王佳穎

（四川鐵路置業(yè)有限責(zé)任公司，四川 成都 610031）

如今電子檔案成為單位檔案資料的重要載體，具有存儲(chǔ)方便、查閱速度快等優(yōu)點(diǎn)，有效避免了傳統(tǒng)人工檔案管理模式的缺陷。為進(jìn)一步提高電子檔案管理質(zhì)量，有必要對(duì)單位電子檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，梳理存在的問題及成因，以期更好地提高單位電子檔案管理質(zhì)量。

1 電子檔案的定義

電子檔案與紙質(zhì)化檔案管理截然不同，一種為明顯的物質(zhì)化管理形態(tài)，一種為虛擬化的管理形態(tài)，而管理的載體依托紙質(zhì)和計(jì)算機(jī)，這即是兩者最大的區(qū)別和差異。具體來說，電子檔案即電子化、虛擬化的檔案，大多以電子圖片、電子文本等形式出現(xiàn)，包含命令文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件等，通常被存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，以影像技術(shù)、條碼技術(shù)等技術(shù)為支撐，存在不同格式，便于修改、提取、存儲(chǔ)、刪除等等，對(duì)于計(jì)算機(jī)的依賴較重。除此之外，電子檔案較好分類和處理，且便于提取，在海量檔案中，可輸入關(guān)鍵字查詢相對(duì)應(yīng)的檔案，方便快捷，節(jié)省了工作人員的較多精力和時(shí)間，正因如此，才使得它備受企業(yè)歡迎、備受工作人員青睞，對(duì)其管理進(jìn)行探究，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1）大幅提高工作效率。長(zhǎng)期以來檔案管理采用的都是人工管理方式，效率不高且容易出現(xiàn)失誤。電子檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可大幅提高數(shù)據(jù)的處理速度，也有效保障了數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，降低了失誤概率。同時(shí)，明顯降低了檔案管理人員的工作壓力，只需通過計(jì)算機(jī)就能快速完成檔案的查詢、補(bǔ)錄、管理等操作。

2）存儲(chǔ)更便捷。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對(duì)保管存儲(chǔ)條件的要求相對(duì)較高，需要除塵、除濕、防火、防蟲鼠等措施。電子檔案只需保存在相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)中，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求不高，而且也不會(huì)因?yàn)槿藶榉喸斐少Y料破損的問題。利用云計(jì)算技術(shù)可明顯提升電子檔案的安全水平，即便計(jì)算機(jī)發(fā)生故障造成電子檔案受損，也可通過云系統(tǒng)獲得完整的存儲(chǔ)信息。

3）實(shí)現(xiàn)了信息高效利用。以往的紙質(zhì)檔案，只因查找不便、存儲(chǔ)不便等原因，其價(jià)值大多體現(xiàn)在查閱方面，檔案信息大多未被高效利用，大大浪費(fèi)了檔案資源。而現(xiàn)代化電子檔案除了可以用于閱覽，還可為企業(yè)決策提供參考，更可實(shí)現(xiàn)部門間的及時(shí)傳閱和分享，將檔案價(jià)值與作用充分體現(xiàn)和發(fā)揮了出來，這是以往檔案所不能企及的，與檔案管理方式進(jìn)步、管理技術(shù)升級(jí)也存在關(guān)聯(lián)?？傮w來說，電子檔案管理使檔案得以被高效利用的效果是顯著而突出的，也有效提高了工作效率并襯托出了其存在價(jià)值和意義。

3 電子檔案管理存在的問題

1）電子檔案管理規(guī)章制度不夠規(guī)范。電子檔案興起的時(shí)間較短，很多單位尚未形成一套健全的規(guī)章制度，未對(duì)具體的職責(zé)與工作內(nèi)容進(jìn)行劃分，也未明確電子檔案管理流程。這導(dǎo)致電子檔案遞轉(zhuǎn)、登記、歸檔、審核等環(huán)節(jié)中存在一定的不規(guī)范性，影響到電子檔案管理質(zhì)量。檔案管理人員不清楚哪些資料需要備份，選擇哪種介質(zhì)備份等，從而阻礙了單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2）電子檔案的安全問題較為突出。檔案作為單位發(fā)展進(jìn)程中的重要資料，其安全性對(duì)單位來說非常重要。電子檔案的安全問題成為當(dāng)前很多單位檔案數(shù)字化進(jìn)程中的突出問題，原因包括兩方面：一是軟硬件設(shè)施較為滯后，單位未及時(shí)升級(jí)更新，也未做好日常維護(hù)管理，因而留下漏洞，易遭到病毒、黑客侵入，從而使檔案數(shù)據(jù)被竊取、篡改。二是某些檔案管理人員缺乏電子檔案安全觀念，未意識(shí)到做好檔案保密工作的重要價(jià)值。另外，電子檔案管理并未劃分專門的工作區(qū)域，經(jīng)常與其他部門工作混雜在一起，這極大影響到電子檔案信息的安全性。

4 新時(shí)期企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理策略

1）完善電子檔案收集歸檔制度。完善的制度是做好電子檔案管理的重要前提。為此，制度建設(shè)在電子檔案管理中理應(yīng)排在首位。其中，要重點(diǎn)加強(qiáng)電子檔案的收集歸檔制度建設(shè)，確保電子檔案管理有據(jù)可依，也有效保證了電子檔案歸檔收集的權(quán)威性。第一，對(duì)單位之前的相關(guān)制度進(jìn)行梳理分析，保留合理的部分，剔除不合理的內(nèi)容，優(yōu)化電子檔案收集管理制度。第二，對(duì)轉(zhuǎn)遞與檔案登記工作流程加以明確。單位電子檔案轉(zhuǎn)遞過程中常常會(huì)涉及數(shù)個(gè)環(huán)節(jié)，因此要將登記完畢的檔案資料做好密封處理再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，從而確保轉(zhuǎn)遞工作的有序進(jìn)行。待檔案單位接收到檔案資料，按流程完成核查后給予蓋章簽名，再將其作為回執(zhí)單傳輸給原單位[3]。第三，進(jìn)一步完善檔案審核制度。通常材料審核工作在檔案收集的過程中就會(huì)同時(shí)完成，因此對(duì)檔案審核規(guī)章制度進(jìn)行完善時(shí)要注意對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深度審查，評(píng)估其手續(xù)是否完整齊全，并審核材料質(zhì)量。

2）優(yōu)化電子檔案材料整理方法。首先，參照有關(guān)法律規(guī)定對(duì)電子檔案資料的文件價(jià)值予以鑒別，通?？筛鶕?jù)文件的保管時(shí)間進(jìn)行區(qū)分。其次，注意區(qū)別劃分單位內(nèi)部的行政文件與黨委文件，然后結(jié)合文檔性質(zhì)給予立卷存檔處理，防止文件混淆問題。對(duì)單位中的加密電子檔案要重點(diǎn)保管，一定要確保文件的安全性。最后，針對(duì)部分特殊載體的文檔資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔管理，盡量確保這些文檔資料的完整性。

3）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟、硬件建設(shè)。企業(yè)想要真正解決電子檔案接收格式不統(tǒng)一的問題，還需要從計(jì)算機(jī)軟、硬件上入手，統(tǒng)一內(nèi)部檔案管理軟件、硬件，這有助于公開檔案在各個(gè)部門間的流通和共享。軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)新路徑，必要時(shí)，還要給相應(yīng)部門配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，并做好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理方面，要有針對(duì)性的升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，以此確保硬件與軟件協(xié)同發(fā)展。

4）構(gòu)建高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。信息化建設(shè)雖然大幅減輕了檔案管理人員的工作量，但依然需要人的操作。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、信息化水平均直接影響到單位電子檔案管理質(zhì)量的提升。因而需重視電子檔案管理，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。一方面，圍繞單位實(shí)際適當(dāng)提高檔案管理工作的入職條件，從高校、社會(huì)上篩選一些優(yōu)秀的檔案人才、技術(shù)人才，特別是復(fù)合型人才，以改善現(xiàn)有檔案隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)。另一方面，制定檔案管理人員的教育培訓(xùn)方案，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)電子檔案方面的專業(yè)知識(shí)，了解計(jì)算機(jī)與常用軟件的使用技巧，提高信息技術(shù)水平。另外，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，強(qiáng)化法治意識(shí)與職業(yè)道德意識(shí)，使其能夠自覺抵制違法違規(guī)行為。

5 結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)期做好電子檔案管理是各單位日常管理中的重要任務(wù)，對(duì)單位自身發(fā)展有著重要意義。為此，要加強(qiáng)電子檔案管理制度建設(shè)，并做好檔案資源的開發(fā)與利用，充分發(fā)揮電子檔案應(yīng)有的價(jià)值。