尤 艷

（陜西省榆林市榆陽區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位和居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦中心，陜西 榆林 719000）

社保業(yè)務(wù)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社保業(yè)務(wù)過程中，對(duì)具有價(jià)值和意義文件資料進(jìn)行儲(chǔ)存的過程，就是社保檔案的管理。其中包括了審核的材料，基本的信息，同時(shí)還包括了與參保相關(guān)的一系列流程內(nèi)容。隨著數(shù)字化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的不斷深入，社保檔案管理中也應(yīng)該不斷的融合數(shù)字化的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，讓更多的人民群眾享受到高品質(zhì)的公共服務(wù)，這也是提高服務(wù)品質(zhì)和效率的基本前提。

1 社保檔案數(shù)字化管理存在的問題

1.1 基礎(chǔ)工作較為薄弱

社保檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，需要以規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和信息化為前提。然而，根據(jù)目前我國的社保管理情況我們不難發(fā)現(xiàn)，在社保檔案管理的過程中出現(xiàn)了信息標(biāo)準(zhǔn)滯后的情況，在應(yīng)用軟件的過程中雜亂無章，缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。因此，社保檔案管理無法實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。這就導(dǎo)致社保檔案的數(shù)字信息在收集和整理的過程中會(huì)存在一定的誤差，也會(huì)影響到后期的鑒定保管和利用，而且還會(huì)阻礙社保檔案數(shù)字化的掃描工作。

1.2 缺少頂層合理規(guī)劃

社保檔案的數(shù)字化管理不僅系統(tǒng)而且復(fù)雜，需要多個(gè)部門共同配合工作，協(xié)調(diào)參與。例如：其中會(huì)涉及信息技術(shù)部門，社保業(yè)務(wù)辦理部門，以及檔案管理部門。然而目前來看，由于缺少整體的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，導(dǎo)致數(shù)字化的管理系統(tǒng)無法兼容于社保檔案的管理之中，各個(gè)部門無法協(xié)同溝通，拉低了整體的工作效率和水平。

1.3 安全保障不足

社保檔案數(shù)字化管理明顯有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，在數(shù)字化管理的過程中需要考慮到一些外在的危險(xiǎn)因素。例如：病毒的入侵和惡意的攻擊等等，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息安全已經(jīng)成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)，也正是因?yàn)槿绱耍畔踩蔀閿?shù)字化檔案管理建設(shè)過程中的一個(gè)重要障礙。

1.4 信息素養(yǎng)不高

社保檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，會(huì)提出更高的人力資源要求，需要檔案管理人員具備一定的綜合技能。然而目前來看從業(yè)人員大多處于兼職的狀態(tài)，很少有工作人員是專職的檔案管理人員，導(dǎo)致整體的從業(yè)人員專業(yè)水平不高，缺乏合理規(guī)范的數(shù)字化信息素養(yǎng)，因此無法滿足數(shù)字化管理提出的需求。

2 社保檔案數(shù)字化管理的強(qiáng)化對(duì)策

2.1 提升檔案規(guī)范化水平

社保檔案會(huì)包含較為廣泛的歸檔范圍，而且來源和渠道十分豐富，這也就意味著數(shù)字化管理任重而道遠(yuǎn)。因此，要想保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，必須先提出相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求，明確的劃分業(yè)務(wù)部門的職責(zé)。為此，需要成立負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化管理的工作小組，通過業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和工作的合理調(diào)配，做到部門與部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，根據(jù)檔案管理的實(shí)際要求，制定檔案信息歸檔編號(hào)查詢的規(guī)章制度，確保檔案的數(shù)字化管理能夠順利推進(jìn)。

2.2 加強(qiáng)檔案系統(tǒng)化融合

社保檔案的數(shù)字化管理離不開部門之間的共同配合與協(xié)調(diào)，因此，應(yīng)該在檔案管理中打造應(yīng)用的平臺(tái)，聯(lián)合OA自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，將系統(tǒng)平臺(tái)的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來，確保社保檔案的數(shù)字化管理工作能夠得到順利的推進(jìn)。此外，還應(yīng)該構(gòu)建專門的檔案數(shù)據(jù)庫，做到數(shù)據(jù)信息的及時(shí)上傳更新與后期維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。

2.3 豐富檔案數(shù)字化內(nèi)容

社保檔案中的信息是數(shù)字化管理的關(guān)鍵所在，因此要做好數(shù)字化信息的采集工作。紙質(zhì)資料中的信息數(shù)據(jù)以及相應(yīng)的錄像都應(yīng)該及時(shí)的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，確保當(dāng)然內(nèi)容的完整保障數(shù)字化管理工作能夠逐步的得到完善。也可以通過委托第三方的方式來進(jìn)行專業(yè)的數(shù)字化掃描和加工，同時(shí)專業(yè)的部門也要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)做好數(shù)字化信息的采集和整理。

2.4 增強(qiáng)檔案數(shù)字化素能

專業(yè)的檔案管理人員是檔案數(shù)字化管理中的堅(jiān)實(shí)后備力量，因此必須做好從業(yè)人員業(yè)務(wù)素能的培訓(xùn)工作，既要讓他們擁有充分的業(yè)務(wù)知識(shí)，也要掌握和大數(shù)據(jù)信息技術(shù)等相關(guān)的基本技能，確保從業(yè)者的業(yè)務(wù)修養(yǎng)能夠得到不斷的提升與鍛煉。此外，還應(yīng)該將更多的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)提供給從業(yè)者，通過業(yè)務(wù)骨干選拔的方式，來開展實(shí)地參觀和業(yè)務(wù)研討等活動(dòng)，也可以通過聘請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家進(jìn)行面對(duì)面的授課講解，保障從業(yè)者能夠在實(shí)踐和學(xué)習(xí)中強(qiáng)化自我的管理能力。

3 結(jié)束語

在社保制度不斷完善和發(fā)展的過程中，社保檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為社保事業(yè)未來發(fā)展的一個(gè)主要趨勢，也對(duì)社保行業(yè)的規(guī)范和進(jìn)步產(chǎn)生了積極的影響。因此，要想保障社保檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)與信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合，必須認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要意義，加大人力、物力的投入力度，實(shí)現(xiàn)觀點(diǎn)的創(chuàng)新，做好業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，如此才可以將社保機(jī)制的服務(wù)功能充分的發(fā)揮出來，讓人民群眾切身的享有到更高品質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。