劉成會(huì)

（赤峰市紅山區(qū)勞動(dòng)保障綜合行政執(zhí)法大隊(duì)，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

和紙質(zhì)檔案比起來，辦公室檔案數(shù)字化管理具有更廣的應(yīng)用范圍，主要就是利用掃描、錄入等方式，將資質(zhì)文件中的信息錄入到計(jì)算機(jī)中，這樣能夠大大節(jié)省資源儲(chǔ)存空間，便于資源利用，也能夠進(jìn)一步提升管理水平。就傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作來看，要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人工成本，在處理海量信息數(shù)據(jù)時(shí)，還容易出現(xiàn)遺漏、丟失等現(xiàn)象。因此，對(duì)辦公室檔案數(shù)字化管理進(jìn)行研究具有重要意義。

1 加強(qiáng)辦公室檔案數(shù)字化管理的意義

首先，能夠讓檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。在辦公室檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，將各項(xiàng)檔案資料信息都錄入其中，可以對(duì)辦公室的運(yùn)營、發(fā)展、人事變動(dòng)以及其他各方面情況進(jìn)行記錄和歸納整理，為后續(xù)各項(xiàng)工作的順利開展提供數(shù)字化支持。其次，能夠大大提升辦公室檔案的安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對(duì)管理環(huán)境有著較為嚴(yán)格的要求，主要是因?yàn)榧堎|(zhì)文件很容易出現(xiàn)破損、丟失、涂改等現(xiàn)象，會(huì)留下嚴(yán)重的安全隱患。而信息技術(shù)的應(yīng)用就可以有效解決這一問題，在做好硬件設(shè)備管理以及數(shù)據(jù)備份后，基本不會(huì)造成數(shù)據(jù)遺漏，還可以為不同部門人員設(shè)置訪問權(quán)限，顯著提升了檔案資料的安全性。第三，為各部門借閱檔案資料提供便利。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱起來十分不便，而且容易在借閱環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。而在信息化管理平臺(tái)中，各部門都能夠加強(qiáng)在工作上的交流和聯(lián)系，可以打破時(shí)間、空間的局限性，隨時(shí)查找數(shù)據(jù)資料，十分便捷。最后，能夠有效提升內(nèi)部管理工作效率。辦公室檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠大大節(jié)省人力資源，提升內(nèi)部資源利用效率，利用計(jì)算機(jī)完成資料收集和分類工作，可以有效提升內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)效率，節(jié)省了檔案查找所需要的時(shí)間。

2 辦公室檔案數(shù)字化管理中存在的問題

首先，規(guī)范程度和使用要求不匹配。很多辦公室檔案管理工作制度體系不完善，各項(xiàng)工作無法得到有效落實(shí)，內(nèi)部管理十分混亂，檔案資料丟失的情況較為嚴(yán)重。其次，建設(shè)力度和開發(fā)程度不匹配?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，資金投入力度不足，難以滿足對(duì)檔案資料日益增長的需求你。最后，發(fā)展要求和隊(duì)伍素質(zhì)不匹配。有關(guān)人員綜合素質(zhì)不高，檔案管理的能力水平低下，除了業(yè)務(wù)方面之外，在思想和工作態(tài)度上也存在一定問題，例如保密意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案資料的借閱管理十分隨意，增加了檔案資料丟失的可能性，為辦公室發(fā)展帶來阻礙。

3 加強(qiáng)辦公室檔案數(shù)字化管理的策略

1）加大資金投入力度。就辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)、部門都并未充分意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的重要性，存在著基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善的問題，難以為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供必要的物質(zhì)支持。從硬件的角度來看，機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配備不夠齊全，不能根據(jù)實(shí)際情況來建立完善的檔案管理制度體系，軟件開發(fā)也較為落后。除此之外，還存在著數(shù)據(jù)庫之間不能轉(zhuǎn)換的問題，讓信息共享效率十分低下。為了解決上述各種問題，有關(guān)部門要加大資金投入力度，從軟件和硬件兩個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行不斷完善。從硬件的角度來看，要配備齊全的微機(jī)硬件，盡可能獲得政府財(cái)政的支持，為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)打造良好的硬件環(huán)境。在我國迎來信息時(shí)代后，還要從軟件的角度做好管理?？梢云刚?qǐng)專業(yè)的軟件技術(shù)人員，提升檔案信息化管理軟件的研發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的最大化，提升工作效率。在日益復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，還要進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，在保證信息化管理系統(tǒng)功能多樣化的同時(shí)，還要避免系統(tǒng)被黑客、病毒攻擊。

2）提升人員素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展，離不開專業(yè)技術(shù)人才的支持，要全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。首先，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)?？梢詢?yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，安排專職人員，確保檔案管理工作制度得到有效落實(shí)。要積極轉(zhuǎn)變思想理念，意識(shí)到先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案和電子檔案的結(jié)合。其次，加強(qiáng)人才建設(shè)。要合理分配人員，實(shí)現(xiàn)良性的崗位調(diào)動(dòng)，充分挖掘具有潛力的人才。檔案管理本身就是復(fù)雜程度較高的工作，在數(shù)字化時(shí)代背景下，其工作難度大大提升，對(duì)有關(guān)人員也提出了更高要求。要定期開展教育培訓(xùn)工作，一方面是為了提升其專業(yè)管理能力和思想道德修養(yǎng)，另一方面要確保有關(guān)人員熟練掌握計(jì)算機(jī)、信息化管理系統(tǒng)的操作技巧。

3）強(qiáng)化數(shù)字化保密管理。辦公室檔案管理具有一定的保密性質(zhì)，這對(duì)崗位有著更高的要求，需要有關(guān)人員樹立較強(qiáng)的保密意識(shí)，除此之外，還可以通過以下幾個(gè)方面做好保密工作。首先，要對(duì)所有檔案進(jìn)行備份處理，尤其是關(guān)鍵信息和機(jī)密信息，可采用加密手段，降低其丟失、遺漏的可能性。其次，可以建立完善的監(jiān)督管理制度，或是在信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)置多樣化的功能，要詳細(xì)記錄檔案使用者的訪問時(shí)間、訪問記錄等各方面信息，當(dāng)檔案出現(xiàn)遺失時(shí)，能夠及時(shí)找到負(fù)責(zé)人。最后，在關(guān)鍵檔案信息借閱時(shí)，要嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，需要領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。

4）規(guī)范數(shù)字化建設(shè)。想要提升辦公室檔案的數(shù)字化管理水平，需要最好規(guī)范化建設(shè)，對(duì)各項(xiàng)流程進(jìn)行明確管理。就目前情況來看，在檔案數(shù)字化管理中，還存在著如下幾點(diǎn)問題。首先，對(duì)硬件設(shè)備的管理標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，整體開發(fā)也不具備規(guī)劃性。其次，檔案信息的歸類、編碼等不夠完善，導(dǎo)致管理混亂。為了有效解決上述問題，不管是在硬件還是軟件管理中，都要建立統(tǒng)一的規(guī)范，遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則。在檔案信息上，要嚴(yán)格分類、編碼的標(biāo)準(zhǔn)，例如可以以歸檔時(shí)間、檔案名稱等作為參考依據(jù)，提升檔案管理工作效率。

5）強(qiáng)化數(shù)字化體系建設(shè)。換言之，強(qiáng)化數(shù)字化體系建設(shè)就是要制定科學(xué)合理的管理制度體系，將檔案管理制度、操作流程等進(jìn)行規(guī)范化界定，檔案人員要對(duì)各工作細(xì)節(jié)進(jìn)行合理把控。要充分發(fā)揮辦公室檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)作用，加強(qiáng)和其他部門之間的聯(lián)系，端正工作態(tài)度，正確意識(shí)到該工作對(duì)辦公室發(fā)展的重要性。除此之外，還要完善管理制度，包括歸檔制度、借閱制度、保管制度等，明確劃分各崗位、各員工職責(zé)，推動(dòng)各項(xiàng)工作高效有序的進(jìn)行。

4 結(jié)論

總而言之，在信息化時(shí)代背景下，數(shù)字化建設(shè)是辦公室檔案管理的最終發(fā)展趨勢，要加強(qiáng)紙質(zhì)文件和現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合，對(duì)每份文件資料進(jìn)行掃描后上傳到信息化檔案管理系統(tǒng)中，可以大大節(jié)省管理空間，提升檔案管理的規(guī)范性和工作效率。值得注意的是，有關(guān)人員需要做好保密工作，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性建設(shè)，避免關(guān)鍵文件丟失和遺漏，全面提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，保證管理工作質(zhì)量。