徐璐超

（青島幼兒師范高等?？茖W校，山東 膠州 266318）

近年來，各高職院校對于數(shù)字化校園建設提出了更高的要求，相關投入力度也大幅提升，然而并未足夠重視檔案管理信息化建設，使得一些數(shù)字資源不具有可靠性與安全性，這對檔案管理工作進展造成較大影響。為適應時代發(fā)展與高職院校發(fā)展需求，需要推進檔案信息化建設進程，借助數(shù)字化、信息化等信息技術優(yōu)勢，對檔案信息數(shù)據(jù)進行實時保存，以此提高檔案管理服務質(zhì)量與檔案信息的應用價值。就現(xiàn)階段而言，怎樣提高高職院校檔案管理信息化成效，也成為各高職院校重點關注并急需解決的問題。

1 高職院校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理認識還需提高

高職院校檔案管理工作相對復雜，具有業(yè)務性、記錄性及服務性等特征。然而許多管理人員不夠重視自身工作，時常以口頭形式開展工作，沒有認識到檔案管理信息化的重要性。檔案管理是高職院校發(fā)展中逐漸形成的較完整的信息資料，對院校發(fā)展不會帶來嚴重影響。正因如此，檔案管理者也就沒有認識到這項工作的重要意義。此外，一些高職院校并未充分利用數(shù)字化資源，還是以紙質(zhì)檔案管理形式，使得檔案管理模式和時代、校園發(fā)展相脫離，沒有跟上信息化建設發(fā)展步伐，對檔案管理時效性造成一定影響。

1.2 檔案管理體制還需健全

高職院校在檔案管理方面缺少健全的管理體制，使得檔案管理工作不夠規(guī)范，這主要是因為高職院校對檔案管理的投入力度不足，沒有重視管理人員培養(yǎng)，一些管理人員不重視數(shù)字化管理的開展，并存在檔案管理部門和其他部門工作銜接不緊密的情況，從而使得高職院校檔案管理缺乏統(tǒng)一性與完整性，且不具備專業(yè)的技術保護與安全管理，對檔案管理的成效也造成了影響，限制著檔案管理水平的進一步提高。顯而易見，高職院校檔案管理要想適應時代發(fā)展，走入正規(guī)的管理模式，就需要采取切實有效的管理方法，全面貫徹落實各項制度，確保檔案管理工作規(guī)范進行，從而促使高職院校長遠發(fā)展。

1.3 管理人員綜合素養(yǎng)急需提高

高職院校檔案管理信息化建設的前提是管理人員具有較豐富的專業(yè)知識與較高的先進技術水平但因為一些高職院校在信息化管理上投資力度不夠，同時缺少信息化管理硬軟件，所以在實際管理工作中，檔案管理者還是采用以往的思想和方法進行各項工作。另外，一些高職院校盡管投入方面達到了要求，然而因為檔案管理者缺乏專業(yè)技能，所以也難以達到檔案管理信息化建設目標。由此可見，高職院校必須對檔案管理者加強培訓，以此不斷增強他們的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)。因為緊缺綜合素養(yǎng)較高和檔案信息處理復合型人才，從而致使高職院校檔案信息化建設工作受到影響。

2 數(shù)字化校園視域下優(yōu)化高職院校檔案管理模式的有關建議

2.1 加強對檔案管理信息化建設的認識

數(shù)字化校園為高職院校檔案管理信息化建設工作搭建了平臺，為達到檔案管理預期目標，讓檔案管理者強化檔案管理意識是首要工作，如此才有助于實現(xiàn)事半功倍的效果。另外，還需要對檔案管理加強信息化建設，貫徹落實責任制度，有針對性、目的性的推進檔案管理信息化建設，嚴格執(zhí)行有關的管理制度，樹立正確的統(tǒng)籌資金理念，為達到多元化、信息化建設開辟道路，增強信息化檔案管理的功能性，進而為進一步提高高職院校檔案管理信息化建設水平奠基。

2.2 加強檔案管理信息化體制建設

一方面，根據(jù)高職院校檔案管理信息化情況，構建健全的檔案管理網(wǎng)絡，讓檔案管理部門增強和其他部門間的密切度與配合度，準確劃分各部門的工作職責與內(nèi)容，分析高職院校檔案管理信息化流程、重點以及難點，防止出現(xiàn)疏漏。另一方面制定健全的檔案管理制度，對管理環(huán)節(jié)加強規(guī)范，要求管理人員依照檔案管理制度進行各項工作，促使檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。

2.3 健全基礎設施建設

數(shù)字化校園背景下，高職院校檔案管理要想實現(xiàn)信息化建設，首要工作就是健全基礎設施建設，主要區(qū)分為硬件設施與軟件設施方面。前者建設重點包含校園網(wǎng)絡平臺、復印機、掃描儀、打印機、計算機及存儲器等；后者建設重點包含檔案信息處理系統(tǒng)、有關軟件與程序、檔案信息數(shù)據(jù)庫等。唯有妥善加強硬軟件建設工作，才可以為高職院校檔案管理信息化建設奠基。

2.4 加強信息資源建設

檔案信息資源建設是檔案管理信息化建設工作中的要點和重點，所以，高職院校需要根據(jù)實際情況，構建健全的數(shù)字化檔案專題數(shù)據(jù)庫，在共享數(shù)據(jù)庫中存儲數(shù)字檔案。在檔案信息資源建設工作當中，電子文件接受與采集同樣是一項重要內(nèi)容，高職院校信息資源較為豐富，高職院校各部門都具有專屬的信息系統(tǒng)與網(wǎng)站，這些都可以為信息共享與傳播搭建平臺。第一，檔案管理部門還能借助校園網(wǎng)絡平臺，為用戶提供檔案應用服務。第二，應用計算機技術，構建檔案目錄數(shù)據(jù)庫，讓所有案卷目錄都可以實現(xiàn)機檢，以此提高檔案檢索與應用服務質(zhì)量。第三，加強紙質(zhì)檔案、錄像檔案、錄音檔案、照片檔案的數(shù)字化建設，同搭建相應的綜合化數(shù)字平臺。

2.5 加大檔案管理復合型人才培養(yǎng)力度

若想提升檔案管理信息化建設水平，高職院校首先需要認識到人才培養(yǎng)的重要性。檔案管理實現(xiàn)信息化建設是離不開檔案管理者的，這也就表示檔案管理者的綜合素養(yǎng)對于檔案管理信息化建設具有重要影響。所以，高職院校必須提高復合型人才培養(yǎng)力度，確保人才具備足夠的檔案管理專業(yè)知識，同時可以高效運用計算機技術。在具體工作中，可以通過兩方面來加強復合型人才培養(yǎng)：首先是增強檔案管理者的業(yè)務能力，對人員定期進行有關的培訓和考核，提高他們學習先進管理理念的積極性與業(yè)務能力；其次是提升檔案管理者的信息素養(yǎng)。此外，也可以和我國各大高職院校共同搭建統(tǒng)一交流平臺和信息化管理培訓平臺，根據(jù)本院校實際情況，提升現(xiàn)代化信息技術水平與管理能力，最終提升檔案管理效率。

3 結語

總而言之，數(shù)字化校園是現(xiàn)階段各高職院校的發(fā)展目標，基于此背景下，有必要推進各高職院校檔案管理信息化建設發(fā)展。然而從高職院校檔案管理現(xiàn)狀來分析，還是存在許多不足，從而對院校檔案管理信息化建設水平的提高造成了阻礙。為進一步提高檔案管理效率與質(zhì)量，并達到時代發(fā)展與高職院校發(fā)展的需求，需要采取科學、有效的措施，化解檔案管理信息化建設存在的問題，在進一步提升其檔案管理信息化建設水平的同時，推進其數(shù)學化校園建設發(fā)展進程，進而達到高職院校發(fā)展的需求。