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外包模式下,書畫檔案數(shù)字仿真復(fù)制工作的開展

2021-04-14 23:45:08李秋麗
卷宗 2021年15期

李秋麗

(暨南大學(xué)檔案館,廣東 廣州 510632)

在檔案開放和利用實踐中,人們對檔案原件尤其是珍貴書畫檔案原件的日趨重視,促進了檔案仿真復(fù)制件更多走進了人們的視野,主要是在各種形式的檔案展覽中體現(xiàn)。上述前面兩則事件,既展示了檔案仿真復(fù)制件的積極作用,又說明了檔案仿真復(fù)制工作開展的必要性,但是檔案數(shù)字仿真復(fù)制是一項系統(tǒng)工程,對于在規(guī)模、資金和人力各方面實力都無法與國家檔案館比擬的高校檔案館而言,如何在困難存在的情況下繼續(xù)推進檔案數(shù)字仿真復(fù)制工作的開展就有了研究分析的意義。

1 書畫檔案數(shù)字仿真復(fù)制的意義及必要性

檔案數(shù)字仿真復(fù)制是指將紙質(zhì)檔案所承載的信息(包括字、墨跡、圖像、顏色、污漬、抓痕、甚至破損形狀等影像信息)通過專業(yè)仿真設(shè)備和數(shù)字仿真制作工藝完成同介質(zhì)拷貝[1]。主要由前期準備、圖像采集、色彩管理、圖像處理、圖像輸出、后期制作、圖像存儲等環(huán)節(jié)組成。開展書畫檔案數(shù)字仿真復(fù)制對于保護檔案原件、舉辦檔案展覽、開拓檔案征集渠道等方面都有重要意義。

1.1 從安全角度看

檔案的安全包含實體安全和信息安全兩方面,在展覽時珍貴的歷史檔案往往是鎮(zhèn)覽之寶,但這些檔案由于年代久遠,受自然衰變和保管條件限制等諸多因素的影響,多少都出現(xiàn)了不同程度的褪色、脆變、損壞,為了最大限度地延長其壽命,搶救和保護已是刻不容緩,而與傳統(tǒng)仿真復(fù)制手段相比,數(shù)字仿真復(fù)制具有成本低、見效快的優(yōu)點,所以數(shù)字仿真復(fù)制是當(dāng)下延長歷史檔案的實體使用壽命和向社會提供服務(wù)的最佳選擇。而另一方面,因不可抗力因素如地震、臺風(fēng)導(dǎo)致檔案受損的情況近幾年來頻發(fā),實體和信息兩方面安全都受到了極大的威脅,使得檔案備份工作得到國家和檔案界的高級重視,檔案仿真復(fù)制件從定義上而言雖然不是檔案[2],但由于其具有的高度逼真感,在特殊情況下能發(fā)揮與檔案幾近相同的作用。所以,如果發(fā)生自然災(zāi)害檔案遭到破壞,檔案館可以從備份中及時取得仿真復(fù)制件重新制作,恢復(fù)檔案原貌,也算是對檔案的彌補。

1.2 從管理角度看

檔案數(shù)字仿真復(fù)制有利于補充館藏,提高全宗類檔案的關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性,更好地服務(wù)于利用。一方面,歷史原因造成檔案被分割分離在不同的檔案館甚至國外相關(guān)機構(gòu)的情況并不少見,例如我校清末時期的檔案就存于第一歷史檔案館,1914-1947年又有部分檔案存于第二歷史檔案館,原件已經(jīng)無法追回,百年校慶前學(xué)校老師努力取得了一些復(fù)制件回校,但是復(fù)印效果欠佳,如果能用數(shù)字仿真的手段讓其回校,就能大大改善檔案觀感,提高利用價值。另一方面,科技檔案中獎勵之類的檔案材料從項目的角度來說屬于項目一部分理應(yīng)歸檔,但從項目負責(zé)人的角度而言又是歸屬個人,往往是很難收集到原件的,如果在收集的同時可以提供給負責(zé)人檔案仿真件,也許就能夠提高征集成功率。

2 書畫檔案數(shù)字仿真復(fù)制的可行性和開展模式

我國檔案仿真復(fù)制的歷史由來已久,許多重要的文化遺產(chǎn)得以保留至今,就是得益于仿真復(fù)制這門古老的傳統(tǒng)技藝。隨著時代的進步、社會科技的發(fā)展以及數(shù)字仿真復(fù)制技藝的日趨成熟,檔案數(shù)字仿真復(fù)制愈加得到認可和采用。

2.1 可行性

從理論支撐上看,國家檔案局楊冬權(quán)局長曾于2008年明確提出:“今后,各級檔案館、室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的基本路線就是:實施數(shù)字化帶動戰(zhàn)略,逐頁對檔案進行整理,并對內(nèi)容、數(shù)量、附錄等進行著錄,然后通過數(shù)字化等方法進行復(fù)制,以復(fù)制件提供利用,把原件封存。這樣既可確保檔案安全,又可方便檔案利用?!薄度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》(2011-2015)也明確提出,要“加快館藏檔案副本的制作步伐,保護檔案原件,確保檔案實體安全。各級各類檔案館對重要的檔案實行異地備份,……完成國家重點檔案的搶救工作。”這在政策方面為數(shù)字仿真復(fù)制工作創(chuàng)造了發(fā)展平臺,為仿真復(fù)制工作的開展帶來了前所未有的發(fā)展良機。

從技術(shù)實現(xiàn)上看,與傳統(tǒng)的仿真復(fù)制手法如手工臨摹、木版水印、珂羅版印刷等相比,數(shù)字仿真具有色彩還原及細節(jié)表現(xiàn)全面、高效、易用、按需制作和靈活度較高等特點,深受業(yè)內(nèi)人士的推崇。在質(zhì)量上,數(shù)字仿真能夠滿足大多數(shù)檔案仿真復(fù)制的需求;在數(shù)量上,不受限制;在時間上,可以即時加工制作,也可先存儲數(shù)字圖像隨需隨印;在距離上,可以現(xiàn)場制作或異地制作。所以,對于大多數(shù)歷史檔案采用數(shù)字仿真復(fù)制,從時間、成本、靈活性等方面都是較為合理且行之有效的技術(shù)手段,可以說,數(shù)字技術(shù)為仿真復(fù)制工作提供了技術(shù)支撐[3]。

2.2 開展模式

數(shù)字仿真復(fù)制工作的開展需要搭建仿真系統(tǒng),主要由前期準備、圖像采集、色彩管理、圖像處理、圖像輸出、后期制作、圖像存儲等環(huán)節(jié)組成,它是一項系統(tǒng)工程,表面簡單,實則深奧。當(dāng)下,開展檔案數(shù)字仿真復(fù)制工作的模式主要有兩種,即單位內(nèi)部開設(shè)數(shù)字仿真復(fù)制工作中心和數(shù)字仿真復(fù)制外包服務(wù)。由于數(shù)字仿真復(fù)制工作存在仿真系統(tǒng)的設(shè)備要求精度高、資金投入大、人員專業(yè)素質(zhì)要求高等問題,所以想要自主開展此項工作必須有較強的經(jīng)濟實力、人才儲備和設(shè)備配置。對于在館藏規(guī)模、人員專業(yè)素質(zhì)、經(jīng)費力量等方面無法與國家館比擬的檔案館而言,檔案數(shù)字仿真復(fù)制本身就是檔案事業(yè)發(fā)展的邊緣工作,讓其投入如此大的力度在仿真工作上基本上是不現(xiàn)實的,所以筆者認為,此類檔案部門的檔案數(shù)字仿真復(fù)制工作更適合采用外包服務(wù)模式。

3 外包服務(wù)模式下,書畫檔案數(shù)字仿真復(fù)制工作的開展

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代,為順應(yīng)社會發(fā)展趨勢,必須依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將互聯(lián)網(wǎng)與檔案部門相結(jié)合促成檔案部門的轉(zhuǎn)型。因此,全國各級檔案部門都在抓緊開展檔案數(shù)字化建設(shè),特別珍貴的檔案更是開展了數(shù)字高仿真復(fù)制,而對于受人力、物力、資源緊缺的等多方面因素制約的檔案部門而言,選擇檔案服務(wù)外包有利于降低檔案部門的業(yè)務(wù)成本,提高檔案工作效率,緩解檔案工作者的工作壓力,加快數(shù)字化建設(shè)進程。

3.1 做好前期準備

誠如馬仁杰先生在《“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題與對策》一文中所言,檔案在服務(wù)外包過程中存在著實體的損毀風(fēng)險和信息的失密風(fēng)險等安全隱患,因此做好充足的前期準備,保障數(shù)字仿真復(fù)制工作順利開展及完成至關(guān)重要。

3.1.1 對外包服務(wù)公司的資質(zhì)考察

我國檔案外包公司最早出現(xiàn)于20世紀90年代,仍處于發(fā)展的初期階段,外包公司的能力水平又參差不齊,加上目前我國還沒有一個統(tǒng)一的標準對檔案外包公司進行資格認證,外包公司能承擔(dān)的服務(wù)內(nèi)容大多只限于檔案數(shù)字化,而檔案數(shù)字仿真復(fù)制的業(yè)務(wù)要求比數(shù)字化要更高一層,所以對外包公司進行資質(zhì)考察就顯得特別重要。主要考察其業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平、管理水平、成功案例與反饋信息。

3.1.2 檔案部門與外包服務(wù)公司共同做好保證檔案實體安全和信息安全的前期準備

國家檔案局于2014年12月8日頒布了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對數(shù)字化場所做出了明確的規(guī)定,數(shù)字仿真復(fù)制可以參照規(guī)范對外包場進行布置,例如,檔案仿真場所每個角落都必須裝有視頻監(jiān)控設(shè)備,不留死角,檔案部門要定期對監(jiān)控內(nèi)容進行檢查。其次,檔案仿真場所的所有檔案加工設(shè)備都不能帶有無線網(wǎng)絡(luò)功能,防止造成檔案信息的外泄。最后,工作人員不得將和工作無關(guān)的私人物品帶進工作場所,特別是各種電子設(shè)備和移動存儲介質(zhì),更不能將檔案仿真場所的物品帶走。

保障信息安全則需要借助法律手段,檔案部門與外包公司簽訂合約時,必須將保密條款列入其中,要求檔案外包公司不能以任何形式和理由將檔案實體帶離工作場所,不能向第三方泄露,一旦發(fā)生泄密事件,檔案部門有權(quán)追究檔案外包服務(wù)公司的刑事責(zé)任,以法律形式明確規(guī)定外包機構(gòu)的責(zé)任和義務(wù)。

3.2 仿真復(fù)制的過程監(jiān)督及質(zhì)量管控

首先,檔案的仿真復(fù)制工作要有計劃有重點地進行,不能所有檔案一律仿真,以免耗費大量的時間精力和財力;第二,檔案的仿真復(fù)制工作要有限度進行,以免造成檔案仿真件的泛濫及妨礙檔案原件的價值體現(xiàn);第三,檔案數(shù)字仿真件生成后要加注說明,包括:原件與復(fù)制件的區(qū)分標識、原件與復(fù)制件的館藏處所、仿真復(fù)制的份數(shù)、時間、地點等都要說明清楚,以免日后以訛傳訛,導(dǎo)致檔案真假難辨,造成不良的影響。

質(zhì)量控制績效管理能夠有效提高檔案外包公司的工作質(zhì)量,因此檔案部門與外包公司簽訂項目合同時就應(yīng)將績效計劃與工作目標告知外包公司,為檔案外包公司順利開展工作提供依據(jù)。在檔案服務(wù)外包工作實施過程中,檔案部門應(yīng)該指派專人負責(zé)檔案外包工作,隨時了解檔案外包公司的工作進展,此外績效評估指標也應(yīng)根據(jù)實際情況隨時調(diào)整,如果遇到問題,雙方應(yīng)該共同協(xié)商解決,檔案部門采取質(zhì)量控制管理方法對檔案外包工作進行全程監(jiān)督,能夠促進檔案外包公司不斷提高工作效率,在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量地完成工作[4]。

3.3 后期仿真件實體與信息的安全管理

外包模式下開展的檔案數(shù)字仿真復(fù)制件后期實體與信息的安全同樣要引起重視,首先,應(yīng)對仿真件實體進行單獨編目與保存,以免與原件產(chǎn)生混淆;其次,定期對仿真件進行殺蟲殺菌等檢查;再次,要加強采集數(shù)據(jù)的管理、保存、保護,避免重復(fù)采集工作;最后,對采集后的數(shù)據(jù)要做好備份,預(yù)防丟失和泄密[5]。

4 結(jié)語

隨著檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的全面展開,檔案的仿真復(fù)制工作也會開展的越來越廣泛。檔案服務(wù)外包有著巨大的市場潛力和良好的發(fā)展前景,只要有針對性地采取解決措施,就能更好地運用檔案服務(wù)外包,讓服務(wù)外包在檔案工作中發(fā)揮更加重要的作用。另一方面檔案工作人員也要不斷進取,大膽實踐,加強溝通交流與學(xué)習(xí),以應(yīng)對好檔案部門在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下職能業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型的考驗[6]。

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