王 娟

（甘肅省水利科學(xué)研究院，甘肅 蘭州 730000）

科研院所是推動(dòng)社會(huì)科技創(chuàng)新的關(guān)鍵場(chǎng)所，科研工作關(guān)系著社會(huì)科技創(chuàng)新水平，直接影響國(guó)家發(fā)展以及國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的提升?？蒲袡n案作為記錄科研工作發(fā)展的重要工作，是科研信息的重要載體，科研工作的重要性決定了科研檔案管理的重要性。我國(guó)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確規(guī)定，立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度不斷完善檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。因此，加強(qiáng)科研檔案信息化管理水平既是檔案管理工作基本要求，也是保障科研工作順利展開(kāi)的重要基礎(chǔ)。

1 科研院所檔案管理的重要意義

科研院所檔案涉及較多的學(xué)科和領(lǐng)域，其是針對(duì)科研數(shù)據(jù)和成果的真實(shí)記載。在實(shí)際科研院所檔案中，科技檔案內(nèi)容繁多。目前科研院所檔案收集范圍相對(duì)較長(zhǎng)，一般是涉及科研項(xiàng)目相關(guān)的內(nèi)容都需要進(jìn)行保存?？蒲兄芷谝话愣驾^長(zhǎng)，這也使科研院所檔案形成周期長(zhǎng)，時(shí)間跨度較大。

檔案的最初含義是指能夠記錄和保存科研機(jī)構(gòu)日常管理工作中的各種社會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的第一手材料，且主要由檔案的形成者、情報(bào)價(jià)值以及載體共同組成，能夠真實(shí)地展示出歷史特征?？蒲袡C(jī)構(gòu)檔案管理是由該科研單位的檔案管理者進(jìn)行檔案收集、整理、核對(duì)等一系列操作，其主要作用是為科研工作的后續(xù)服務(wù)。確切地說(shuō)，科研機(jī)構(gòu)檔案管理是科研機(jī)構(gòu)發(fā)展和改革的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以說(shuō)檔案管理的工作質(zhì)量與效率直接關(guān)聯(lián)著科研機(jī)構(gòu)工作的能否順利進(jìn)行，檔案管理的發(fā)展是有利于科研單位工作開(kāi)展的穩(wěn)定性[1]。

中國(guó)逐漸進(jìn)入新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)后，各種經(jīng)濟(jì)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)經(jīng)過(guò)大幅調(diào)整，大多數(shù)科研單位逐步認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化的重要性，此外，上級(jí)部門(mén)還針對(duì)現(xiàn)今新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)作出了重要指示，也為科研機(jī)構(gòu)優(yōu)化檔案管理指明了新的發(fā)展路徑。所以，各大科研單位應(yīng)根據(jù)問(wèn)題與實(shí)際情況進(jìn)行思考后做出相應(yīng)的調(diào)整與優(yōu)化，從而確?？蒲袉挝粰n案管理工作可以實(shí)現(xiàn)高系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、高目標(biāo)導(dǎo)向的現(xiàn)代化檔案管理模式，并且，各大科研單位需要不斷創(chuàng)新與完善檔案管理的新形式，進(jìn)一步提高檔案管理的實(shí)效性、科研檔案管理工作水平以及檔案材料的合理化、科學(xué)化使用，從而不斷提升科研檔案管理的質(zhì)量以及效率，不斷提升自身的地位和作用，以及提升對(duì)科研單位的作用力[2]。

2 科研檔案信息化管理現(xiàn)狀

2.1 信息化管理配套設(shè)施匱乏

隨著信息技術(shù)的普及，各行業(yè)領(lǐng)域在信息化建設(shè)中已經(jīng)取得了一定的成就，科研院所檔案管理信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展。但從整體來(lái)看，科研院所檔案信息化管理仍舊存在配套設(shè)施匱乏的問(wèn)題，制約管理水平的提升。大數(shù)據(jù)時(shí)代，科研檔案已經(jīng)逐步向電子文檔、電算化、視頻資料等新型文件發(fā)展，科研院所在工作開(kāi)展過(guò)程中，出現(xiàn)越來(lái)越多的半結(jié)構(gòu)、結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)，但由于其缺乏相應(yīng)的配套設(shè)施，至簡(jiǎn)單配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基礎(chǔ)硬件設(shè)備，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)的有效整合，從而降低了檔案信息的綜合利用率。

2.2 檔案管理水平低下

目前，科研機(jī)構(gòu)檔案管理存在現(xiàn)代化水平低、檔案管理理念落后等一系列問(wèn)題。雖然說(shuō)部分科研機(jī)構(gòu)也將現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合到科研檔案管理工作過(guò)程中，但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用范圍依然有限，并且，科研機(jī)構(gòu)的硬件以及軟件配置也不進(jìn)入如意，無(wú)法達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化水平。此外，現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的缺乏會(huì)直接影響到科研檔案信息的收集和儲(chǔ)存，進(jìn)一步影響檔案管理的實(shí)施，檔案信息的有效性以及真實(shí)性得不到有效保證[3]。

2.3 科研檔案管理制度不夠完善

科研院所的檔案管理制度是在科研單位成立時(shí)便存在，其是依據(jù)科研機(jī)構(gòu)的實(shí)際狀況而設(shè)立的，在規(guī)范化方面起到了非常重要的作用。伴隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的高速進(jìn)步，科技也隨之進(jìn)步，且融入人們的生活中去，不斷進(jìn)步的社會(huì)使得科研單位的工作方向也在不斷地變化，一切都不同于過(guò)去。但是，科研機(jī)構(gòu)檔案管理體制仍然是以前的管理方式，既不能適應(yīng)新時(shí)代需求，又導(dǎo)致科研檔案管理工作與其他工作內(nèi)容產(chǎn)生混亂情況。如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理體制，就無(wú)法達(dá)到預(yù)期的實(shí)施效果。

2.4 檔案信息化管理不規(guī)范

目前，很多科研院所檔案信息化管理仍舊處于初級(jí)階段，管理目標(biāo)不夠清晰，管理規(guī)范化程度較低，雖然在實(shí)際工作中能夠有效保存電子文檔，但存在格式不統(tǒng)一、兼容性較差、轉(zhuǎn)換難度大等方面的問(wèn)題，從而影響了電子檔案的使用效率。此外，科研院所檔案信息化管理中，由于電子檔案長(zhǎng)時(shí)間保存、備份的載體不充分，從而加大了對(duì)人力物力等各項(xiàng)資源的消耗。因此，科研院所檔案信息化管理還需要明確管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)管理規(guī)范，推動(dòng)信息化管理穩(wěn)步發(fā)展。

2.5 信息化管理人才匱乏

信息化時(shí)代，人才屬于重要戰(zhàn)略資源，科研院所加強(qiáng)檔案信息化管理水平的前提條件之一是具備充足的信息化管理人才。但從整體來(lái)看，科研院所在檔案管理人才建設(shè)中存在不足，缺乏既具備檔案管理專(zhuān)業(yè)能力，又掌握信息技術(shù)、軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)的專(zhuān)業(yè)人才。一方面，科研院所檔案管理人員對(duì)信息化管理模式的認(rèn)知與掌握不足，操作不熟練，缺乏信息化管理與維護(hù)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能；另一方面，專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)人員對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)要求不明了，不能設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)適用于本單位的檔案管理信息系統(tǒng)。由于人才匱乏，導(dǎo)致科研院所檔案信息化管理在模式創(chuàng)新與系統(tǒng)研發(fā)等方面遭遇瓶頸。

3 科研檔案信息化管理水平提升的有效策略

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，科研院在對(duì)科技檔案的收集、管理、檢索、利用和編研等方面都取得了一定的成效，并借助于檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布、交流和推送，為科技人員檔案信息查找創(chuàng)造了良好的條件。但隨著信息時(shí)代的發(fā)展，科技檔案信息化建設(shè)工作還需要加快探索的步伐，積極尋求更為先進(jìn)和實(shí)用的管理方法，并積極對(duì)科技檔案共享方式進(jìn)行創(chuàng)新，以此來(lái)推進(jìn)科技檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.1 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，利用新型存儲(chǔ)技術(shù)與設(shè)備

加強(qiáng)檔案信息化管理水平，必須加強(qiáng)相應(yīng)配套設(shè)施建設(shè)?？蒲性核鶛n案信息化管理需要具備完善的采集設(shè)備、處理設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備以及檢索設(shè)備，根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際需求，引進(jìn)或開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)或平臺(tái)；同時(shí)建立健全人員、設(shè)施、技術(shù)三位一體的安全防范體系，有效保障信息化檔案資源的安全。此外，可以采用云存儲(chǔ)技術(shù)，利用其海量存儲(chǔ)、動(dòng)態(tài)擴(kuò)展與保存、高效備份、安全度高、實(shí)時(shí)遷移、實(shí)時(shí)監(jiān)控等優(yōu)勢(shì)，有效提升科研檔案存儲(chǔ)、應(yīng)用、管理水平。

3.2 明確管理目標(biāo)，實(shí)施規(guī)范化管理

首先，構(gòu)建科學(xué)的目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)目前大部分科研院所檔案信息化管理處于初級(jí)階段現(xiàn)狀，構(gòu)建目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括以下幾方面工作：第一，明確自身檔案隸屬信息化管理范圍；第二，制定電子檔案季度目錄標(biāo)準(zhǔn)；第三，根據(jù)自身需求引進(jìn)或研發(fā)檢索軟件；第四，完善目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

其次，逐步實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。第一，將單位檔案信息化管理范圍內(nèi)的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；第二，建立文本文檔、圖片、多媒體信息等各類(lèi)檔案資料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)；第三，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；第四，分析互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下科研檔案信息的使用方法、標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限；第五，建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)或平臺(tái)。

再次，逐步完善各類(lèi)電子檔案資料。第一，建立健全信息化檔案體系；第二，嚴(yán)格按照檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)生成的電子檔案或在處于工作進(jìn)程中生成的電子檔案進(jìn)行歸檔管理，同時(shí)建立健全檔案信息安管、服務(wù)、使用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；第三，根據(jù)自身檔案管理與服務(wù)的實(shí)際需求，選擇適用的電子檔案保存方案，確保電子檔案的安全性、實(shí)效性與客觀性。

最后，進(jìn)一步推進(jìn)存量檔案數(shù)字化以及增量檔案的電子化建設(shè)，理清思路建立檔案信息化管理流程，提高信息化管理工作的規(guī)范性，從而逐步提升電子檔案服務(wù)與利用效率，加快推進(jìn)電子檔案信息資源的全面共享。

3.3 重視人才培養(yǎng)

重視在科研院所檔案信息化建設(shè)中人才培養(yǎng)的重要性，不斷提高單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)能力。一方面，科研院所需要重視優(yōu)化檔案管理工作人員工作環(huán)境，完善人員管理制度，從而加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀管理人員的吸引力，引進(jìn)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才，為單位檔案管理信息化建設(shè)注入活力；另一方面，科研院所加強(qiáng)對(duì)檔案管理全方位人才的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案管理等方面職業(yè)技能的培訓(xùn)，提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力，為信息化管理水平的提升提供堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

3.4 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

采用統(tǒng)一認(rèn)證平臺(tái)，與ERP、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)一站式連接，貫穿組織所有信息系統(tǒng)，采用文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔管理、網(wǎng)站內(nèi)容管理（無(wú)需編程，使用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)容更新）、合同管理。對(duì)文書(shū)檔案、照片檔案、業(yè)務(wù)檔案等各大類(lèi)檔案，實(shí)施紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理。并開(kāi)發(fā)專(zhuān)有接口，實(shí)現(xiàn)與檔案局的數(shù)據(jù)交換，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。綜合知識(shí)管理（技術(shù)文件、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)管理等）、綜合檔案管理、資產(chǎn)管理科學(xué)應(yīng)用等實(shí)現(xiàn)信息門(mén)戶(hù)與系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部無(wú)論何時(shí)何地的即時(shí)溝通與合作。完成從檔案管理流程自動(dòng)化到知識(shí)資源集成的轉(zhuǎn)變，能夠有效地輔助決策。

3.5 不斷提升科研檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)

科研機(jī)構(gòu)要高度重視檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性。因此，可以聘請(qǐng)水平高、經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)家和講師，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平同時(shí)，要重視加強(qiáng)檔案管理人員信息化操作水平的培訓(xùn)，建議相關(guān)管理人員加強(qiáng)政治、業(yè)務(wù)等要素建設(shè)，繼續(xù)建設(shè)人力資源和相關(guān)制度，加大檔案管理人員的培訓(xùn)和引進(jìn)力度，規(guī)范檔案管理，推進(jìn)科研檔案管理工作科學(xué)化、信息化進(jìn)程。

4 總結(jié)

信息化時(shí)代，科研院所檔案管理信息化建設(shè)水平?jīng)Q定其檔案管理水平。信息技術(shù)與科研檔案管理的有效融合，創(chuàng)新了檔案管理模式，能夠充分發(fā)揮其存儲(chǔ)空間大、維護(hù)便利、應(yīng)用便捷等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有效提升科研院所檔案管理效率。因此，科研院所需要充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加快完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，明確目標(biāo)，加強(qiáng)人才建設(shè)，為其檔案管理信息化水平的提升提供重要保障。