張忠鵬

（濱州市沾化區(qū)人才服務(wù)促進(jìn)中心，山東 濱州 256800）

眾所周知，事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的綜合性與復(fù)雜性，需要將檔案信息及時歸檔，以更加豐富的形式記錄和呈現(xiàn)，為單位管理決策的制定提供真實(shí)可靠的依據(jù)，這樣事業(yè)單位發(fā)展腳步才能走的更加長遠(yuǎn)和穩(wěn)健?，F(xiàn)如今電子檔案管理模式的應(yīng)用已經(jīng)成為必然趨勢，然而電子檔案的安全隱患問題、管理人員素質(zhì)問題、管理流程的規(guī)范性問題等都需要加以重視，妥善處理好這些問題是提高電子檔案管理水平的必由之路，將會給事業(yè)單位檔案管理工作注入勃勃生機(jī)，促使相關(guān)工作發(fā)揮出應(yīng)有價值，助力事業(yè)單位的快速發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理的優(yōu)勢

在事業(yè)單位檔案管理工作中比較重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是各類業(yè)務(wù)資料的整理與歸檔，這會幫助相關(guān)部門及人員清楚把握單位運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，協(xié)調(diào)好資金資源的使用，降低單位運(yùn)營風(fēng)險，盡可能減少和避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。信息時代背景下，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，現(xiàn)已得到十分廣泛的運(yùn)用，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了巨大的機(jī)遇，具體優(yōu)勢表現(xiàn)為：

首先，在事業(yè)單位所得財政撥款日以縮減的今天，檔案管理人員數(shù)量一再減少，工作負(fù)擔(dān)人員日益沉重，嚴(yán)重打消了他們的工作積極性。信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案系統(tǒng)逐漸完善，并取得了良好的應(yīng)用效果，大大提高了工作效率，省略了很多工作環(huán)節(jié)，檔案管理人員之間的矛盾得以化解，有利于維持檔案管理隊(duì)伍的和諧性與穩(wěn)定性。

其次，運(yùn)用電子檔案可以及時發(fā)現(xiàn)其中的缺失和遺漏問題，及時查找和補(bǔ)充，另外，數(shù)據(jù)庫在實(shí)時更新，即使是歸檔以后仍然能夠隨時增減或修改檔案信息。電子檔案的載體壽命較長，容量較大，不需要像紙質(zhì)檔案一樣花費(fèi)大量的時間和精力進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，使得檔案管理成本明顯降低。

2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理現(xiàn)存問題

2.1 電子檔案安全隱患問題

伴隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣為運(yùn)用，電子檔案安全矛盾逐漸突出，通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行采集、分析和保管信息都面臨著較高風(fēng)險，一旦遭到病毒木馬的入侵或者是黑客攻擊，會導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)被竊取，機(jī)密泄漏，企業(yè)員工和客戶的生命財產(chǎn)安全將處于岌岌可危之勢。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)問題

檔案人員的專業(yè)能力決定了檔案工作水平，近年來，電子檔案的發(fā)展應(yīng)用，需要檔案人員提高自身信息化水平和網(wǎng)絡(luò)操作水平。但一些檔案人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，再加上檔案管理人員頻繁調(diào)動，在崗人員的職責(zé)劃分不明，工作負(fù)擔(dān)過重，自我優(yōu)化意識不強(qiáng)，信息素質(zhì)較低，再加上事業(yè)單位很少組織檔案管理人員的培訓(xùn)工作，致使檔案管理人員出現(xiàn)失誤的概率居高不下，大大制約了檔案管理工作的貫徹落實(shí)，電子檔案應(yīng)用效果不佳，優(yōu)勢難以彰顯，事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動的開展因而缺少導(dǎo)向性。

3 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理優(yōu)化策略

3.1 健全電子檔案管理機(jī)制

電子檔案管理模式是信息時代的重要產(chǎn)物，需要有與之相匹配的規(guī)章制度作為有力支撐，事業(yè)單位要根據(jù)我國法律法規(guī)及檔案管理工作實(shí)際需求，大力加強(qiáng)制度體系建設(shè)，以便對檔案管理人員進(jìn)行約束和激勵，推進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)步有序落實(shí)。健全的電子檔案管理制度應(yīng)包含各部門、各崗位人員的職責(zé)，引入獎懲制度，喚醒單位全體人員的責(zé)任意識，使之認(rèn)識到電子檔案管理與自身利益的密切關(guān)系，積極參與到實(shí)踐工作中，強(qiáng)化檔案管理人員的自我監(jiān)督，其他部門及人員也會嚴(yán)格監(jiān)督其行為，任何問題都將無所遁形。

3.2 加強(qiáng)電子檔案動態(tài)管理

由于電子檔案管理涉及的環(huán)節(jié)較多，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏都會影響到管理成效，所以，必須加強(qiáng)對檔案管理的風(fēng)險識別，樹立風(fēng)險意識，實(shí)施動態(tài)管理策略，針對風(fēng)險應(yīng)準(zhǔn)確識別，并預(yù)測常見風(fēng)險類型，采取針對性的防范策略，將問題妥善解決，防止類似事件的重復(fù)出現(xiàn)，電子檔案管理效果會得到大幅增強(qiáng)。

3.3 提高電子檔案安全水平

一是要選擇質(zhì)量性能可靠的軟硬件設(shè)施，定期進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的升級和數(shù)據(jù)庫更新，檢查設(shè)備和線路的運(yùn)行情況，可以采用智能化技術(shù)來監(jiān)控機(jī)房，合理安排檢修計(jì)劃，防范系統(tǒng)運(yùn)行異常和故障問題。二是構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全防御機(jī)制，安裝防火墻和殺毒軟件，將木馬病毒徹底阻隔在系統(tǒng)外，堅(jiān)決不給黑客可乘之機(jī)。三是為檔案管理人員分配不同權(quán)限，登錄系統(tǒng)時需要輸入用戶名和密碼，只能在權(quán)限范圍內(nèi)操作，從根源上杜絕了檔案信息被隨意篡改。

3.4 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案管理工作趨于復(fù)雜化、系統(tǒng)化，所以，要定期組織進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)操作能力，提高信息素養(yǎng)，將培訓(xùn)之所學(xué)靈活應(yīng)用到電子檔案管理工作中，事業(yè)單位檔案管理效率將會顯著提高。與此同時，將對檔案管理人員的考核予以常態(tài)化，檢驗(yàn)他們與崗位工作是否匹配，一方面用于調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃，強(qiáng)化培訓(xùn)實(shí)效，另一方面根據(jù)考核結(jié)果對檔案管理人員進(jìn)行獎懲，增強(qiáng)他們對應(yīng)用電子檔案管理模式的重視程度，有利于激發(fā)檔案管理人員的自我優(yōu)化意識，提高事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍整體水平。

4 結(jié)語

電子檔案管理模式的應(yīng)用開創(chuàng)了事業(yè)單位檔案管理工作的新格局，為了進(jìn)一步深化電子檔案管理效果，應(yīng)構(gòu)建完善的管理機(jī)制，運(yùn)用動態(tài)管理模式，采用網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，以便為電子檔案管理工作的穩(wěn)定高效開展提供強(qiáng)有力的保障，促進(jìn)事業(yè)單位檔案利用率邁上一個新臺階。