楊 娟

（貴州健康職業(yè)學(xué)院，貴州 銅仁 554300）

1 高校干部人事檔案管理面臨的困境

1.1 尚未形成清晰地管理制度，多頭管理問題嚴(yán)重

針對干部人事檔案的管理制度，各個高校的管理制度與體系并不完全相同，常見的有兩種方式，一種是集中管理式管理辦法，另一種是分散式管理辦法。從檔案的歸屬來看，有的高校是組織部門負(fù)責(zé)人干部人事檔案管理，有的高校是人事部門負(fù)責(zé)。由此可見，高校的檔案管理工作歸屬問題尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，同時這也是多頭管理的重要因素。在出現(xiàn)管理問題時，難以責(zé)任到人，經(jīng)常出現(xiàn)相互推諉的問題。受到管理體系與歸屬問題的阻礙，導(dǎo)致高校干部人事檔案管理工作面臨著一定的困境。

1.2 缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，難以保證材料的真實(shí)性

干部人事檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，同時沒有落實(shí)國家檔案管理的相關(guān)管理規(guī)定，難以保障干部人事檔案的真實(shí)性。同時，檔案資料的完整性也得不到保障。由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化地管理流程，同時沒有相關(guān)制度提供指導(dǎo)，導(dǎo)致高校干部人事檔案管理工作存在以下幾個方面的問題，首先，檔案資料缺失，例如：學(xué)位證明、入團(tuán)與入黨證明等，這些都是干部人事檔案的重要材料。其次，案卷質(zhì)量偏低，且檔案分類不準(zhǔn)確。例如：檔案材料的分類缺乏規(guī)范化的分類依據(jù)、檔案材料缺乏、檔案材料不完整等。

2 高校干部檔案信息化發(fā)展路徑分析

2.1 構(gòu)建管理系統(tǒng)與管理制度，為檔案信息化提供保障

第一，利用信息化手段，制定出人事檔案管理系統(tǒng)，將高校干部人事檔案真實(shí)、完整的錄入到系統(tǒng)中，同時，需要制定出完善的制度標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審查零散的檔案資料，確認(rèn)檔案資料的完整性，制定出檔案查詢的電子目錄，從而確保電子檔案信息更加規(guī)范化。制定檔案信息審核制度，定時對檔案資料進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)檔案作假的現(xiàn)象。第二，明確干部人事檔案的歸屬問題，可以將其歸屬為高校的檔案管理部門，這也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要保障。在條件許可的情況下，高校可以建立出獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，從而有效的提升高校干部人事檔案的實(shí)用性。重視人事檔案管理人員的專業(yè)技能，合理配置人事檔案管理的相關(guān)資源，最大程度的降低檔案管理的經(jīng)費(fèi)支出，推動干部人事檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，同時也能夠確保檔案管理更加專業(yè)，有專門的機(jī)構(gòu)管理高校干部的人事檔案是未來檔案管理工作的必然趨勢，這種管理結(jié)構(gòu)也能夠確保檔案管理工作的科學(xué)性與合理性。第三，檔案管理工作的業(yè)務(wù)能力與信息化水平，對高校干部人事檔案管理工作信息化建設(shè)具有直接的影響。專業(yè)的管理人員是檔案規(guī)范化管理的必要保障，要求高校注重檔案管理人才的計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)，并增進(jìn)各高校檔案管理工作之間的交流，相互分享檔案管理辦法與經(jīng)驗(yàn)。

2.2 加大對人事干部檔案的監(jiān)督與審核力度

為了保證人事檔案的真實(shí)性與完整性，需要加大對檔案的監(jiān)督力度與審核力度，對此，高?？梢灾贫ㄍ晟频臋n案審核體系，在干部正式上任前，能夠?qū)ζ錂n案信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查，從而有效避免檔案作假問題，將人事干部檔案審查工作落實(shí)到日常管理工作中，針對檔案信息不完整、檔案信息填寫不符合要求以及檔案信息不真實(shí)的資料，統(tǒng)一不能納入檔案。利用這樣的方式，能夠進(jìn)一步提升檔案信息的有效性、完整性與可靠性。檔案信息的審核，屬于檔案資料的事后管理工作，因此，最核心的應(yīng)該是形成動態(tài)的監(jiān)管體系，并制定出責(zé)任追究制度，針對檔案信息私自修改等問題，必須根據(jù)檔案法依法定責(zé)。

2.3 對干部檔案管理制度進(jìn)行完善與規(guī)范

通過規(guī)范化的制度體系，加大檔案管理工作的規(guī)范化程度，這也是檔案工作的必要保障。為了加快人事檔案管理工作的信息化進(jìn)程，需要對干部人事檔案管理工作搜集規(guī)黨制度、保管制度、審查制度等進(jìn)行完善，嚴(yán)格落實(shí)各個環(huán)節(jié)工作人員的責(zé)任。在收集檔案過程中，始終堅(jiān)持檔案信息的完整性，確保檔案資料的真實(shí)有效性。針對檔案信息材料的審核，始終堅(jiān)持細(xì)致性，嚴(yán)格審核檔案資料的所有內(nèi)容，對于沒有價值的檔案資料，或者是不符合歸檔內(nèi)容的檔案資料，及時退回。對于檔案資料的整理工作，需要嚴(yán)格落實(shí)干部檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的價值得到充分的發(fā)揮，同時還需要在保證檔案信息的符合相關(guān)要求的情況下，還應(yīng)該落實(shí)整潔性原則，保證認(rèn)識檔案管理工作能夠有序開展。例如：檔案資料需要有組織機(jī)構(gòu)蓋章證明的，要嚴(yán)格審查是否符合規(guī)定。除本人簽字內(nèi)容之外，其他的檔案資料內(nèi)容，都需要用A4紙打印。檔案資料上的內(nèi)容統(tǒng)一使用黑色筆書寫。針對干部人事檔案整理與收集工作，需要按照相關(guān)制度確保規(guī)范化程度。對于檔案的借閱和查詢等，需要嚴(yán)格落實(shí)檔案的管理程序。

3 結(jié)束語

綜上所述，在高校組織人事工作中，干部的人事檔案管理是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，同時也是干部引進(jìn)與任免的參考依據(jù)，有助于對高校干部人事制度進(jìn)行創(chuàng)，加快高校師資團(tuán)隊(duì)建設(shè)，有效落實(shí)和推動干部人事檔案的信息化發(fā)展進(jìn)程。