王冬梅

（吉林藝術(shù)學(xué)院，吉林 長春 130021）

近年來，信息技術(shù)在高校檔案管理工作中有著廣泛的應(yīng)用，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來進(jìn)行檔案信息資源的加工、管理和利用，打破了傳統(tǒng)管理技術(shù)的局限，從而有效提升了高校檔案工作的效率。由此可見，高校檔案數(shù)字化工作是一場革命，通過數(shù)字化信息能夠挖掘信息中的潛在價值，真正發(fā)揮出了信息資源的有效性，同時也實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，因此要加強(qiáng)對高效檔案數(shù)字化的研究，進(jìn)而推動高校檔案工作的良好發(fā)展。

1 高校檔案數(shù)字化的總體策略

1.1 以需求為導(dǎo)向

在開展高校檔案數(shù)字化建設(shè)時，需要以需求為導(dǎo)向，在此基礎(chǔ)上建立一個操作便捷的平臺，從而提升數(shù)據(jù)處理的效率和質(zhì)量。高校檔案數(shù)字化能夠準(zhǔn)確地反映出教學(xué)方面的實(shí)際情況，可以根據(jù)實(shí)際需求來進(jìn)行管理和操作，不僅具備操作便捷性的特點(diǎn)，還能夠保證平臺運(yùn)行的可靠性及安全性。對于高校檔案數(shù)字化的開展，應(yīng)該加強(qiáng)對相關(guān)技術(shù)、模式的創(chuàng)新，不斷提升信息化管理的實(shí)用性，這樣才能充分發(fā)揮出高校檔案數(shù)字化的應(yīng)用優(yōu)勢[1]。

1.2 落實(shí)好質(zhì)量管理計(jì)劃

對于高校檔案數(shù)字化的實(shí)施，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況來制定科學(xué)的質(zhì)量管理計(jì)劃，同時要明確高校檔案數(shù)字化的受眾主體，然后圍繞檔案數(shù)字化來進(jìn)行服務(wù)，不斷提升檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，以此來打破傳統(tǒng)管理技術(shù)的局限。另外，針對檔案資源老化、紙質(zhì)材料損壞嚴(yán)重等問題，必須堅(jiān)持“保護(hù)原件”的觀念，從而推動高校檔案數(shù)字化工作的有序開展[2]。

2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)方案

隨著信息時代的發(fā)展，信息技術(shù)在高校檔案數(shù)字化建設(shè)中有著重要作用，包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖形信號處理技術(shù)等，起到連接檔案管理各個環(huán)節(jié)的作用，繼而為管理者實(shí)時提供重要的信息數(shù)據(jù)，以此來提升數(shù)據(jù)管理的效率，促使高校檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，大大提高信息平臺運(yùn)行的安全性，從而打造一個安全、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)信息管理平臺[3]。

2.1 檔案數(shù)字化方案步驟

首先要建立檔案數(shù)字化平臺。在檔案數(shù)字化平臺中，涉及的建設(shè)內(nèi)容有很多，如硬件、軟件等。對于硬件建設(shè)來說，硬件建設(shè)的內(nèi)容較為簡單，相較于軟件建設(shè)來說建設(shè)難度不高，而軟件建設(shè)需要面臨較大的難題，涉及的問題多為安全問題、標(biāo)準(zhǔn)問題及存儲問題。另外，檔案數(shù)字化軟件建設(shè)的影響因素還包括技術(shù)處理等方面的問題，所以要根據(jù)實(shí)際情況來選擇有效的檔案管理方法，從而建立完善的數(shù)字化管理平臺。

2.2 實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)

信息時代下的高校檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)以下目標(biāo)：首先是具有明顯的利用優(yōu)勢，可以為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷豐富用戶的使用體驗(yàn)，改善過去傳統(tǒng)技術(shù)操作的不足之處，從而有效提升高校檔案數(shù)字化的效率。通過數(shù)字化平臺可以實(shí)現(xiàn)不同檔案信息的分類，然后將這些信息數(shù)據(jù)匯集在一起，促使用戶能夠根據(jù)自己的需求來進(jìn)行選擇，大大提高了信息資源的利用率。其次是加強(qiáng)和使用者的交流，通過檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)不同形式之間的交流，有利于優(yōu)化傳統(tǒng)管理形式的不足之處，讓管理人員可以更加全面地了解用戶的需求，進(jìn)而提升管理服務(wù)的質(zhì)量。第三是管理質(zhì)量高。與過去檔案管理工作相比，高校檔案數(shù)字化能夠減少人為操作失誤的問題，可以根據(jù)用戶的實(shí)際需求來提供高質(zhì)量的服務(wù)，同時能夠?yàn)楣芾碚咛峁┘夹g(shù)開發(fā)、問題解決等方面的依據(jù)，自身具有極高的應(yīng)用價值，能夠創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。

3 高校數(shù)字檔案的利用問題

3.1 在相應(yīng)信息基礎(chǔ)上建立

針對目前高校檔案數(shù)字化工作的開展，應(yīng)該在相應(yīng)的信息基礎(chǔ)上進(jìn)行建立，以此來保證檔案數(shù)字化的利用價值，從而發(fā)揮出高校檔案數(shù)字化的應(yīng)用效果。對此，可以從以下幾點(diǎn)著手：一是建立完善的數(shù)據(jù)信息庫，將數(shù)字文本和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效的連接，打破傳統(tǒng)管理平臺的局限，從而提升信息資源的利用率。二是要拓展檔案管理的服務(wù)功能，增加線上申請、下載、閱讀及打印等功能，豐富用戶的使用體驗(yàn)，為用戶提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，進(jìn)而推動高校檔案數(shù)字化工作的開展。

3.2 利用形式

現(xiàn)階段，高校檔案數(shù)字化的利用形式主要有：一是在數(shù)字化平臺上歸納相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，然后將檔案掃描件與數(shù)據(jù)庫相連接，以此來實(shí)現(xiàn)信息化管理。二是采取單件利用的形式。單件利用主要采取紙質(zhì)檔案管理，這種管理形式具有很大的局限性，如果不能保證信息化管理手段選擇的合理性，就會導(dǎo)致數(shù)字化工作失去有效性，從而不利于高校檔案管理效率的提升[4]。

3.3 數(shù)字檔案與利用的相互作用

通常來說，數(shù)字化目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)與利用程度有關(guān)，如果不能發(fā)揮出有效的利用價值就會影響數(shù)字化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，對于檔案管理人員來說，應(yīng)該加強(qiáng)對數(shù)字檔案管理與利用的探索，不斷挖掘高校檔案數(shù)字化的功能價值，同時要積極開發(fā)相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，從而打造出高質(zhì)量的數(shù)字化產(chǎn)品，使其可以發(fā)揮出利用價值，以此來為用戶提供豐富的使用體驗(yàn)，這樣才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案與利用的相互作用，繼而減少數(shù)據(jù)資源浪費(fèi)的情況出現(xiàn)，達(dá)到提高數(shù)字化工作質(zhì)量的目的。

4 結(jié)語

在信息化時代下，高校檔案數(shù)字化是必然的發(fā)展道路。受傳統(tǒng)觀念的影響，再加上不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況不同，致使高校在發(fā)展數(shù)字化檔案時遇到了很大的阻礙，所以要加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案數(shù)字化工作的重視，以此來實(shí)現(xiàn)資源信息共享。通過檔案數(shù)字化能夠打破傳統(tǒng)的管理形式，根據(jù)用戶的實(shí)際需求來制定針對性的管理策略，不僅拓展了信息數(shù)據(jù)管理的形式，同時也提高了高校檔案管理的效率，有助于解決管理過程中的各種問題，從而發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。