王太斌

（山西省呂梁市孝義市應(yīng)急管理局，山西 呂梁 032300）

在應(yīng)急管理檔案系統(tǒng)中，由紙質(zhì)版檔案材料轉(zhuǎn)化為大數(shù)據(jù)下的網(wǎng)絡(luò)材料，不僅增加了數(shù)據(jù)的儲備量，更加提高了檔案的使用壽命，同時避免了紙質(zhì)版材料使用過程中造成的磨損環(huán)節(jié)。在檔案管理中，積極借助信息化平臺和網(wǎng)絡(luò)資源，不僅可以使檔案管理系統(tǒng)更加透明化，資源調(diào)配更加迅速，而且對于應(yīng)急突發(fā)事件的反應(yīng)更加靈敏，但是在構(gòu)建應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還存在一些不足仍需要進一步的努力。

1 傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)時代發(fā)展

隨著信息化時代的到來，檔案資料管理系統(tǒng)迎來了不斷增加的數(shù)據(jù)以及資料，檔案內(nèi)容的不斷增多，類型的不斷豐富使得傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不堪重負，近年來，部分應(yīng)急管理系統(tǒng)對于資料檔案、人力資源檔案、以及其他相關(guān)檔案的管理方式仍局限于傳統(tǒng)模式下的人工操作、整理，由于部分機器設(shè)備的老舊程度過大而導致的數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)誤差層出不窮，面對這樣的局面，當前的應(yīng)急管理系統(tǒng)仍然存在著對檔案管理重視程度不足的問題，如果想要構(gòu)建完備的檔案管理系統(tǒng)首先需要領(lǐng)導層的重視，其次需要資金和技術(shù)的投入，另外，工作人員認真負責的態(tài)度也很重要，只有工作人員熟悉了信息化工作流程，檔案管理信息化建設(shè)的流程才能如魚得水，但是事實說明，部分相關(guān)單位的領(lǐng)導人員并沒有認識到構(gòu)建信息化檔案管理體系的重要性，沒有設(shè)立專門的部門管理檔案文件，對于已經(jīng)破損、遺失的檔案缺乏補救政策，檔案管理、查找難度較大，不能為服務(wù)對象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對于資金以及技術(shù)的支持依舊很薄弱，不僅沒有形成合理規(guī)范的制度，甚至對于新型檔案制度建設(shè)的了解仍有不足。

2 建設(shè)應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案管理信息化的措施

2.1 形成檔案管理信息化建設(shè)意識，重視信息化建設(shè)進程

21世紀是信息化的時代，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)經(jīng)過時間的錘煉和不斷的實踐，已逐步深入人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷妫谵k公以及管理方面應(yīng)用的更加廣泛，目前，信息化技術(shù)正以其體積小、反應(yīng)快、儲存量大、節(jié)約人力資源等優(yōu)秀特點逐步進入檔案管理系統(tǒng)，而應(yīng)急管理系統(tǒng)作為必不可少且對所儲存信息反應(yīng)速度要求較高的系統(tǒng)，其檔案管理信息化建設(shè)節(jié)奏刻不容緩，然而檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)就是要形成檔案管理信息化建設(shè)的意識，在此基礎(chǔ)上，應(yīng)急管理系統(tǒng)領(lǐng)導層應(yīng)積極帶動領(lǐng)導班子，自上而下地開展檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，逐步推進數(shù)字化辦公方式、信息化資源儲存方式以及網(wǎng)絡(luò)化地查詢方式，加強檔案管理系統(tǒng)的信息化技術(shù)支持，派出專門的技術(shù)人員深入檔案管理系統(tǒng)，逐步引導、推進檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)進程，倡導工作人員互相監(jiān)督，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，利用現(xiàn)代信息化科技手段，通過電子掃描、文檔轉(zhuǎn)換，鍵盤錄入等方式將原有的資料數(shù)據(jù)按照年份、重要性、體量大小分批錄入電子系統(tǒng)使其儲存到網(wǎng)絡(luò)云盤中，便于后期使用時的查詢工作，在檔案錄入時，工作人員要嚴謹認真、踏實負責，重視每一條數(shù)據(jù)，做到“不錯錄”、“不遺漏”，并積極做好目錄工作，以備來日之需。

2.2 引進先進基礎(chǔ)設(shè)施，增強人員專業(yè)水平

經(jīng)濟發(fā)展水平?jīng)Q定基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，經(jīng)濟投入情況決定信息化設(shè)備引進情況，應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案管理信息化穩(wěn)步朝前發(fā)展的另一個前提是管理人員的足夠重視和資金投入的足夠充足，在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)備支持較為簡單，基礎(chǔ)設(shè)施多為簡單的檔案袋、復(fù)印機、打印機等，這些設(shè)備的大范圍使用不僅會消耗大量的人力物力，在后續(xù)工作中的系統(tǒng)管理也存在著較大的問題，不利于檔案系統(tǒng)的快速運轉(zhuǎn)。

為順應(yīng)應(yīng)急管理系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)，領(lǐng)導層應(yīng)積極推進檔案管理信息化建設(shè)，將引進如更高水平的電子打印機、掃描儀、電腦硬件等基礎(chǔ)信息設(shè)備放在引進信息化基礎(chǔ)設(shè)施的首要地位，為應(yīng)急管理系統(tǒng)配置順應(yīng)信息化發(fā)展的設(shè)備，在基礎(chǔ)設(shè)施配套健全的前提下，設(shè)置專門的人員、部門系統(tǒng)地管理應(yīng)急管理系統(tǒng)中的所有檔案信息，并及時倡導、組織檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓，為其講解例如信息云盤的操作方式、云檔案庫的使用方法、相關(guān)公眾號的運營方式以及基本的辦公軟件WORD、WPS等的正確使用方法，提升其使用計算機網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)，加快工作效率、提升工作質(zhì)量，積極促進各部門之間的有效交流，加強部門檔案管理，充分合理地利用人力資源，將基礎(chǔ)設(shè)施的作用發(fā)展到最大化。

2.3 構(gòu)建完善的檔案管理制度，重視應(yīng)急事件電子檔案管理

應(yīng)急管理系統(tǒng)自形成發(fā)展到今天，一直致力于對突發(fā)性事件做出反應(yīng)與回饋，在許多的重大突發(fā)性事件中均有所建樹，因而其檔案管理系統(tǒng)中儲存著大量的關(guān)鍵信息和重要文件，由于部分年代久遠且資料龐雜，在紙質(zhì)版檔案管理以及電子版檔案建設(shè)的過程中容易造成檔案資源損傷、丟失，因此，在應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中如果沒有合理完備的檔案管理制度，極易造成重要數(shù)據(jù)資源丟失、云端錄入數(shù)據(jù)真實性不足、信息化工作管理不到位、缺乏檔案管理統(tǒng)一標準等問題，為避免以上問題，應(yīng)急管理系統(tǒng)應(yīng)積極創(chuàng)建信息化檔案管理章程，對于年代久遠且涉及范圍較廣的檔案管理，相關(guān)工作人員應(yīng)及時調(diào)查、探索，對于遺漏的部分及時恢復(fù)整理，專業(yè)性知識涉及較多的檔案，工作人員不可盲目歸納、整理，應(yīng)積極主動詢問相關(guān)專業(yè)人員，提出完備的檔案管理方案，在某些檔案涉及圖標、圖表以及難以繪制和復(fù)原的圖案時，工作人員應(yīng)尋求技術(shù)支持，由專門的圖案繪制人員進行圖案的收集和繪制，只有形成完備的云檔案管理制度，才能保證應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的高效率、高質(zhì)量運行。

3 結(jié)束語

綜上所述，在應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中提高對檔案管理的重視度，不斷引進先進的基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建完備的信息化管理制度并逐步加強檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，可以為應(yīng)急管理系統(tǒng)的工作帶來極大便利，為其服務(wù)對象創(chuàng)建良好的服務(wù)環(huán)境，加快檔案管理工作人員辦公效率，提高檔案管理工作時效性，使檔案資源利用最大化，然而在應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)的過程中也不是一帆風順的，工作人員仍要積極克服所遇困難，堅持為人民服務(wù)，堅持將應(yīng)急管理系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)到底。