陳曉玲

（內蒙古自治區(qū)錫林郭勒盟正鑲白旗檔案史志館，內蒙古 錫林郭勒盟 013800）

1 引言

信息時代，科技發(fā)展日新月異。在創(chuàng)新檔案管理理念的背景下，開展檔案管理信息化建設，要不斷研究檔案信息化建設的內涵、內容和特征，深度剖析日常工作中存在的不足和問題，采取有針對性的措施有效提高管理效率，推動檔案信息化建設的全面發(fā)展。

2 文書檔案信息化管理的優(yōu)點

檔案管理信息化系統(tǒng)的實現(xiàn)不但需要運用先進的檔案管理技術，還要求檔案管理人員在管理觀念上加快觀念轉變，不斷解放思想，開拓創(chuàng)新，只有如此才能使得文書檔案管理信息化效用達到最大發(fā)揮。以下就文書檔案信息化管理的優(yōu)點進行了詳細闡述。

2.1 提高了辦公效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整齊全，避免漏寫或漏抄。在用筆規(guī)范及字跡方面要求嚴格，在分類和統(tǒng)計方面要做到準確無誤。而在應用計算機軟件進行檔案管理之后，在文件資料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等方面就變得十分方便快捷，無論是起草文件還是辦理傳遞都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率。

2.2 方便資源的共享

傳統(tǒng)的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成了文件和信息難以快速查找。在運用了計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征管理發(fā)展到內外部特征合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，把檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，這極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。同時，通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺還可以了解其他檔案工作部門的概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)，真正做到了資源共享。

2.3 提高了信息傳遞的速度和安全性

在日常的工作生活中，總會出現(xiàn)信息傳遞的過程中文件丟失或者損壞的現(xiàn)象，這給檔案管理人員的工作開展帶來了不便。而檔案管理的信息化，則能夠使文件在傳輸?shù)倪^程中更加安全，并且傳遞速度更加快速。

3 創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)管理信息化的途徑

3.1 樹立檔案信息化管理觀念

觀念是行動的指導，因此，要實現(xiàn)檔案管理信息化工作的有效開展，首先就必須具備檔案信息化管理的觀念。檔案管理工作本質上講屬于一項服務性工作，在實際開展此項工作的時候需要考慮到服務對象的具體需求。而在新時代背景下，檔案需求者給企業(yè)和單位的檔案管理工作提出了更高的要求，所以，檔案管理人員必須做到與時俱進，積極更新自身的工作理念，樹立檔案信息化管理觀念，積極配合檔案管理信息化建設工作的開展，并具備學習意識和創(chuàng)新思維，通過以身作則帶動員工積極學習各種新知識和新技能。

3.2 建立數(shù)字檔案館

互聯(lián)網(wǎng)技術、人工智能技術和自動化技術的發(fā)展與完善，使得各企業(yè)的電子文檔變得越來越多，所以建立數(shù)字檔案館會是未來進行檔案管理的發(fā)展趨勢。首先，需要從統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃的角度出發(fā)，進行系統(tǒng)性的思考，企業(yè)可以將紙質的檔案掃描處理，然后運用相關的軟件將電子檔案進行統(tǒng)一處理，要使紙質檔案與電子檔案的格式相統(tǒng)一，建立相應的數(shù)字檔案。其次，要根據(jù)企業(yè)的具體生產(chǎn)和運行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據(jù)選取相應的檔案管理軟件，為建立數(shù)字檔案館奠定堅實的基礎。最后，檔案管理部門要能充分地了解自身特點，根據(jù)優(yōu)勢制定出比較全面的管理機制，建立管理系統(tǒng)，在最大程度上為檔案管理者提供幫助，讓檔案管理工作能夠穩(wěn)定的進行，也能推動檔案管理工作向著更加標準化、更加智能化以及更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

3.3 落實檔案網(wǎng)絡信息安全保障

在檔案的信息化過程當中，隨著電子技術的參與，越來越多的工作可以在網(wǎng)絡中進行，因此注重檔案在網(wǎng)絡中的安全性是十分必要的。企業(yè)應該加強安全措施，檔案管理人員也應該提高警惕，采取防范措施包括數(shù)據(jù)備份、身份認證等，避免和減少黑客對信息系統(tǒng)的危害。落實檔案網(wǎng)絡信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設的質量和效率。為了保證硬件設備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設備，檢查服務器和網(wǎng)絡的運行狀態(tài)。完善數(shù)據(jù)備份，避免由于外界條件的變化而造成的數(shù)據(jù)的損失或者丟失。重視網(wǎng)絡安全，在網(wǎng)絡平臺上可以設置在線報警系統(tǒng)，并且及時處理網(wǎng)絡安全問題，強化防火墻等措施來確保檔案信息應用的安全性。相關的技術人員要設置用戶使用權限，避免用戶越權限的操作行為，落實身份認證工作。

3.4 完善服務機制

在高速信息化的時代，信息的傳播速度極快，所含的信息量巨大，一個單位可能無法兼顧所有方面。這就要求不同的單位在檔案管理方面積極合作，可以開設大型的檔案管理體系，共同使用，共享信息，分工合作，實現(xiàn)資源的網(wǎng)絡共享。這有利于完善檔案管理的服務機制，擴展了空間范圍。通過檔案管理平臺的建立，人民群眾可以自由學習檔案管理知識，促進檔案管理的普及。有利于促進檔案管理行業(yè)的人才培養(yǎng)，實現(xiàn)良性循環(huán)，改變新型檔案管理人才缺乏的局面。這不僅有利于擴展人民群眾的視野，豐富活動種類，提高素質，促進全面發(fā)展。還能激勵檔案管理人員積極進行學習，相互競爭交流，增強競爭力。有利于傳播先進的檔案管理技術，集思廣益，促進檔案管理體系的完善與進步，讓檔案管理者積極轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，在時代發(fā)展中充實自我，更好地完成本職工作。

4 結束語

檔案管理的過程中強化信息技術的應用，提高檔案的處理效果，這對管理人員的素質也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計算機，同時還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網(wǎng)絡安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性，因此需要提高檔案管理人員的培訓力度，促進檔案管理工作的信息化進程，使其不斷的適應當前社會的發(fā)展。