慎慧明

（紹興市綜合信息中心，浙江 紹興 312000）

眾所周知，事業(yè)單位承擔著服務社會的使命和職能，在不斷服務與發(fā)展的過程中，形成了大量的檔案信息，這是我國事業(yè)單位發(fā)展的真實記錄，更是事業(yè)單位未來建設的重要參考依據(jù)。檔案數(shù)字化歷來受到各領域的重視和關注，并在持續(xù)革新的信息技術背景下，完成著日新月異的管理蛻變，這也是檔案數(shù)字化變革的重要基點。為此，在大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術支撐下，事業(yè)單位應當結合實際特征，充分推動檔案管理與現(xiàn)代技術之間的結合，在保證檔案安全的前提下，充分實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化的必要性

在我國現(xiàn)有的制度下，事業(yè)單位作為國家機構的一部分，承擔著很多的職能，具有其特殊的地位和價值，而在檔案管理層面，也應當發(fā)揮出其覆蓋性與系統(tǒng)性。檔案數(shù)字化管理模式的應用，將進一步提升事業(yè)單位檔案管理水平，其必要性主要表現(xiàn)在三個方面：一是網(wǎng)絡技術的發(fā)展，隨著辦公自動化技術的及網(wǎng)絡技術的布局，紙質(zhì)化檔案數(shù)量日益減少，而電子化檔案急劇增加，事業(yè)單位檔案數(shù)字化成為必然趨勢。二是檔案壽命的延長，事業(yè)單位所涉及的檔案與民眾息息相關，是國家事業(yè)服務的重要依據(jù)，具有重要的實用價值與歷史價值，加之檔案意識的增強，因此檔案管理的時限也更為長遠，要想實現(xiàn)錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等檔案的長期保存，勢必需要依托數(shù)字化優(yōu)勢，將檔案內(nèi)容向數(shù)字化轉換，以降低管理成本和提升管理效益。三是挖掘價值的需求，對于事業(yè)單位檔案管理而言，并非單純的進行檔案的存儲，更要充分顯示出歷史檔案的指導性，能夠滿足各領域?qū)n案查閱的需求。因此，在檔案數(shù)字化管理模式下，將實現(xiàn)檔案資源的實時共享，大幅提升檔案利用價值，讓檔案更好地為社會服務。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀

2.1 檔案數(shù)字化改革意識淡薄

檔案數(shù)字化管理屬于長期性、系統(tǒng)性過程，無法實現(xiàn)改革的一蹴而就。受傳統(tǒng)檔案管理思維的束縛，在檔案數(shù)字化改革推進過程中，面臨著意識層面的束縛。一方面，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理“養(yǎng)在深閨人未識”，檔案工作在單位中缺乏吸引力，其重要性與實用性呈現(xiàn)不足，導致各級對檔案管理有所忽視，在面對當前檔案數(shù)字化改革時無從下手。另一方面，檔案數(shù)字化管理所涉及面廣，在短期內(nèi)要實現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的統(tǒng)一并非易事，特別是受到傳統(tǒng)管理模式的局限，檔案數(shù)字化管理投入尚顯不足，事業(yè)單位管理與改革需求不相匹配，也延緩了事業(yè)單位檔案數(shù)字化的改革步伐。

2.2 檔案數(shù)字化配置亟待完善

與傳統(tǒng)檔案管理模式不同，由于檔案數(shù)字化是基于網(wǎng)絡信息技術延伸而來，因此更加突出對現(xiàn)代化設備及技術的依賴，因此在事業(yè)單位檔案數(shù)字化改革進程中，應當加強對數(shù)字化設備及技術的投入保障，為檔案數(shù)字化的推廣打好堅實的基礎。但從現(xiàn)階段的實際來看，雖然事業(yè)單位已經(jīng)逐步開始注重檔案管理的信息化升級，但由于檔案領域短期投入有限，加之各類管理設備迭代不足，導致在檔案數(shù)字化建設中存在滯后性，難以實現(xiàn)現(xiàn)代檔案數(shù)字化模式下的高效性特征。另外，在軟件體系構建領域，事業(yè)單位的系統(tǒng)應用能力仍然不足，部分檔案檢索目錄缺乏，進一步影響了檔案數(shù)字化優(yōu)勢發(fā)揮，使檔案數(shù)字化廣泛應用受阻。

2.3 檔案管理人員素養(yǎng)不夠

毋庸置疑，全新的檔案數(shù)字化管理模式的應用，基本顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理方式，要求事業(yè)單位檔案管理人員必須更新知識，掌握更全面的檔案管理及操作技術，而這對于檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了更高要求。從我了解到的情況來看，目前我市有部分檔案人員文化不高、年齡偏大，接受新鮮事物的積極性不高，還沉浸于以往經(jīng)驗之中，甚至有些還存在排斥心理。大多數(shù)單位對檔案管理還是比較重視的，但也有少數(shù)單位對檔案工作重視不夠，沒有專人負責，由此導致了檔案管理人員素養(yǎng)參差不齊，要想順利實現(xiàn)檔案數(shù)字化改革，勢必先提高檔案工作者的素養(yǎng)。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的實施路徑

3.1 構建檔案數(shù)字化管理的觀念

檔案管理是事業(yè)單位建設發(fā)展的一部分，所以要發(fā)揮出自身的內(nèi)在動能，積極適應檔案數(shù)字化改革的要求，用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術推動檔案管理模式的變革。根據(jù)新修訂的《中華人民共和國檔案法》，要修改完善檔案管理制度，尤其是要在如何轉變傳統(tǒng)檔案管理觀念上下功夫。一方面要強化事業(yè)單位內(nèi)部的時代意識，充分認清檔案數(shù)字化對單位建設發(fā)展的積極作用，從各個緯度增強對檔案管理的重視，并積極參與、配合檔案數(shù)字化建設。另一方面，事業(yè)單位各級管理者及組織，應發(fā)揮出良好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，切實統(tǒng)一思想和行動，注重日常檔案資料的收集、整理與上報，為檔案數(shù)字化改革營造良好環(huán)境。紹興要在2024年建成區(qū)域數(shù)字檔案管理服務一體化平臺，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理和服務區(qū)域全覆蓋。對于我們檔案工作者來說，就要不斷學習數(shù)字檔案的知識，轉變固有思維，改革檔案管理模式，以適應一體化平臺建設的需要，循序漸進地實現(xiàn)管理服務一體化。

3.2 完善信息技術系統(tǒng)化的支撐

信息技術系統(tǒng)的應用是檔案數(shù)字化的基礎，也是事業(yè)單位檔案數(shù)字化改革的核心。依托信息技術系統(tǒng)的深度應用，可以建立虛擬的海量檔案資源庫，彰顯出檔案數(shù)字化的核心要義。在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，包括了檔案管理的規(guī)劃設計、數(shù)字化選型、軟件開發(fā)、查詢管理及安全保障等內(nèi)容，并可以結合單位實際工作細化和完善檔案管理職能，構建更加具體、適用的管理方法和支撐體系。我們以全省檔案數(shù)據(jù)共享中心建設為契機，探索智慧化檔案館建設，積極推進已經(jīng)建立的電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理，做好現(xiàn)有和以后新建業(yè)務系統(tǒng)的電子化歸檔對接，注重系統(tǒng)的兼容性、拓展性與實用性，順利推進檔案數(shù)字化開展。

3.3 深化檔案管理的服務性特征

基于現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術下的檔案數(shù)字化管理，其最重要需求是對數(shù)字化技術的應用能力。因此，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化改革中，要加速適應現(xiàn)代檔案管理的新需求，深度挖掘檔案管理中的服務性特征。一是深化檔案服務便利化改革。以檔案“數(shù)據(jù)中臺”為依托，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線即時共享和出證，實現(xiàn)群眾辦事最多跑一次，加快實現(xiàn)婚姻等高頻次檔案證明零出證，民生檔案領域全覆蓋等等。二是深化檔案服務管理升級。積極參與區(qū)域檔案信息資源互認互信、合作共享工作和長三角民生檔案查閱利用一體化建設，逐步推進與國內(nèi)“一帶一路”沿線城市異地遠程查閱出證工作，提升檔案服務的效率與質(zhì)量。

4 結語

綜上所述，隨著檔案數(shù)字化改革的日益深化，事業(yè)單位也應彰顯單位建設的前沿性，注重發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢資源，通過對網(wǎng)絡信息技術的應用，提升檔案管理的效率與水平，增強事業(yè)單位的檔案服務功能，為事業(yè)單位的全面發(fā)揮奠定基礎。