付 林

（濱州市沾化區(qū)下河鄉(xiāng)農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心，山東 濱州 256600）

檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合是其新的進(jìn)步方向，也是一個(gè)必然的趨勢，但是我國的檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)間還短，其中存在很多的問題，影響了信息技術(shù)重要作用的發(fā)揮。

1 新時(shí)代檔案信息化建設(shè)的重要性

傳統(tǒng)的檔案管理一般采用的是紙質(zhì)版檔案，在進(jìn)行檔案的調(diào)取、查詢及保存時(shí)花費(fèi)很多時(shí)間，而且紙質(zhì)版檔案在保存時(shí)經(jīng)常會出現(xiàn)檔案的遺漏等問題。在檔案業(yè)務(wù)較多、較繁瑣的情況下，紙質(zhì)版檔案很大程度上增加了檔案管理工作的難度。信息化檔案管理很好地避免了這些問題。首先，增強(qiáng)了檔案管理的安全性。信息化檔案采用網(wǎng)絡(luò)連接、數(shù)字化存取的方式等，在檔案的調(diào)取和查詢時(shí)只需簡單檢索即可，保存檔案信息時(shí)也非常方便、不易出現(xiàn)丟失，提升了檔案管理的安全性和效率。同時(shí)，信息化建設(shè)改變了檔案管理方法，可以利用信息化技術(shù)采取多種檔案管理方法，針對不同內(nèi)容的檔案管理采取針對性的檔案管理辦法，提高檔案管理的管理水平，使檔案管理能夠緊跟時(shí)代、與時(shí)俱進(jìn)。

2 檔案管理信息化具體工作

1）檔案資料收集。所有這些檔案的收集及管理工作，都以信息化技術(shù)手段為依托實(shí)行信息化管理，確保檔案收集管理工作高效落實(shí)，數(shù)據(jù)清晰完成，且不存在信息疏漏或者丟失現(xiàn)象。

2）檔案資料管理。在對檔案資料進(jìn)行入庫前，對各科室檔案案卷質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證案卷質(zhì)量完好入庫，對于不符合入庫要求的檔案資料，按《檔號編制規(guī)則》進(jìn)行指導(dǎo)并幫助進(jìn)行整理。

3）健全檔案管理體系。按照檔案管理信息化要求，建立完善的管理體系，將檔案接收、整理等工作實(shí)現(xiàn)信息化管理，確保檔案資料的正確性和完整性。

4）檔案資料的檢索利用。檔案管理工作其中很重要的一部分就是對各科室全引目錄的接收和整理工作，對各科室報(bào)送的冊全引目錄進(jìn)行整理并精裝成冊；在原有檢索工具的基礎(chǔ)上，根據(jù)局內(nèi)檔案利用情況不斷完善和增加，續(xù)添專題目錄，健全檢索體系。

5）檔案資料保護(hù)。檔案管理人員肩負(fù)著各類檔案資料的安全管理工作，要定期對其數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查，填寫登記簿；對檔案資料庫內(nèi)溫濕度按照要求進(jìn)行調(diào)控，及時(shí)對檔案資料進(jìn)行除塵、消毒，定期清理庫房衛(wèi)生并進(jìn)行安全檢查，避免出現(xiàn)任何事故。

6）檔案資料統(tǒng)計(jì)。做好檔案資料的登記與統(tǒng)計(jì)工作，建立各種登記統(tǒng)計(jì)簿冊并及時(shí)進(jìn)行登記統(tǒng)計(jì)。

3 加速檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的幾點(diǎn)思考

3.1 加大檔案信息化建設(shè)資金投入

隨著信息技術(shù)的更新?lián)Q代，社會上的信息每天都在發(fā)生變化，為確保檔案資源的時(shí)效性和完整性，檔案管理部門必須將最新的信息收錄到信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，確保檔案中收錄的信息具有更高的價(jià)值；而這些工作同樣離不開資金的投入。同時(shí)，信息技術(shù)一直存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題，只有不斷完善網(wǎng)絡(luò)安全體系建設(shè)，設(shè)置更強(qiáng)的安全防護(hù)系統(tǒng)，才能確?，F(xiàn)有檔案信息不被輕易獲取。此類日常管理的資金投入，也應(yīng)劃入檔案信息化建設(shè)的資金預(yù)算內(nèi)。

3.2 完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

在建設(shè)檔案信息化體系過程中，專業(yè)的硬件、軟件及系統(tǒng)是必不可少的基礎(chǔ)設(shè)施，只有設(shè)施的不斷完善才能確保信息化體系的穩(wěn)健運(yùn)行。首先，在軟件方面，需要找到最適合的平臺，并且能夠和平臺建立起長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，這樣能夠節(jié)約很多軟件開發(fā)和維護(hù)的時(shí)間，適合的軟件系統(tǒng)能夠有效提高檔案管理的效率。在硬件方面，必須確保硬件設(shè)施的質(zhì)量安全，通過規(guī)范渠道采購硬件設(shè)備，確保硬件系統(tǒng)能夠安全、穩(wěn)定的運(yùn)行；此外，硬件系統(tǒng)也有使用周期，為了提升信息系統(tǒng)的使用效率，需要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新硬件設(shè)備，如果發(fā)現(xiàn)有問題的硬件也要及時(shí)更換。另外是系統(tǒng)配置問題。檔案管理所需的信息化系統(tǒng)不但能夠完成各種檔案管理任務(wù)，還要具有超大的內(nèi)存儲備空間，這樣能夠方便大量的檔案信息得到長期的完整保存；在實(shí)際操作過程中，如果軟硬件設(shè)施及信息化系統(tǒng)出現(xiàn)問題，必須及時(shí)與管理部門取得聯(lián)系，迅速作出應(yīng)對。

3.3 制定規(guī)范化的檔案管理制度

檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化管理，其管理方法及步驟需要有固定的模式；操作人員必須按照規(guī)定完成各項(xiàng)工作，才能確保檔案管理工作的高效性。信息化建設(shè)就是為了建設(shè)一個(gè)高效、規(guī)范的檔案管理體系，避免重要檔案資料不會被損毀或遺失，方便有需要的人員查閱。因此，在日常工作中，要制定完善的管理制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，不允許任何人隨意更改操作步驟，利用管理制度監(jiān)督管理人員按照規(guī)定的步驟完成工作內(nèi)容。要特別注意的是，制定規(guī)章制度要全面考慮問題，以加強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識為主、處罰措施為輔，讓工作人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，自覺遵守檔案信息化相關(guān)制度。

3.4 加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度

從事檔案信息化建設(shè)的工作人員不僅需要專業(yè)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和能力，還需要精通計(jì)算機(jī)方面的知識，這樣才能勝任完善建設(shè)信息化檔案管理體系的重任。在日常工作中，檔案管理所涉及的內(nèi)容很多，檔案資料的收集、統(tǒng)計(jì)、分類、管理等工作都需要管理人員具有專業(yè)的檔案管理工作能力。在檔案管理和使用過程中，工作人員要熟練使用計(jì)算機(jī)，通曉信息化管理方面的知識，能夠做好日常的系統(tǒng)使用及維護(hù)工作，及時(shí)將檔案資料收錄到信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中。因此需要聘請專業(yè)的檔案信息化建設(shè)人員，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，激發(fā)全體工作人員對本職工作的熱愛，通過各種方法在人力資源上保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.5 利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)之一，是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。因此，相關(guān)部門需要在有限的條件下盡可能投入更多的人力、物力來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。首先要制定完善的數(shù)字檔案信息目錄，人們可以通過目錄來篩選所需要的內(nèi)容，工作人員要將現(xiàn)有檔案信息內(nèi)容詳盡收錄其中，并且配有對應(yīng)的圖片信息，這樣能夠有效提高檔案信息的使用效率。要拓寬檔案資源共享渠道，利用遠(yuǎn)程查閱功能提高信息系統(tǒng)的乏味功能；開始網(wǎng)絡(luò)評估體系，采用鏈接方式整合檔案資源，進(jìn)一步完善檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案資料一站式在線閱讀。信息技術(shù)改變了人類獲取信息的途徑，信息化建設(shè)要讓這種便捷服務(wù)體現(xiàn)在檔案資源共享方面，讓更多人受益。應(yīng)將檔案信息管理體系與辦公系統(tǒng)無縫集成，實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)的信息整理、分類，提高辦公效率。同時(shí)要對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化的整合、加工，形成更加符合時(shí)代發(fā)展需要的資料內(nèi)容。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的先進(jìn)性得到了所有領(lǐng)域的認(rèn)可，在這樣的形勢下，檔案管理工作也必須做出改變，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改進(jìn)，積極的引入信息技術(shù)，把信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，形成檔案信息化建設(shè)，通過這樣的方式，來提升檔案管理的效率，并且還可以實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存，對于我國檔案管理部門來說，檔案信息化建設(shè)有非常重要的意義。