彭 娟

（湖南信息學(xué)院檔案館，湖南 長(zhǎng)沙 410151）

高校檔案管理工作承擔(dān)著高校師資建設(shè)、教育教學(xué)、科研成果、黨政管理等基礎(chǔ)資料的存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用等職責(zé)。高校檔案信息的形式多種多樣，有文檔、圖片、影像等諸多類型的資料。結(jié)合高校檔案管理工作的性質(zhì)來看，高校檔案管理工作是相對(duì)獨(dú)立、與高校其他管理部門相輔相成的部門。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展和進(jìn)步的當(dāng)下，高校檔案管理工作必須結(jié)合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，積極引入信息化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，最大程度上展現(xiàn)出高校檔案管理工作的價(jià)值，為高?？沙掷m(xù)發(fā)展打下良好檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)保障。

1 信息化下高校檔案工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展意義

1.1 有利于提升檔案管理人員專業(yè)水平

傳統(tǒng)檔案管理部門的工作人員，一般身兼數(shù)職，工作任務(wù)繁重，在一定程度上會(huì)造成高校檔案工作質(zhì)量下降。甚至一些高校檔案人員都是“半路出家”，缺乏專業(yè)的檔案管理專業(yè)技術(shù)與專業(yè)水平，無法最大程度上滿足檔案管理工作需求。實(shí)施高校檔案工作信息化轉(zhuǎn)型，需要強(qiáng)大的人才基礎(chǔ)保障，需要一批既具備檔案管理技術(shù)、又具備信息化技術(shù)的專業(yè)性復(fù)合人才。在高校檔案信息化發(fā)展轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)上，通過引進(jìn)專業(yè)人才、強(qiáng)化高校檔案管理人員專業(yè)水平等諸多措施，可以優(yōu)化高校檔案管理人才結(jié)構(gòu)，在增強(qiáng)人員專業(yè)化素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，切實(shí)滿足當(dāng)前高校檔案管理信息化發(fā)展需求，有利于為高校檔案管理提供扎實(shí)人才保障。

1.2 有利于提升檔案管理質(zhì)量

高校檔案工作信息化建設(shè)可以有效增強(qiáng)高校檔案管理效率，傳統(tǒng)高校開展檔案管理工作，一般都是借助紙質(zhì)檔案，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總和分類，若想要查詢、使用檔案會(huì)耗費(fèi)大量的精力。積極將信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等引入到高校檔案信息化系統(tǒng)當(dāng)中。借助數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)分析技術(shù)手段，可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案信息搜索與使用，使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)隨時(shí)隨地對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行共享，可以最大程度上提升高校檔案的利用效率，讓檔案管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)當(dāng)中解放出來，最大程度上提升高校檔案管理效率。

1.3 有利于增強(qiáng)高校檔案利用效率

在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代下，“得數(shù)據(jù)者得天下”，高校檔案當(dāng)中蘊(yùn)含著對(duì)高校管理、高校發(fā)展極為有利的數(shù)據(jù)信息，借助高校檔案可以有效促進(jìn)高校管理工作的優(yōu)化，對(duì)高校發(fā)展起到了直接作用。在進(jìn)行高校檔案管理工作時(shí)，積極開展信息化建設(shè)，能夠?qū)⒉煌愋偷臋n案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)與使用，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)信息背后的價(jià)值，從傳統(tǒng)被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)。引入大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，借助高校檔案為高校各個(gè)部門管理、高校決策制定打下良好基礎(chǔ)保障，服務(wù)高校各項(xiàng)決策。

2 信息化下高校檔案工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展策略

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想

制約高校檔案信息化轉(zhuǎn)型最為重要的因素便是高校檔案管理人員思想固化，為此，必須從思想層次上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。更新思想與觀念，讓信息化高校檔案管理思想觀念、信息化建設(shè)觀念引入到高校檔案管理部門當(dāng)中。讓高校內(nèi)部管理各個(gè)層次認(rèn)識(shí)到信息化高校檔案建設(shè)的重要性與急迫性，樹立起新興觀念，更新產(chǎn)業(yè)觀念，面向市場(chǎng)、面向社會(huì)、面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)，重新構(gòu)建出具備創(chuàng)新化的高校檔案管理模式。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提起對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的重視，從技術(shù)、人才、資金層次上大力支持高校檔案信息化建設(shè)，為高校檔案信息化轉(zhuǎn)型打下良好基礎(chǔ)。

2.2 構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理信息化平臺(tái)

完善、健全的高校檔案信息化平臺(tái)，是確保高校檔案管理發(fā)展進(jìn)步的第一步。必須結(jié)合高校檔案發(fā)展實(shí)際情況，結(jié)合高校信息化發(fā)展整體戰(zhàn)略，明確高校檔案信息化平臺(tái)建設(shè)原則，確切的表達(dá)表述專業(yè)名詞標(biāo)準(zhǔn)、代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的手機(jī)、整理、鑒定標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)層次內(nèi)容進(jìn)行明確。解決好檔案工作信息化與學(xué)校辦公自動(dòng)化銜接相關(guān)問題。健全檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息庫(kù)建設(shè)，將檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)與學(xué)校信息化管理平臺(tái)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息在學(xué)校信息化管理平臺(tái)當(dāng)中的高效傳輸。創(chuàng)造條件，有計(jì)劃、有步驟的針對(duì)重要的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密處理。提升檔案管理信息化平臺(tái)的保密安全水平，確保檔案管理信息化平臺(tái)可以規(guī)范化、科學(xué)化、安全化、穩(wěn)妥的進(jìn)行管理。構(gòu)建出完整、高效、科學(xué)的檔案管理信息化平臺(tái)，為檔案管理信息化發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

2.3 強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

為了展現(xiàn)出檔案管理信息化發(fā)展水平，必須大力開展檔案管理人才培養(yǎng)。通過人才引入、人才培養(yǎng)的方式，提升檔案管理人員專業(yè)化計(jì)算機(jī)技術(shù)水平、信息化技術(shù)水平。結(jié)合高校檔案工作信息化需求，引入系統(tǒng)維護(hù)人員、安全管理人員、硬件系統(tǒng)管理人員。積極構(gòu)建出一個(gè)具備專業(yè)化水平、專業(yè)化技術(shù)的人才團(tuán)隊(duì)，致力于高校檔案工作管理創(chuàng)新。

3 結(jié)束語

總而言之，信息化轉(zhuǎn)型是高校檔案發(fā)展的必然，高校檔案工作的信息化建設(shè)是檔案工作新時(shí)代下的發(fā)展走向。在進(jìn)行高校檔案工作發(fā)展創(chuàng)新時(shí)，必須從傳統(tǒng)塵封、封閉的模式當(dāng)中迅速轉(zhuǎn)變，結(jié)合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，將信息化高校檔案建設(shè)與高校長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略緊密結(jié)合，讓高校檔案工作更加適應(yīng)高校未來發(fā)展需求。