周 華

（湖北三峽職業(yè)技術(shù)，湖北 宜昌 443003）

高校在教學(xué)、科研和管理各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量信息，這些信息具有重要的學(xué)術(shù)價(jià)值，對(duì)推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展具有重要意義。目前，各高校檔案信息資源建設(shè)呈分散狀態(tài)，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的共享建設(shè)。在信息公開的背景下，大眾對(duì)檔案信息的需求已經(jīng)倒逼包括高校在內(nèi)的檔案信息聚集單位進(jìn)行檔案信息資源共享，高校檔案信息資源共建共享已是大勢(shì)所趨，并成為高校檔案信息資源建設(shè)和管理的重點(diǎn)關(guān)注課題。

1 高校檔案信息資源共享的必要性

高校是社會(huì)培養(yǎng)人才的基地，高校的檔案信息資源都是其多年培養(yǎng)人才的經(jīng)驗(yàn)積累，是智慧的結(jié)晶。這些資源中最主要的資源就是教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果以及黨政教育工作的資料。高校檔案信息資源共享的必要性有兩個(gè)方面，一是對(duì)社會(huì)各界的作用。由于高校信息資源具有很高的參考價(jià)值，社會(huì)各界都可以通過(guò)對(duì)高校信息資源進(jìn)行借鑒與參考，從而提高自身的水平，也可以根據(jù)高校信息資源，吸取相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，更好的為社會(huì)服好務(wù)。二是高校通過(guò)檔案資源信息的分享，可以了解到社會(huì)中對(duì)資源的需求情況，因此在檔案信息資源的整理過(guò)程中會(huì)形成側(cè)重點(diǎn)，這樣高校為社會(huì)分享的檔案信息資源會(huì)更加有價(jià)值，更好地為社會(huì)服務(wù)。高校信息資源相互分享時(shí)，信息資源都會(huì)變成電子檔案，電子檔案管理為高校檔案管理帶來(lái)便捷的同時(shí)，也給信息安全提出來(lái)了挑戰(zhàn)。一所學(xué)校的信息數(shù)據(jù)庫(kù)十分重要，因此電子檔案管理軟件的安全技術(shù)需要不斷提高，為高校檔案資源信息工作提供便捷的同時(shí)，也要確保數(shù)據(jù)的安全。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享策略

2.1 提升高校檔案信息資源共享的適用性

在信息化時(shí)代大背景下，校園內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)量非常龐大，學(xué)生和教師如何快速找到自身所需要的信息成為檔案信息共享體系所面臨的關(guān)鍵問(wèn)題。現(xiàn)如今，雖然有了檔案信息資源共享的體系建設(shè)理念，并在一定范圍內(nèi)得以有效實(shí)施，但經(jīng)過(guò)實(shí)際研究我們可以得出，不是所有的專業(yè)和人群都適合檔案信息資源共享的服務(wù)，信息之間的交流互動(dòng)依舊需要專人進(jìn)行專業(yè)的引導(dǎo)。因此，高校檔案信息資源共享體系的建設(shè)應(yīng)該滿足適用性特點(diǎn)，在具體的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和應(yīng)用上不斷創(chuàng)新，盡可能地做到信息數(shù)據(jù)的個(gè)性化匹配，只有這樣才可以更好地進(jìn)行檔案信息資源共享的相關(guān)工作。

2.2 建立高校信息資源共享的實(shí)現(xiàn)機(jī)制

高校信息資源傳遞的途徑不僅包括學(xué)校系統(tǒng)內(nèi)部的，同時(shí)還包括不同學(xué)校系統(tǒng)間的，是多層次、多維度的，因此要建立相關(guān)機(jī)制以保障各系統(tǒng)間信息流的順暢傳遞，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享的目的。高校檔案信息資源的共享實(shí)現(xiàn)機(jī)制主要包括：第一，運(yùn)行保障機(jī)制，包括法律法規(guī)機(jī)制，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范機(jī)制、利益制衡機(jī)制等。建立這類機(jī)制能夠保障高校檔案信息資源在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下更持久、更有效的共享。第二，合作和激勵(lì)機(jī)制。高校檔案信息資源共享需要各個(gè)學(xué)校的通力合作，因?yàn)楦咝５臋n案信息資源并不是公共物品，可以隨意獲得，必須制定合作機(jī)制，明確共享模式下各個(gè)高校的權(quán)利和義務(wù)，通過(guò)合作機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的互通有無(wú)。同時(shí)，還要建立激勵(lì)機(jī)制，加強(qiáng)各組成成員間的溝通和了解，及時(shí)整合信息化構(gòu)建共享效益，讓組成高校分享共享的效益，從而激發(fā)各個(gè)成員的積極性和主動(dòng)性，努力提高信息資源共享的品質(zhì)，為共享模式的推進(jìn)注入推動(dòng)力和生命力。

2.3 推進(jìn)檔案信息服務(wù)體系

檔案信息服務(wù)系統(tǒng)是指在先進(jìn)的信息組織、交流理論的指導(dǎo)下，運(yùn)用適當(dāng)?shù)姆绞脚c策略，采用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，有效地搜集、整理、存儲(chǔ)共享環(huán)境下的檔案信息資源并及時(shí)、高效地滿足檔案用戶信息需求的一項(xiàng)活動(dòng)，是檔案信息用戶利用檔案信息時(shí)提交申請(qǐng)、檢索、咨詢的基礎(chǔ)交流工具。因此，檔案信息服務(wù)體系的建設(shè)將成為檔案信息資源共享實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案信息資源共享過(guò)程中，要向檔案用戶提供全方位、便捷、高效的檔案信息服務(wù)，需要充分了解檔案用戶的信息需求，優(yōu)化檔案信息服務(wù)的方式，打造良好的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。高校檔案部門必須與時(shí)俱進(jìn)，大力拓展檔案服務(wù)的內(nèi)容，積極變革檔案信息服務(wù)方式。

2.4 成立檔案信息資源共享的組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

各高校的檔案信息資源共享是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，從網(wǎng)站的建設(shè)到數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、對(duì)接，從學(xué)校內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息共享到各高校間同類資源的整合共享，都需要從頂層進(jìn)行總體把控和考慮。在各個(gè)學(xué)校信息化建設(shè)的實(shí)踐中，不難發(fā)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)由于缺少統(tǒng)籌規(guī)化，各有各的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，互相之間難以兼容，導(dǎo)致檔案信息資源分散在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，難以進(jìn)行有效的共享。因此，檔案信息資源共享在建設(shè)的過(guò)程中，必須成立組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。組織協(xié)調(diào)結(jié)構(gòu)的主要職責(zé)包括：第一，在檔案信息資源共享建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理方面建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和尺度。第二，協(xié)調(diào)檔案信息資源共享成員間的關(guān)系，加強(qiáng)成員間的溝通，使得檔案信息資源共享觀念能夠深入到各個(gè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中。第三，對(duì)學(xué)校內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，建立統(tǒng)一的檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，避免各業(yè)務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)各自為政的情況。

2.5 通過(guò)建立檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)，整合多元化的檔案信息資源

標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源共享機(jī)制的技術(shù)基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化架構(gòu)下的檔案信息資源管理能夠?yàn)楣蚕硖峁┮?guī)范，在存儲(chǔ)和檢索兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)單位間的資源整合。目前，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，加之各職能部門在信息化建設(shè)中往往會(huì)忽視信息源的檔案屬性，遵從每個(gè)業(yè)務(wù)單元的標(biāo)準(zhǔn)建構(gòu)，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)秩序相對(duì)混亂，給檔案信息資源共享帶來(lái)技術(shù)困擾。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，檔案部門首先要完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，從檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息加工標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理標(biāo)準(zhǔn)等入手，針對(duì)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展需求和正在執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)加以補(bǔ)充。高校檔案信息資源綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)非常明顯，不同的職能部門業(yè)務(wù)范疇差距非常大，這就給檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化帶來(lái)困難，特別在數(shù)據(jù)冗余、系統(tǒng)兼容性、不同屬性數(shù)據(jù)間的轉(zhuǎn)換等方面，標(biāo)準(zhǔn)化既是建設(shè)難題也是解決這一難題的唯一渠道。

3 結(jié)語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享已經(jīng)成為當(dāng)前各個(gè)高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，這對(duì)高校自身檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。高校管理者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到這一問(wèn)題的重要性，從制度上、規(guī)范上、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面不斷的完善，以此來(lái)構(gòu)建更加合理、科學(xué)、有效的檔案信息資源共享平臺(tái)，更好地滿足高校內(nèi)部教師和學(xué)生的學(xué)習(xí)教研需要，構(gòu)建更加自由的學(xué)術(shù)研討氛圍，有效推進(jìn)高?，F(xiàn)代化管理進(jìn)程，全面提升高校檔案管理共享工作的服務(wù)水平。