倪康寧

（山東省萊陽市關(guān)心下一代工作委員會辦公室，山東 萊陽 265200）

在企業(yè)管理過程中，文書檔案工作是其中的重點(diǎn)內(nèi)容，其主要針對各項(xiàng)工作內(nèi)容、管理工作進(jìn)行記錄，確保各項(xiàng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性、精細(xì)化，不斷提升文書檔案管理水平，為日常工作的有效性提供支持，確保企業(yè)管理決策的科學(xué)性。在信息化時代，相關(guān)部門需要將信息技術(shù)融入文書檔案管理工作中，有效地解決各項(xiàng)管理問題，強(qiáng)化文書檔案管理改革與創(chuàng)新力度，文章主要針對信息時代下文書檔案管理工作改革與創(chuàng)新進(jìn)行了分析。

1 文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理保存完整對資源的開發(fā)和利用至關(guān)重要。文書檔案中包含了許多信息，這些信息是資源開發(fā)和利用的重要信息來源。此外，文書檔案是記錄歷史事實(shí)的檔案，因此具有法律效力，這是文書檔案和其他資料之間最大的區(qū)別。文書檔案包含了當(dāng)事人手寫的材料，還包括當(dāng)事人的音視頻等信息，因此具有真實(shí)性，對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要影響。

2 信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 構(gòu)建文書檔案信息管理平臺

在信息時代，相關(guān)管理部門在開展文書檔案管理工作中，需要建設(shè)信息管理平臺，確保檔案信息管理工作的嚴(yán)密性、科學(xué)性，確保檔案管理工作的有序性，為各項(xiàng)檔案信息的安全性提供保障。為了實(shí)現(xiàn)這一問題，管理部門必須做好以下工作：首先，構(gòu)建檔案信息加工系統(tǒng)。通常情況下，檔案資料數(shù)字化建設(shè)有利于針對各項(xiàng)檔案做好分類、整理，完善檔案文件收發(fā)渠道；其次，建設(shè)文件檔案存儲系統(tǒng)。在檔案資料庫中，相關(guān)管理部門需要完善存入檔案信息，提高檔案資料的完善性、安全性；最后，建立檔案信息查詢、保密系統(tǒng)，將各項(xiàng)檔案信息上傳到這一系統(tǒng)，確保檔案信息的便捷性、保密性。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)化文書檔案數(shù)字化著錄

由于文書檔案數(shù)字化著錄的標(biāo)準(zhǔn)仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)，因此在數(shù)字化著錄過程中因紙質(zhì)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)存在項(xiàng)目不完整、著錄內(nèi)容不準(zhǔn)確等缺陷，很大程度上影響了文書檔案數(shù)字化的著錄效果。通過相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，應(yīng)從這兩個方面對文書檔案數(shù)字化著錄進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化：1）從字段內(nèi)容方面，應(yīng)從文書檔案的檔號、全宗號、文件編號、文件題名、目錄號、案卷號、順序號、保管期限、頁號（頁數(shù)）、密級等方面做好相關(guān)的數(shù)字化著錄工作，并在著錄過程中對預(yù)留檔案鑒定、廢止失效等字段內(nèi)容，確保檔案著錄的擴(kuò)展性。2）從標(biāo)準(zhǔn)化方面，在文書檔案數(shù)字化管理中，根據(jù)相關(guān)技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，以確保著錄項(xiàng)內(nèi)容的完整性和著錄符號的規(guī)范性。比如對于無法識別的文字或標(biāo)識，應(yīng)采用“?”著錄符號；而對于自擬文件標(biāo)題則采用“［］”著錄符號；在錄入多文號、多責(zé)任者的文書檔案時，應(yīng)先將選錄標(biāo)準(zhǔn)確定，使責(zé)任者能夠與文件編號相互對應(yīng)。

2.3 轉(zhuǎn)變觀念，深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作

文書檔案資源種類多、內(nèi)容豐富、涉及面廣，管理過程中的難度較大。只有充分對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做到文書檔案數(shù)字化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標(biāo)前進(jìn)。具體而言，一是要完善軟硬件設(shè)施，優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境。一方面，企業(yè)要結(jié)合文書檔案信息化建設(shè)的基本要求以及企業(yè)實(shí)際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行掃描處理，并錄入至計(jì)算機(jī)終端；另一方面，企業(yè)要購置文書檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的文書檔案進(jìn)行格式處理和管理。二是要結(jié)合企業(yè)人力資源實(shí)際，進(jìn)一步引進(jìn)專業(yè)化人才，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化工作專人負(fù)責(zé)的目標(biāo)，提升數(shù)字化的質(zhì)量。同時，企業(yè)也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部企業(yè)進(jìn)行加工和處理，通過服務(wù)外包等方式來推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。三是要進(jìn)一步推動信息資源共享工作，通過技術(shù)手段來打破文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，實(shí)現(xiàn)文書資源一站式傳輸、開發(fā)與利用，提升文書檔案管理的速度和質(zhì)量。

2.4 增加信息化文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

首先，要對當(dāng)前使用的文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改良，要從信息化管理工作開展的角度，進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善。比如要從計(jì)算機(jī)的使用為基礎(chǔ)，增加電腦、存儲器、掃描儀、打印機(jī)等各種硬件設(shè)施，以及系統(tǒng)、軟件等軟件設(shè)施，保證在進(jìn)行檔案的資料收集、錄入、掃描、檢索、安全等各方面的辦公設(shè)施一應(yīng)俱全，切實(shí)保障信息化管理工作的正常開展。其次，要對開展信息化文書檔案管理工作的服務(wù)水平進(jìn)行提升。要加強(qiáng)完整的系統(tǒng)設(shè)備的應(yīng)用，保障人力、財(cái)力、物力，開展高水平的服務(wù)工作，搭建完善的防盜、防控等監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理工作的正常運(yùn)行。最后，要在資金的保障中，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的建設(shè)管理，積極研發(fā)適用于企業(yè)工作的管理軟件，推動企業(yè)工作的高水平開展。

3 結(jié)語

在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息技術(shù)對各行各業(yè)的影響力不斷提升，信息化成為時代熱詞。在信息化背景下，文書檔案管理的內(nèi)容、要求、方式都發(fā)生了變化，文書檔案管理人員需要進(jìn)一步用新思路解決實(shí)際工作中產(chǎn)生的新問題，不斷提升文書檔案資料的利用率。具體而言，一是要轉(zhuǎn)變觀念，深入推進(jìn)文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作；二是要創(chuàng)新方法，綜合利用現(xiàn)代信息化技術(shù)；三是要堅(jiān)守底線，嚴(yán)格把控文書檔案的安全。相信在文書檔案管理人員的努力下，企業(yè)文書檔案管理效率、質(zhì)量以及利用率都會得到大幅提升。