李雪華

（綏化職業(yè)技術(shù)教育中心，黑龍江 綏化 152000）

大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量大、速度快和多樣性的特點，將大數(shù)據(jù)運用在學校檔案管理工作中，信息處理和獲取速度大幅度提升。而且能夠快速從海量信息資源中篩選出自己需要的信息，實現(xiàn)了檔案信息的信息化和智能化管理，有效的提高了學校檔案管理工作的整體水平，為檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

1 大數(shù)據(jù)運用在學校檔案管理中的必要性

1.1 適應時代和學校的發(fā)展需要

大數(shù)據(jù)時代各行各業(yè)都加快了信息化建設的進程，特別是國家加強了網(wǎng)絡基礎(chǔ)設施的建設，這也為信息化建設的有序推進打下了堅實的基礎(chǔ)?；谶@種情況下，學校檔案管理工作也需要與時俱進，積極適應時代發(fā)展潮流，促進檔案管理工作整體水平的提升。特別是要重視先進理念和先進技術(shù)手段的應用，為學校檔案管理工作提供重要的技術(shù)保障，使檔案管理工作能夠滿足學校的發(fā)展需要。

學校檔案涉及各方面的信息資料，通過有效的運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，也能夠促進校內(nèi)外檔案信息資源的互通性，提高學校檔案的利用率。并通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，無論是學生還是教師都可以通過數(shù)據(jù)庫獲取到自己所需要的資源。特別是當前電子檔案已發(fā)展成為檔案的主要形式，這對檔案的管理和利用帶來了更多的便利性，能夠為學校管理決策提供更科學、可靠的信息支持。

1.2 優(yōu)化檔案資源管理

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案載體、儲存?zhèn)鞑ッ浇榈劝l(fā)生了較大的變化，特別是借助于云儲存和云服務模式實現(xiàn)了檔案信息資源的有效整合。檔案管理工作與信息技術(shù)的深度整合，紙質(zhì)檔案實現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，檔案信息管理和利用更具便捷性，檔案信息更具完整性和安全性，檔案信息管理和利用的整體水平有了大幅度的優(yōu)化和改善。

1.3 提高檔案管理人員的工作效率

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)在檔案管理工作中的應用，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，檔案管理流程進一步簡化，實現(xiàn)了檔案信息的快速檢索，檔案管理工作效率大幅度提升，有效保證了檔案信息的真實性。特別是在檔案信息利用過程中，借助于互聯(lián)網(wǎng)即能夠使檔案信息利用不受時間和時間的限制，檔案利用者能夠隨時提取和利用檔案信息，有效的提高了檔案利用效率，提高了檔案管理工作效率。

2 基于大數(shù)據(jù)的學校檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 樹立大數(shù)據(jù)管理意識

學校管理者需要加快自身思維理念的轉(zhuǎn)變，對大數(shù)據(jù)對學校檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，并樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，結(jié)合學校自身的實際，積極推進學校檔案管理模式的優(yōu)化創(chuàng)新，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案信息的收集、管理和歸檔。同時還要加強對檔案信息化建設工作的重視，加大投入力度，將檔案信息化建設納入學校重要日程安排上來，并強化檔案管理者的信息化素養(yǎng)，為檔案信息化和網(wǎng)絡化管理提供重要保證。學校檔案管理人員也要進一步強化自身的信息化意識，積極主動進行信息技術(shù)的學習，全面提高信息技術(shù)的應用能力，并在檔案管理工作中進行有效利用，加快推進檔案信息管理系統(tǒng)的建設，全面提高學校檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.2 加強檔案信息化建設

學校檔案信息化建設是一項較為系統(tǒng)的工程，目前大部分學校檔案信息化建設還處于起步階段，檔案信息化水平相對滯后。因此各學校需要與自身的實際情況相結(jié)合，加快構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，制定完善的檔案信息化建設的技術(shù)標準，并重視檔案基礎(chǔ)設施建設。即學校在實際工作中要加大資金投入，配置完善的軟硬件設施和檔案信息化建設的專業(yè)人才。同時還要通過平臺建設，及時完成檔案信息的收集、存儲和利用等，進一步推進檔案信息共享的實現(xiàn)。

學校要與自身發(fā)展需要相結(jié)合，通過建立與學校相適合的檔案信息數(shù)據(jù)庫，積極完善檔案信息管理系統(tǒng)。檔案管理人員通過后臺即能夠完成檔案管理工作，而且檔案信息檢索和利用效率大幅度提升。數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化和完善，全面提高了檔案信息檢索工作效率，為學校師生利用數(shù)據(jù)庫中檔案信息資源提供更多的便利性。另外，學校還要強化檔案管理平臺建設，并在平臺中設置多種模塊，這樣通過數(shù)據(jù)平臺不僅能夠進行檔案管理和利用，還能夠公開教育教學成果，還可以設置在線學習和在線服務等模塊，使學校師生借助地終端服務器能夠及時借助于平臺進行學習和創(chuàng)新。

2.3 實現(xiàn)檔案的可視化管理

依托于檔案管理平臺，學生能夠在線查看自己的平時表現(xiàn)。教師職工的個人檔案，可以將績效考評和教學貢獻納入檔案中來，借助于信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息的自動保存和完善。檔案管理人員借助于智能化手段可以為檔案利用者異地查詢和打印資料提供更多的便利性。通過合理應用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)，采用智能輸入方式，可以進一步保證檔案信息的真實性和準確性。為了保證檔案信息的安全性，學校還要重視網(wǎng)絡建設，不僅要設置防火墻和建立網(wǎng)絡保險柜等，管理人員還需要設置動態(tài)密碼，避免平臺被非法訪問。另外，檔案管理人員在實際工作中，還可以針對不同種類檔案信息進行標注，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)統(tǒng)計檔案信息的時間和價值等，針對關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)構(gòu)建可視化圖表，利用數(shù)據(jù)模型將檔案信息生成分析報告呈現(xiàn)出來，使教職工和學生能夠更直觀的查看相關(guān)數(shù)據(jù)信息。

2.4 強化檔案信息安全的管理

針對檔案信息要重視加密技術(shù)的應用，并通過設置具體的權(quán)限。由于傳統(tǒng)加密多采用數(shù)字密碼的形式，針對這種情況下，需要進一步完善檔案安全機制，為了保證檔案信息的安全，宜利用證書式數(shù)字簽名技術(shù)和手動簽名等方式，降低檔案信息泄露的可能性。并通過設置防火墻，保證檔案管理系統(tǒng)的安全運行。另外，還要借助于互聯(lián)網(wǎng)來設置監(jiān)控，利用電子檔案監(jiān)控技術(shù)來對檔案內(nèi)容實時進行監(jiān)控，進一步促進了檔案信息安全管理水平的提升。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)對學校檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，同時也帶來了良好的機遇。因此學校檔案管理工作中要抓好機遇，迎接挑戰(zhàn)，積極應用先進技術(shù)手段來創(chuàng)新檔案管理理念和管理模式，全面提高檔案信息化建設水平，并借助于檔案管理平臺，提高學校檔案信息的利用水平，為檔案信息資源共享目標的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。