吳 婷

（阿壩州醫(yī)療服務(wù)指導(dǎo)中心，四川 阿壩藏族羌族自治州 624000）

1 大數(shù)據(jù)

1）大數(shù)據(jù)概念。大數(shù)據(jù)，也叫作“海量資料”、“巨量資料，”是指由于涉及資料信息過于龐大、無法使用常規(guī)軟件在短時間內(nèi)收集、歸納、處理的數(shù)據(jù)總和，擁有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型繁多、數(shù)量巨大的特點，是基于云計算的數(shù)據(jù)應(yīng)用模式[1]，為人們在知識學(xué)習(xí)、決策管理、辦公生活等方面，提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

2）大數(shù)據(jù)特點。大數(shù)據(jù)，英譯為：“Big Data”，是現(xiàn)代數(shù)字科技的一次顛覆性變革。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)成為最重要的核心資產(chǎn)，企業(yè)如果沒有使用大數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確預(yù)測、判斷用戶的實際需求、市場狀況、發(fā)展前景，就會在日益激烈的市場競爭中被淘汰。整體來看，大數(shù)據(jù)擁有以下四個特點：第一，體量巨大。在典型計算機硬盤中，其容量大多為TB量級，但在企業(yè)運營硬盤中，其數(shù)據(jù)量甚至能夠接近EB量級。第二，處理速度快。相比于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)挖掘，大數(shù)據(jù)擁有更加迅捷的數(shù)據(jù)處理速度。第三，價值密度低。就如何通過機器算法，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值“提純”目標(biāo)，也是現(xiàn)階段急需解決的問題之一。第四，類型眾多。包括非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)[2]。除去以文本為主的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，地理位置、視頻、音頻、網(wǎng)絡(luò)日志、圖片等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)急劇增多，并對數(shù)據(jù)實際處理水平提出了更高的要求。

2 電子檔案

1）電子檔案概念。所謂電子檔案，就是指利用計算機進行保存，同紙質(zhì)檔案對應(yīng)關(guān)聯(lián)的電子圖像文件合集，隨著大數(shù)據(jù)時代來臨，電子檔案愈加呈現(xiàn)出類型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)量龐大的特點。

2）建設(shè)目標(biāo)。電子檔案的建設(shè)目標(biāo)主要有兩個：第一，借助影像技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子形式加以保存管理。第二，將電子信息憑證化處理，制成電子檔案，并以此為基礎(chǔ)，制作擁有法律效力、可以直接閱讀、無法更改的文檔。實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理。

3 電子檔案功能設(shè)計

1）統(tǒng)一入口。通過借助板式電子數(shù)據(jù)文件、條形碼、影像等技術(shù)，做好對不同類別、介質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)封裝處理，將其轉(zhuǎn)為統(tǒng)一入口文件，最大程度確保電子檔案的有效性、真實性、可追溯性、完整性。

2）統(tǒng)一管理。相關(guān)工作人員應(yīng)遵照檔案管理規(guī)定，以流程化方式，做好檔案登記、整理、保存、移交、查閱、銷毀、備份等各環(huán)節(jié)工作，實現(xiàn)電子檔案生命周期監(jiān)控管理的全覆蓋，確保流程后臺日志的記錄[3]，隨時記錄項目、設(shè)備、內(nèi)容，以便于查詢。

3）滿足自定義需求。在電子檔案管理工作中，應(yīng)使用可滿足自定義需求的流程管理工具，為流程的維護性提供有效保障。在電子檔案的流程發(fā)生變化時，檔案工作人員可以利用平臺，對流程加以增添、刪除、修改，確保各類業(yè)務(wù)檔案管理的需求得到滿足。

4）實現(xiàn)功能拓展，滿足新業(yè)務(wù)加載需求。在搭建好統(tǒng)一電子檔案管理平臺后，通過常規(guī)檔案管理業(yè)務(wù)加載，確保不同操作人員都能在同一平臺上，管理各類別檔案。這一平臺，應(yīng)滿足多類別檔案業(yè)務(wù)加載需求，檔案工作人員結(jié)合新增的工作需求，使用平臺提供工具，對其他門類電子檔案予以添加、修改，通過對非通用格式圖像文件到通過格式文件的轉(zhuǎn)換，便捷圖像文件的查閱工作。

5）確保電子檔案真實、有效性。規(guī)范的工作程序、完善的管理制度、有效的安全防護技術(shù)是電子檔案管理工作的必備內(nèi)容。一方面，借助電子印章、數(shù)字證書等技術(shù)，可以為電子檔案的法律價值、依據(jù)性、憑證性提供保障。另一方面，確保電子檔案的傳輸、歸納、使用、整理過程足夠安全。檔案管理工作人員要對電子檔案安全級別予以清晰標(biāo)志，針對不同級別、不同內(nèi)容的電子檔案制定不同權(quán)限控制，實現(xiàn)對電子檔案形成、處理、歸檔、保存、銷毀全流程的安全記錄[4]，避免留下安全隱患。

6）方便管理。電子系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)，識別訪問數(shù)據(jù)的用戶身份。這一權(quán)限體系，可以對不同閱讀人群、保管期限劃定、涉密程度、管理模式予以適應(yīng)，滿足權(quán)限分級管理要求，實現(xiàn)臨時發(fā)放、分別配置、分組共享、共享使用等目標(biāo)，便于檔案人員的日常管理。

4 電子檔案建設(shè)保障方法

1）加大資金投入。相關(guān)檔案部門應(yīng)加大電子檔案建設(shè)資金投入，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，落實電子檔案建設(shè)責(zé)任，不斷創(chuàng)新檔案建設(shè)方法，對于電子檔案中存在的漏洞予以彌補，為后續(xù)檔案整理、轉(zhuǎn)移、覽閱工作奠定堅實基礎(chǔ)。

2）及時跟進大數(shù)據(jù)動態(tài)。無論是事業(yè)單位、行政機關(guān)、還是各級高校，在建設(shè)電子檔案時，要及時跟進大數(shù)據(jù)動態(tài)，以嶄新的技術(shù)視野，深入推進檔案的信息化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)更新迅速快、隨機性強、內(nèi)容量大，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜，存在郵件、音頻、視頻、圖片等多種非結(jié)構(gòu)化形式，不同格式間往往不兼容，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的獲取、研究、使用，難度較大[5]。在建設(shè)電子檔案時，要結(jié)合實際情況，制定滿足自身需求、符合數(shù)據(jù)發(fā)展的電子檔案，確保其實用性。

3）制定嚴(yán)格的檔案體系標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)部門要建立信息安全管控平臺和各級數(shù)字檔案室，確保電子檔案信息的發(fā)布、通報、管控一體化目標(biāo)得以實現(xiàn)，嚴(yán)格按照相關(guān)計算機信息管理系統(tǒng)要求，按照遵照規(guī)定，執(zhí)行檔案信息安全管理指標(biāo)，通過使用測評軟件，加強安全測評體系完善，根據(jù)研究、制定出相應(yīng)的電子檔案應(yīng)激預(yù)案，并定期開展模擬訓(xùn)練。落實責(zé)任擔(dān)當(dāng)，嚴(yán)格執(zhí)行《電子檔案移交與接收辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)定[6]，做好檔案保存、接受試點工作，為電子檔案管理提供有效保障。

4）以服務(wù)為核心，建立檔案信息化體系。各級檔案部門要凝聚力量、統(tǒng)一思想，互相合作，深入推進檔案信息化建設(shè)，對于建設(shè)中存在的問題予以及時協(xié)商解決，保持和各級信息化領(lǐng)導(dǎo)小組的密切交流，在本地電子民生、民政信息化建設(shè)中融入電子檔案體系，加快新技術(shù)的研發(fā)和推廣應(yīng)用，不斷突破電子檔案信息建設(shè)的壁壘，通過建立完善相關(guān)信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息共享與交換目標(biāo)。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的降臨，為檔案管理工作帶來了革命性的改變。在現(xiàn)代社會，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式正逐漸被電子檔案管理方式取代，檔案信息量也急劇增加，通過優(yōu)化電子檔案管理方式，健全相關(guān)管理制度，能夠有效提高電子檔案管理水平，為檔案查找、覽閱、轉(zhuǎn)移提供便捷，受到全社會的認可，并得到了廣泛應(yīng)用。檔案管理人員通過實踐，不斷積累工作經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，創(chuàng)新大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理理念，不斷提高專業(yè)能力，為電子檔案管理工作貢獻力量，滿足用戶需求，以推動社會的整體進步。