才能發(fā)揮出更大的作用。這是時代發(fā)展的需要，更是檔案管理工作人員應(yīng)肩負起的社會責(zé)任。