徐文莉

（兗礦魯南化工有限公司，山東 棗莊 277527）

在信息化的大背景下，企業(yè)應(yīng)該充分利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的信息化變革，提升檔案管理的效率，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營利潤的提升。當(dāng)前，我國的企業(yè)檔案管理工作還存在著一些問題，企業(yè)應(yīng)該運(yùn)用多種措施提高檔案管理能力，提升檔案管理水平。

1 企業(yè)檔案管理信息化的重要意義

1.1 信息化的時(shí)代需求

首先，企業(yè)在日常經(jīng)營中會(huì)產(chǎn)生大量的經(jīng)營信息和其他企業(yè)信息，這些信息和資料對企業(yè)的經(jīng)營來說至關(guān)重要。因此，企業(yè)產(chǎn)生了對檔案管理工作的需求。傳統(tǒng)的檔案管理工作相對冗雜，不利于企業(yè)檔案的搜集、整理工作，公司員工在使用企業(yè)檔案信息時(shí)，也比較不方便。而在新的信息化背景下，企業(yè)的對外經(jīng)濟(jì)往來更呈現(xiàn)爆炸性的增長，企業(yè)的經(jīng)營檔案的內(nèi)容也呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)的增長，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，已經(jīng)不適于企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)需要運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。其次，信息化技術(shù)的發(fā)展本身可以提高檔案管理的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，國家的信息化水平越來越高。國家對信息化領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)施投資一直在持續(xù)增長，企業(yè)運(yùn)用信息技術(shù)的成本一直在不斷下降，因此，使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不但可以提高企業(yè)檔案管理的效率，還可以降低企業(yè)的檔案管理的成本，提高企業(yè)經(jīng)營的利潤。

1.2 方便檔案管理工作

首先，隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)的使用成本已經(jīng)顯著的降低。企業(yè)利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以提高檔案管理效率，降低人力成本，提升經(jīng)營利潤。而且，信息化時(shí)代的檔案管理技術(shù)變得越來越人性化，變得利于操作。這也降低了將信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理的難度。其次，信息化的檔案可以使企業(yè)對檔案信息的使用變得方便。與紙質(zhì)檔案相比，電子數(shù)據(jù)化的企業(yè)檔案可以讓企業(yè)工作人員在短時(shí)間內(nèi)搜尋到所需使用的檔案信息，提高企業(yè)對檔案信息的利用效率。最后，企業(yè)利用信息化的手段進(jìn)行檔案管理，可以節(jié)約紙質(zhì)資源的使用，更有利于生態(tài)保護(hù)。電子數(shù)據(jù)化的檔案信息也更方便被整合，這也提升了檔案管理的效率。

2 信息化背景下企業(yè)檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理工作的理解不到位

雖然在現(xiàn)代市場競爭中，企業(yè)的檔案管理工作變得越來越重要。但是，在過去相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)，企業(yè)并不重視檔案管理工作。企業(yè)在過去更加重視經(jīng)營成本的問題，并盡可能縮減部門以實(shí)現(xiàn)經(jīng)營利潤的增加，檔案管理部門的設(shè)置一直不健全。企業(yè)對檔案管理工作的理解不到位，低估了檔案管理工作的重要性，阻礙了檔案管理工作的信息化變革。

2.2 對檔案管理工作的投入不足

在信息化背景下，企業(yè)提高檔案管理工作效果的前提就是重視對檔案管理軟硬件的投入。軟硬件的投入需要企業(yè)增加資金。但是在現(xiàn)實(shí)經(jīng)營中，大部分企業(yè)不愿意在檔案管理工作中投入大量資金。首先，檔案管理工作不是直接創(chuàng)造企業(yè)利潤的工作，企業(yè)沒有動(dòng)力對檔案管理進(jìn)行信息化改革；其次，企業(yè)也沒有充足的資金進(jìn)行檔案管理的改革，有限的資金都被企業(yè)用來改進(jìn)產(chǎn)品生產(chǎn)或者擴(kuò)展銷售渠道。因此，企業(yè)的檔案管理部門得不到足夠的軟硬件發(fā)展資金。企業(yè)在進(jìn)行信息化變革時(shí)，要先將過去的檔案進(jìn)行分類、整理。而在過去的檔案管理工作中，很多企業(yè)的檔案管理工作人員都沒有做到檔案的科學(xué)化管理，檔案被分散地收集于資料室之中。這增加了企業(yè)進(jìn)行信息化檔案管理的前期成本，阻礙企業(yè)對檔案管理工作進(jìn)行投入。

2.3 檔案管理工作技能不足

企業(yè)在經(jīng)營中，對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致其對檔案管理工作人員的工資安排比較低。相關(guān)的工作人員因?yàn)檩^低的待遇而工作動(dòng)力不足。工作技能較強(qiáng)的勞動(dòng)者不愿意投身到檔案管理工作中。但是由于檔案管理重要性的提高，企業(yè)需要更高素質(zhì)的檔案管理人員，需要工作人員提高工作興趣。檔案管理人員應(yīng)該具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、檔案管理技術(shù)等多種職業(yè)技能。

3 信息化背景下企業(yè)檔案管理的改善策略

3.1 加強(qiáng)對檔案管理工作的理解

企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的理解。對檔案管理工作的創(chuàng)新理解，是改善檔案管理工作狀況的前提條件。檔案管理工作人員應(yīng)該將為企業(yè)服務(wù)作為檔案管理工作的主要目的，將信息化的檔案管理作為工作的未來發(fā)展方向。企業(yè)應(yīng)該建立和完善員工的培訓(xùn)制度，訓(xùn)練企業(yè)員工的檔案管理技能，在培訓(xùn)中提升工作人員對檔案管理工作的理解。

3.2 加大對檔案管理工作的投入

企業(yè)應(yīng)該加大對檔案管理工作的投入，加強(qiáng)對檔案管理軟硬件系統(tǒng)的資金支持。企業(yè)可以劃撥專用資金構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。企業(yè)員工可以利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)分享檔案管理信息，滿足公司員工對經(jīng)營信息的需要。企業(yè)應(yīng)該持續(xù)維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的工作效率，改革和完善檔案管理工作。企業(yè)在運(yùn)用信息化技術(shù)時(shí)，應(yīng)該構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理規(guī)則，保證檔案管理工作的科學(xué)性。企業(yè)除了內(nèi)部的平臺(tái)建設(shè)之外，還應(yīng)該建立企業(yè)檔案的外部平臺(tái)，方便在全互聯(lián)網(wǎng)范圍內(nèi)進(jìn)行電子檔案的管理工作，提高檔案的利用效率。

3.3 提升檔案管理工作技能

企業(yè)應(yīng)該鍛煉員工的檔案管理技能。首先，企業(yè)應(yīng)該落實(shí)檔案管理的責(zé)任制度。企業(yè)應(yīng)該將檔案管理工作的內(nèi)容細(xì)化為幾個(gè)不同的工作，將具體的工作內(nèi)容和責(zé)任分配到具體的工作人員。其次，企業(yè)應(yīng)該明確工作績效，建立工作的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度。企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格工作人員的管理，對工作人員的有利于公司發(fā)展的行為進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對工作人員違反公司章程的行為及時(shí)懲罰。企業(yè)可以通過獎(jiǎng)懲制度提高員工的工作積極性。最后，企業(yè)應(yīng)該建立企業(yè)檔案管理的維護(hù)機(jī)制，對企業(yè)的軟硬件進(jìn)行定期維護(hù)，保證企業(yè)軟硬件的可持續(xù)使用狀態(tài)。企業(yè)的軟硬件需要持續(xù)投入，需要隨著信息技術(shù)的變化而改進(jìn)，企業(yè)應(yīng)該及時(shí)關(guān)注信息技術(shù)的革新消息，在發(fā)生技術(shù)更新?lián)Q代時(shí)，及時(shí)進(jìn)行企業(yè)軟硬件的更新工作，保證企業(yè)軟硬件環(huán)境的良好性。

4 結(jié)語

在信息化背景下，進(jìn)行企業(yè)檔案管理的信息化變革，是一項(xiàng)長時(shí)間的綜合性工作。企業(yè)工作人員為了更好地進(jìn)行檔案管理，需要堅(jiān)持提升自身的工作技能和工作意識(shí)，努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等新技術(shù)，幫助提高企業(yè)檔案管理水平。企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)該端正工作態(tài)度，在檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，滿足企業(yè)的檔案管理要求，促進(jìn)企業(yè)的秩序化經(jīng)營，提升企業(yè)效益，提升企業(yè)的市場競爭力。