范 瑤

（云南省昭通市紀(jì)委監(jiān)委，云南 昭通 657000）

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是提高單位管理標(biāo)準(zhǔn)的重要體現(xiàn)，特別是在當(dāng)前的社會背景下，市場競爭愈發(fā)激烈，信息的種類和傳遞方式也都相對靈活，如果仍按照傳統(tǒng)的檔案管理方式開展日常工作，則很難實現(xiàn)有效管理。對此，要加強(qiáng)信息技術(shù)的融合和應(yīng)用，并結(jié)合事業(yè)單位的特點(diǎn)制定特色化的發(fā)展路徑。

1 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的積極意義

隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用，各行各業(yè)都發(fā)生了顯著的變化，并產(chǎn)生了新的運(yùn)作模式。對于事業(yè)單位的檔案管理來說，電子化、信息化已經(jīng)極為常見，并引起了檔案管理部門的重視，如何在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)技術(shù)的選擇以及信息管理技術(shù)的應(yīng)用成為我們亟待思考的問題。值得注意的是，為適應(yīng)新的檔案管理模式，還應(yīng)加大對現(xiàn)有信息技術(shù)水平和設(shè)備的改善，確保收到理想的工作效果。

實際上，我國事業(yè)單位檔案管理信息化的水平并不高，個別單位還存在對檔案管理工作不重視的現(xiàn)象，甚至不具備檔案管理信息化的條件。鑒于此，事業(yè)單位要積極轉(zhuǎn)換管理工作意識，做好現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)，使檔案管理信息化成為可能，提高檔案管理的質(zhì)量和效率[1]。

2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略分析

2.1 把握檔案管理的信息化特征

首先，檔案管理信息化有助于檔案管理范圍的擴(kuò)大。傳統(tǒng)的檔案管理以及獲取信息的方式都存在一定的局限性，這造成了在檔案資源開發(fā)過程中對象的選取有特定的區(qū)域限制。而通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以對事業(yè)單位現(xiàn)有的資源管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，檔案管理不再受到時間或空間的限制，同時事業(yè)單位內(nèi)部各個部門之間以及兄弟單位之間的信息溝通渠道也更加的完善。其次，有效的應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理能夠推動檔案資源集成化的進(jìn)程，使管理工作的時效性大幅提升，無論是信息存儲量還是保存穩(wěn)定性都取得了理想的改善，檔案信息的唯一性和統(tǒng)一性也得到了控制[2]。

2.2 提升檔案信息管理的時效性

事業(yè)單位在加強(qiáng)自身檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要主動利用信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行備份和儲存，從而緩解傳統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)的時效性低等問題，從根本上提高檔案管理的質(zhì)量。在現(xiàn)代信息技術(shù)的作用下，以大數(shù)據(jù)為首的各類信息手段已經(jīng)逐漸成熟，在此基礎(chǔ)上，檔案管理的環(huán)節(jié)滯后性被有效解決。檔案管理人員在前期要做好紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)化，并綜合利用文字、圖片以及影像等方式實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，為后續(xù)的管理和使用建立基礎(chǔ)。長此以往，事業(yè)單位檔案管理的控制質(zhì)量會明顯提升，該方面的經(jīng)驗也得以積累，全面實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理信息化也成為可能。

2.3 推進(jìn)檔案管理精細(xì)化進(jìn)程

在當(dāng)前的時代背景下，信息技術(shù)也在不斷創(chuàng)新，其適用的范圍和匹配性也有所提高。對此，事業(yè)單位可充分利用檔案管理軟件的功能性作用，落實精細(xì)化管理制度。例如，通過檔案管理的信息化平臺直接檢索目標(biāo)檔案，并進(jìn)行讀取和調(diào)出等。相比之下，傳統(tǒng)的檔案管理過于依賴人力，而在軟件設(shè)備的影響下，精準(zhǔn)查找和選擇性都有了進(jìn)步，減輕管理壓力的同時也提高了管理效率。但為保證檔案管理精細(xì)化進(jìn)程的不斷深入，要加強(qiáng)人員素質(zhì)和信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，通過有關(guān)活動的舉辦和技術(shù)的推介增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識和工作主動性，從而提高事業(yè)單位檔案管理信息化的專業(yè)程度。

2.4 優(yōu)化檔案管理的信息化流程

作為信息傳播的載體，信息技術(shù)的應(yīng)用使事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變。為確保將信息管理技術(shù)的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來，不僅要根據(jù)單位特征和檔案管理的要求做好管理方法的科學(xué)選擇，而且也要對相關(guān)的管理規(guī)范和流程進(jìn)行調(diào)整。很多事業(yè)單位在實際的管理過程中只是停留在表面，如簡單的軟件操作和管理等，而沒有對應(yīng)的將流程優(yōu)勢放大，如檔案在線推送和閱覽過程監(jiān)督管理等，導(dǎo)致了很多功能沒有進(jìn)行深入開發(fā)。對此，事業(yè)單位應(yīng)利用內(nèi)部局域網(wǎng)的優(yōu)勢和成熟的溝通體系進(jìn)行信息化檔案管理通道的創(chuàng)設(shè)，并根據(jù)需要進(jìn)行輔助技術(shù)的配合使用，爭取構(gòu)建具有單位特色的檔案管理流程，加快檔案管理工作模式的升級。

2.5 深化共享式云技術(shù)的應(yīng)用

云技術(shù)是指具有超大儲存空間并能夠通過物理端口實現(xiàn)文件資源轉(zhuǎn)載的共享式管理技術(shù)，將其應(yīng)用在事業(yè)單位的檔案管理工作中，能夠增強(qiáng)檔案資源的共享程度，并逐漸進(jìn)行云管理模式的應(yīng)用。首先，政府應(yīng)對管轄區(qū)域內(nèi)的各類單位進(jìn)行統(tǒng)籌管理，確保系統(tǒng)應(yīng)用的安全性；其次，事業(yè)單位定期進(jìn)行自身檔案管理模塊的維護(hù)，防止信息的丟失和盜取等問題的出現(xiàn)；再次，建立專用共享通道，提高涉密檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)度；最后，提高云端管理與實際管理的融合性，增加以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的各類經(jīng)營管理措施應(yīng)用的可行性。

3 結(jié)論

對信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行研究，是推動事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展的重要載體，在此過程中既要發(fā)揮信息技術(shù)的特征優(yōu)勢，又要從人員意識出發(fā)，提高信息化技術(shù)的應(yīng)用程度，并通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)工作實現(xiàn)信息技術(shù)水平的全面提升，從根本上改變檔案管理的方式，保證事業(yè)單位檔案信息流通的順暢。