任 慧

（大港油田勘探開發(fā)研究院，天津 300280）

當前我國的經濟建設和科學技術已經進入了高速發(fā)展的階段，尤其是在信息技術領域，也開始結合不同行業(yè)的工作情況，最新出現(xiàn)了一些適合行業(yè)發(fā)展和實際工作的信息技術平臺，對于檔案管理工作來說同樣如此。油田企業(yè)本身屬于大型的國有企業(yè)，生產部門豐富，從業(yè)人員眾多，不僅管理難度比較大，而且在企業(yè)的發(fā)展過程中也會產生各種各樣的檔案資料。如果能用信息化的手段來進行油田企業(yè)的檔案管理，則能夠很好的提升管理的效率，讓檔案管理，更安全更準確。

1 油田檔案管理信息化建設的重要作用

1）可以讓檔案管理更加高效。油田企業(yè)一般屬于大型的復合型企業(yè)，這種企業(yè)的檔案管理一般具有以下幾個特點：首先，生產部門眾多。這也就導致了油田企業(yè)的檔案管理數(shù)量比較龐大復雜，工作量很大。其次，技術資料眾多。因為油田企業(yè)屬于技術性要求比較高的企業(yè)，也會產生大量的技術研究資料，所以對基礎資料的整理歸集和保管也是油田檔案管理的重點工作。如果能夠采用信息化的手段進行油田檔案管理，就可以借助信息化建設的高效性、便捷性、智能化來提升檔案管理工作的效率，減輕檔案管理部門的負擔。

2）有利于檔案資源的共享。加快油田檔案管理信息化建設的進程，可以用更加科學的手段，對油田企業(yè)現(xiàn)有的檔案進行歸集和整理。將一些可以進行電子化處理的紙質版的檔案，通過技術手段錄入到專業(yè)化的檔案管理平臺中，不僅有利于檔案的保存，而且信息化的檔案管理平臺也能夠讓油田檔案資源的價值發(fā)揮到最大。

3）能夠降低管理成本，優(yōu)化管理過程。傳統(tǒng)的檔案管理是由專業(yè)化的檔案管理人員將紙質版的檔案進行收集整理，編好之后放在檔案室進行儲存，這樣做的弊端就是，通過人工手段進行檔案的收集整理和歸檔的時候，往往會造成一些紕漏。而且，紙質版的檔案對于儲存環(huán)境有著比較高的要求，檔案管理的成本比較高。油田檔案管理信息化最大的特點就是可以把檔案管理人員從繁重的檔案整理收集，從歸檔工作中解放出來。通過專門的信息數(shù)字化平臺讓很多部門在平時的工作中，就可以隨手進行檔案的整理和上傳，提升了檔案的管理效率，優(yōu)化了檔案的管理流程，也能夠更好的降低檔案的管理成本。

2 油田檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏對檔案管理工作重要性的認知。對于很多油田企業(yè)來說，在企業(yè)的發(fā)展過程中提升產能、構建科學化的企業(yè)管理體系、優(yōu)化生產技術和生產設備是企業(yè)日常經營管理的重點。無論是企業(yè)的管理者還是企業(yè)員工都沒有清楚的意識到檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要作用。對檔案管理工作重要性的認知不足，也在一定程度上影響了油田企業(yè)檔案管理信息化的建設。

2）檔案管理信息化程度有待提升。隨著信息技術在各生產領域的不斷滲透，雖然“數(shù)字化”的生產和管理理念已經在油田企業(yè)廣泛推廣和宣傳，企業(yè)的檔案管理工作中，很大程度上還保留著傳統(tǒng)檔案管理工作的痕跡。雖然隨著無紙化辦公的推廣，很多油田企業(yè)的檔案室都配備了專門的電腦，但是在檔案管理工作中，那些電腦除了建立電子臺賬以外并沒有太大的用處。

3）缺乏專業(yè)化的檔案管理人員。很多油田企業(yè)，因為缺乏對于檔案管理工作的重視，所以也缺乏專業(yè)化的檔案管理人員。即使有的企業(yè)專門配備了檔案管理人員和檔案管理部門，檔案管理人員也并非檔案管理科班出身，缺乏專業(yè)化的檔案管理技術。更別提那些由其他部門工作人員兼任檔案管理工作的生產部門了。所以缺乏專業(yè)化的檔案管理人才也給油田企業(yè)檔案管理信息化進程造成了阻礙。

4）檔案管理流程有待完善，方式有待優(yōu)化。在油田檔案管理過程中，檔案管理流程有待完善，方式有待優(yōu)化也是很嚴重的一個問題。首先，很多油田的檔案管理工作都缺乏專門的檔案管理制度，而且檔案管理過程也比較混亂，往往容易造成檔案的遺失和錯誤。其次，檔案管理缺乏科學嚴謹?shù)臍w類制度。很多油田在進行檔案管理的時候，并沒有對檔案進行科學的歸類，這也給檔案的調閱工作造成了一定的阻礙。再次，保密意識有待加強。在實際的檔案管理過程中，由于缺乏對檔案安全的宣傳和科普，使得檔案管理工作人員和檔案的查閱人員，往往因為缺乏安全意識和保密意識，而經常出現(xiàn)檔案調閱之后不及時送回，檔案遭受損壞和丟失等問題，影響了檔案管理工作的安全性。

3 油田檔案管理信息化建設手段

1）提升基礎設施建設。在油田的檔案管理信息化進程中，想要讓信息化的油田檔案管理工作，能夠造福油田發(fā)展，就必須為檔案管理信息化建設提供完善的基礎設施，讓檔案管理的工作可以不受硬件設施的制約。比如為油田的檔案管理部門配備專業(yè)化的檔案管理設備，然后在此基礎上再進行檔案信息的歸集和整理。最好能夠在檔案管理過程中將檔案管理平臺同企業(yè)的內部信息平臺相連接，構建專業(yè)化的檔案管理平臺。在各生產部門工作的同時，直接經過后臺，將相關的資料上傳到檔案管理平臺，有效的簡化檔案管理流程，提升檔案管理效率。而且專業(yè)化的平臺也有利于檔案的調閱和查詢，可以讓檔案管理工作在油田企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

2）健全信息化檔案管理制度。隨著油田檔案管理信息化建設的逐步深化，油田企業(yè)的檔案管理制度要隨著信息化的管理需要而不斷的進行完善。這就需要油田企業(yè)能夠結合實際情況，不斷的完善檔案管理制度，或者制定專門的信息化檔案管理制度，以更好的適應新形勢下的油田檔案管理信息化工作的現(xiàn)狀。

3）提升人員專業(yè)素養(yǎng)。提升人員的專業(yè)素養(yǎng)，具體可以從以下兩方面來討論：首先，油田企業(yè)可以在進行人員招聘的時候，選擇一些檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)化人才充實到檔案管理部門。其次，對在職的檔案管理工作人員也不能放松，需要不定時的為檔案管理人員提供各項檔案管理技術的進修和培訓機會，讓他們能夠及時的掌握先進的檔案管理技術手段，以便更好的運用到檔案管理工作中。用專業(yè)的檔案管理人員帶動檔案管理信息化的推進。

4）加快檔案管理標準化建設。加快檔案管理標準化的建設，是為了更好的提升檔案管理工作的質量。尤其是在油田涉及檔案管理工作內容比較多的企業(yè)，檔案管理標準化建設的作用尤為重要，比如在油田的開采和技術研發(fā)過程中，往往會保存大量的影像資料以及專業(yè)化的技術資料。這些資料的存儲方式各不相同，也給檔案管理工作增加了難度。所以必須結合油田發(fā)展的實際情況，按照不同部門的工作特點不斷的加強檔案管理標準化程度，這樣也能按管理標準化來推進檔案管理信息化建設的加快，來提升檔案管理的效果。

4 結束語

在油田企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案管理工作看似非常不起眼，但是卻起到了記錄油田發(fā)展歷程，保存油田技術資料和其他資料的重要作用。所以企業(yè)的管理者和檔案管理部門的負責人，也要將檔案管理工作信息化的重要作用重視起來，積極采取各種手段來提升檔案管理效果，加快信息技術手段在檔案管理中的應用，從而讓油田的檔案管理工作能夠更好的適應新形勢的發(fā)展需要。