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現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理的運(yùn)用初探

2021-04-14 23:45:08高云青
卷宗 2021年15期

高云青

(成武縣伯樂集鎮(zhèn)衛(wèi)生院,山東 菏澤 274200)

醫(yī)院檔案是疾病治療和控制過程活動(dòng)形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價(jià)值的原始憑證及真實(shí)信息記錄,是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中的重要信息資源。在科技迅速發(fā)展的當(dāng)代,傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)難以符合醫(yī)院工作的需要,亟待實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理的融合,讓醫(yī)院檔案工作更加便捷、高效地展開。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 醫(yī)院檔案種類繁多且歸檔復(fù)雜

醫(yī)院檔案涉及多個(gè)領(lǐng)域,并逐漸形成了多層次的綜合性學(xué)科,因而在醫(yī)學(xué)檔案當(dāng)中,既包含了流行病學(xué)調(diào)查報(bào)告、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)以及預(yù)防措施,還包含了疫情統(tǒng)計(jì)資料、實(shí)驗(yàn)室原始數(shù)據(jù)以及免疫規(guī)范方案等,涵蓋范圍較廣,檔案名目眾多,難以實(shí)現(xiàn)其收集、整理以及歸檔處理。

1.2 檔案管理信息化水平不足

當(dāng)下醫(yī)院管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善,設(shè)施的配置不到位,達(dá)不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),管理手段和管理技術(shù)較為落后,不利于檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。且部分醫(yī)院還存在選擇檔案管理設(shè)備時(shí)較為隨意,多數(shù)采用因地制宜的存儲(chǔ)原則,還在采用原始的手工操作,不僅現(xiàn)代化水平較低,還使得在醫(yī)院檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣,極大地增加了工作量。最后,雖然當(dāng)下醫(yī)院信息化水平得到了較大的提升,然而在檔案管理軟件的投入上不高,其操作步驟繁雜、實(shí)效性較低,再加上醫(yī)院檔案管理工作本身就十分繁重,極大地影響了檔案管理效率。

1.3 信息技術(shù)運(yùn)用缺乏統(tǒng)一性

新時(shí)代下部分醫(yī)院檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理,但由于其應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異,各自開發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用,而且尚未開發(fā)出一個(gè)既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),這在很大程度上制約了信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用。

2 現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理的運(yùn)用策略

2.1 整理醫(yī)學(xué)檔案內(nèi)容,提升檔案利用率

醫(yī)院檔案管理部門首先要充實(shí)檔案庫,在信息化的新形勢(shì)下,需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來提升醫(yī)院檔案的利用價(jià)值。管理部門需要根據(jù)醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行改革,具有針對(duì)性和創(chuàng)造性地展開管理工作,有選擇性地進(jìn)行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項(xiàng)目的開發(fā),不斷擴(kuò)大檔案的收集內(nèi)容,這些內(nèi)容不僅包免疫規(guī)劃方案、醫(yī)療報(bào)告,還包括質(zhì)量控制及效果評(píng)價(jià)資料,能夠真實(shí)且全面地反映出醫(yī)院的真實(shí)醫(yī)療情況,將其作為其日后治療的依據(jù)。

2.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè),規(guī)范管理制度

規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備,注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善,這是保證檔案完整的前提條件,加大硬件方面的投入力度。根據(jù)“醫(yī)院檔案工作條例”中的規(guī)定,要建立出一個(gè)堅(jiān)固的、防水防火的專用檔案庫,并且檔案庫中要按照每20平方米一千卷的規(guī)格進(jìn)行資料的擺放,其中還要配置滅火器等工具,這是管理?xiàng)l例的明文規(guī)定,需要將醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理,做到檔案的放置、檔案的查閱進(jìn)行分開管理,將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外,為實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效運(yùn)用,檔案房?jī)?nèi)還有必要配置計(jì)算機(jī)或者打印機(jī)等辦公設(shè)備。其次是注重管理制度的建設(shè),醫(yī)院檔案管理部門需要建立一個(gè)醫(yī)學(xué)檔案歸檔整理及檢查核對(duì)制度,并將這些制度落到實(shí)處,做到?jīng)]有依據(jù)相關(guān)報(bào)表不查,不在本院的范圍內(nèi)不查,沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

2.3 增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí),提升其信息能力

醫(yī)院檔案管理人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)知識(shí)。首先,醫(yī)院需要大力進(jìn)行對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作的宣傳,提升管理人員對(duì)檔案的管理的認(rèn)識(shí),讓其意識(shí)到檔案管理的重要性。其次是加強(qiáng)培訓(xùn),讓檔案管理人員能夠熟練操作信息技術(shù),當(dāng)今是信息時(shí)代,各種信息手段和管理方式層出不窮,這就需要醫(yī)院要讓職員工具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力,讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要,此外,還可以通過培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平,保證其崗位的穩(wěn)定性。

2.4 注重醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展,利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代變化的必然趨勢(shì),同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必然經(jīng)歷的道路。首先,醫(yī)院管理部門可以利用掃描儀或者計(jì)算機(jī)能現(xiàn)代技術(shù),將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中,將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次是對(duì)檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善,建立出一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫,采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制,這不僅有效地提高了檔案的管理效率,還有利于檔案信息的檢索,對(duì)于提升醫(yī)院檔案信息管理的實(shí)效性有重大意義。

3 總結(jié)

綜上,信息時(shí)代的到來醫(yī)院檔案管理帶來了一定的機(jī)遇,同時(shí)也帶來了較大的挑戰(zhàn),需要醫(yī)院管理部門抓住這些機(jī)遇,從加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)出發(fā),對(duì)管理人員進(jìn)行觀念上的更新,根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的開展趨勢(shì),注重信息技術(shù)的運(yùn)用,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化,全面提升檔案管理效率。

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