任金航

（黑龍江省農(nóng)墾紅興隆管理局局直城鎮(zhèn)建設(shè)管理局，黑龍江 雙鴨山 155811）

事業(yè)單位是政府組織機構(gòu)，主要從事公益事業(yè)，包括科技、衛(wèi)生、藝術(shù)、文化、教育等工作，具有服務(wù)民生、轉(zhuǎn)化政府民生政策社會職能。檔案是記錄社會發(fā)展、機構(gòu)演變和個人成長的重要歷史資料，將檔案資料維護好，對社會發(fā)展具有重要的意義，為了實現(xiàn)這一目標，應(yīng)當通過創(chuàng)新性的改革和創(chuàng)新，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理。事業(yè)單位的檔案管理也同樣重要，在當前的社會形勢下，事業(yè)單位的發(fā)展離不開與社會的接軌和人才策略，必須及時優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理制度，對人事檔案實施有價值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，實現(xiàn)檔案管理與人才策略的緊密結(jié)合。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的價值

新經(jīng)濟形態(tài)下，事業(yè)單位在公共服務(wù)和管理方面的作用逐漸凸顯，在公共服務(wù)與管理中，事業(yè)單位內(nèi)部形成了較多的檔案資料，這些資料形式較為復(fù)雜。信息化時代，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的一種全新趨勢。從管理過程來看，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)具有以下價值：其一，檔案信息化管理通過計算機系統(tǒng)進行信息管理，其在檔案管理中構(gòu)建了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的信息管理機制，這在一定程度上實現(xiàn)了人力、物力的有效節(jié)約，并且整個管理過程具有效率高、錯誤率低的特點。其二，檔案信息化管理體系的建設(shè)使得事業(yè)單位檔案自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理的趨勢加強，這為檔案管理和查閱提供了便利，滿足了事業(yè)單位的管理與發(fā)展需要。其三，相比于傳統(tǒng)檔案管理模式，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”進行檔案信息管理，讓企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工勞動中解脫出來，職能部門工作效率得到顯著提升；并且，檔案信息的高精度、高效率管理為事業(yè)單位整體職能發(fā)揮創(chuàng)造了有利條件，有助于事業(yè)單位在社會管理和服務(wù)中的價值體現(xiàn)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

1）信息化技術(shù)的利用率太低。信息化時代的檔案管理工作用途非常廣泛，通過了解發(fā)現(xiàn)，當前我國基層事業(yè)單位對于信息化技術(shù)的利用率并不高，局限于檔案管理工作層面，沒有充分利用信息化技術(shù)來發(fā)揮其諸多的作用，而檔案資源作為對社會各界資料的儲存，信息量非常大，包含的數(shù)據(jù)非常巨大，但是目前我國基層事業(yè)單位對于這些資料的保管未做到井然有序，許多工作人員停留在表面，造成了資源浪費，這對于檔案管理信息化建設(shè)的開展無疑是相互矛盾的，需要進一步改善與調(diào)整。

2）缺乏相應(yīng)的檔案管理制度。針對一部分單位來說，檔案管理工作大多流于形式，沒有形成一套完整的體系和制度，導(dǎo)致檔案的存放管理沒有得到及時的更新，并未發(fā)揮出檔案管理的真正價值。在實際的檔案管理工作中，單位往往缺乏相應(yīng)的科學(xué)策略，對于檔案管理沒有明確的目標和方向，部分年限已久的檔案在管理中沒有得到有效的整理，從而導(dǎo)致檔案管理工作的難度增加，降低了工作效率和質(zhì)量。

3）檔案管理人員素質(zhì)不高。首先，事業(yè)單位檔案管理中的人員素質(zhì)普遍較低，許多單位在人員配置上不夠充足，導(dǎo)致當前檔案管理工作質(zhì)量得不到有效提升。事業(yè)單位檔案管理人員工作素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在三個方面：第一，缺乏對檔案管理工作的重視。該項工作一般都是由年紀較大或者專業(yè)水平不高的人員擔任，不僅業(yè)務(wù)能力低下，學(xué)習(xí)能力也比較差，且思想較為落后，不利于提高工作效率。第二，缺乏完善的人才培訓(xùn)制度。關(guān)于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，大多是流于形式，培訓(xùn)作用得不到有效發(fā)揮，人員素質(zhì)無法提升。第三，人才引進制度不夠完善，人才引進數(shù)量和質(zhì)量無法滿足檔案管理發(fā)展的需求[1]。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平提升措施

1）加強信息化建設(shè)的力度?；鶎邮聵I(yè)單位的現(xiàn)代化管理與建設(shè)需要堅持不懈地努力，將方法與標準逐一完成，打破傳統(tǒng)的管理方式與觀念，因地制宜采取新的方法來實現(xiàn)信息化建設(shè)的新途徑。一方面，信息化建設(shè)體現(xiàn)在日常的工作細節(jié)中，需要在檔案管理系統(tǒng)上不斷創(chuàng)新與建立，設(shè)備與軟件的搭配也是重要的一項內(nèi)容，需要按照正確合理的方法來完成，達到良好的效果；另一方面，檔案管理信息化建設(shè)也需要提升檔案管理的內(nèi)涵，在實際的技術(shù)操作過程中，需要充分觀察信息化的建設(shè)進度，牢牢掌握信息化技術(shù)在檔案管理工作中的作用與進程，進一步提升檔案管理的水平與效率。

2）提升檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式很容易造成文件受潮和損壞，當檔案文件累積到一定數(shù)量之后，查找起來相當困難。另外，檔案存放場所不斷被占據(jù)，在實際工作中出現(xiàn)諸多的不便。而利用信息化技術(shù)來開展檔案管理工作，只需將有限的工作信息放進無限的網(wǎng)絡(luò)空間，并且在智能化技術(shù)的幫助下，檔案的管理會形成一套智能的體系，既能避免檔案受到損壞，也能方便查找，有效解決了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的各種問題，提升檔案管理的安全性和儲存量[2]。

3）提高檔案管理人員的素質(zhì)。提高檔案管理人員的素質(zhì)是提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的重要舉措，所以事業(yè)單位不僅要重視引進優(yōu)秀的檔案管理人才，也要加強對原有檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員在接受培訓(xùn)以及考核的同時，也要重視自我學(xué)習(xí)，及時了解檔案管理最新的發(fā)展狀態(tài)、最新的理論和技術(shù)，致力于提高工作效率和質(zhì)量。如果事業(yè)單位內(nèi)部缺乏專業(yè)的檔案管理人才，可以選擇外聘的方式聘請專業(yè)的檔案管理人才，進而對內(nèi)部人員進行培訓(xùn)。為了保證培訓(xùn)的有效性，應(yīng)當成立監(jiān)督部門，專門負責(zé)培訓(xùn)和考核工作。監(jiān)督部門的管理者應(yīng)當選擇經(jīng)驗豐富的人員來擔任，指導(dǎo)檔案管理工作的規(guī)范化開展[3]。

4）創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制。確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的正常進行，離不開軟硬件設(shè)備的大力支持。事業(yè)單位應(yīng)當在充分結(jié)合檔案管理實際狀況的基礎(chǔ)上，對單位所要用到的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施做好相應(yīng)的配置與更新工作，以便減少對信息化建設(shè)帶來的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設(shè)的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風(fēng)險上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術(shù)性的失誤而造成成本的過度浪費。對檔案信息要進行統(tǒng)一化管理，同時還要在這個統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這才是促進檔案管理信息化的最理想模式。要想加強檔案管理的信息化水平，要成立專業(yè)的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協(xié)商，經(jīng)過討論才能提出關(guān)于加強檔案管理的長期發(fā)展目標，制定出與之相關(guān)的標準和方案，不斷擴大投資規(guī)模，提高經(jīng)費的預(yù)算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。

4 結(jié)語

綜上所述，在新時代，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的運用越來越普及，使用率越來越高。作為現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分之一，信息技術(shù)直接影響著事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展及創(chuàng)新，對此還需要注重信息化平臺建設(shè)、完善信息管理制度、提高人員業(yè)務(wù)能力，為事業(yè)單位檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。