付宇東

（黑龍江省黑河市科學(xué)技術(shù)發(fā)展服務(wù)中心，黑龍江 黑河 164300）

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理，特別是依靠人工檢索已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的需要。目前，檔案管理的目標(biāo)是將遠(yuǎn)程通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等一系列現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，形成一個(gè)完整的服務(wù)體系。并在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸。使人們?cè)诠芾砗筒樵?xún)檔案時(shí)更加方便。

1 檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 辦公效率明顯提高

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要依靠手工操作來(lái)完成記錄。然而，信息技術(shù)是計(jì)算機(jī)軟件的引入，它為文件資料的存儲(chǔ)和收集提供了許多便利的條件，使檔案管理的辦公效率得到了顯著提高。

1.2 實(shí)現(xiàn)資源共享

傳統(tǒng)的檔案管理手工操作無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，這不僅會(huì)大大降低檔案資源的利用率，而且會(huì)降低檔案資源的利用價(jià)值。而且由于文件資源的不可共享性，會(huì)給信息和文件的檢索帶來(lái)很大的障礙。計(jì)算機(jī)軟件信息管理技術(shù)的應(yīng)用就是將每個(gè)單獨(dú)的信息文件目錄和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)匯總，使之成為一個(gè)系統(tǒng)，這將大大提高文件管理的效率和質(zhì)量。因此，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與利用。

1.3 提高信息傳輸?shù)乃俣群桶踩?/h3>

在日常工作和生活中，信息傳遞過(guò)程中總會(huì)出現(xiàn)文件丟失或損壞的現(xiàn)象，給檔案管理人員的工作帶來(lái)不便。文件管理的信息化可以使文件在傳輸過(guò)程中更加安全、快捷。

2 實(shí)施檔案信息化的措施

2.1 完善檔案信息資源管理制度

根據(jù)檔案信息化的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展方向的定位，抓緊時(shí)間制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，建立具有發(fā)展空間的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，是十分重要和必要的。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程中，應(yīng)遵循兼容性原則、開(kāi)放性原則和系統(tǒng)性原則。兼容性和開(kāi)放性是指檔案信息化和信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理產(chǎn)業(yè)相匹配，同時(shí)對(duì)開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行控制，避免重復(fù)勞動(dòng)。系統(tǒng)原則是在充分發(fā)揮各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范作用的前提下，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)之間的聯(lián)系和補(bǔ)充，使整個(gè)體系成為一個(gè)完整的體系。要注意的是，在完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的同時(shí)，還要完善檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系和檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)。

在建設(shè)檔案信息資源管理系統(tǒng)的同時(shí)，要不斷拓展電子檔案的功能，優(yōu)化資源數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件系統(tǒng)。對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，充分利用和合理管理檔案是非常重要的。企業(yè)管理機(jī)制不健全，給檔案管理帶來(lái)極大的不便和麻煩。檔案工作在整個(gè)企業(yè)運(yùn)作中起著“后勤”的作用，雖然它不在“戰(zhàn)斗”的前沿，但其固有的特點(diǎn)使企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。因此，每個(gè)企業(yè)都應(yīng)努力建立相應(yīng)的管理機(jī)制，建立明確的管理制度，使檔案得到有效利用和科學(xué)管理，使企業(yè)檔案能夠充分發(fā)揮作用，能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.2 提供構(gòu)建信息支撐

軟硬件的相互支持是檔案信息管理的前提。在使用性能優(yōu)良、質(zhì)量可靠的配套設(shè)備和硬件的同時(shí)，需要開(kāi)發(fā)或引進(jìn)通用信息管理軟件，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案信息管理相結(jié)合，增加信息和檔案的存儲(chǔ)量，提高綜合開(kāi)發(fā)效率能力，實(shí)現(xiàn)集成，形成信息管理網(wǎng)絡(luò)，以保證信息的完整性。

2.3 落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

在檔案信息化的進(jìn)程中，隨著電子技術(shù)的參與，越來(lái)越多的工作可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，因此重視檔案在網(wǎng)絡(luò)上的安全性是非常必要的。企業(yè)要加強(qiáng)安全防范措施，檔案管理人員也要提高警惕，采取防范措施，包括數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等，避免和減少黑客對(duì)信息系統(tǒng)的危害。

實(shí)施檔案館網(wǎng)絡(luò)信息安全可以防范病毒和黑客的惡意攻擊，提高檔案館信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。為了保證硬件設(shè)備的安全，需要定期檢查檔案信息化中使用的硬件設(shè)備，檢查服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行狀態(tài)。完善數(shù)據(jù)備份，避免外部條件變化造成數(shù)據(jù)丟失。注意網(wǎng)絡(luò)安全，可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上設(shè)置在線(xiàn)報(bào)警系統(tǒng)，及時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，加強(qiáng)防火墻等措施，確保文件信息應(yīng)用的安全。相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，避免用戶(hù)越權(quán)操作行為，并實(shí)施身份認(rèn)證工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化對(duì)每個(gè)企業(yè)和國(guó)家都具有重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需要。今天的時(shí)代是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代和信息時(shí)代。在快速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理必須與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，與時(shí)俱進(jìn)，做到快速、有效、合理、科學(xué)的管理，保障信息資源的有效性、科學(xué)性和完整性，確保企業(yè)檔案向數(shù)字化方向發(fā)展。