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當前事業(yè)單位人事、檔案管理面臨的機遇、挑戰(zhàn)及對策

2021-04-14 23:45:08歐陽沙沙
卷宗 2021年15期

歐陽沙沙

(長沙市人力資源和社會保障局,湖南 長沙 410006)

以往在事業(yè)單位內(nèi)部的各項工作中,人事檔案管理工作經(jīng)常被相關(guān)部門忽視,而隨著信息化時代的到來,人事檔案資料的作用日益凸顯,相應(yīng)的人事檔案管理也受到了越來越高的重視。人事檔案是干部德、能、勤、績、廉的綜合體現(xiàn),是事業(yè)單位考察和選拔人才的重要參考依據(jù),也是做好其他常規(guī)工作的基礎(chǔ)和保障,所以開展好事業(yè)單位人事檔案管理工作十分重要。

1 當前事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

一般來說,事業(yè)單位人事檔案管理主要需遵循以下四項基本要求:第一項要求是“真”,即在人事檔案管理中必須要保證所有檔案資料的真實性與客觀性,而不能使檔案中有捏造事實、弄虛作假的內(nèi)容;第二項要求是“全”,即在人事檔案管理中必須要保證將檔案資料收集和記錄全面,不能遺漏任何歸檔材料,第三項要求是“活”,即在人事檔案管理中必須要采取動態(tài)化管理模式,不斷與時俱進的引進各種先進的管理技術(shù)和工具,以提高管理的靈活性;第四項要求是“密”,顧名思義,它就是在對檔案的查閱和使用應(yīng)當要遵守規(guī)范的工作程序,這些工作的開展需要消耗大量的人力和物力,目前的人事管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代的人事招聘管理工作的要求。

2 事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇

現(xiàn)如今,信息化的飛速發(fā)展給當前人事管理工作的開展帶來了很大的好處。其中最明顯的一項就是相關(guān)事業(yè)單位在進行員工招聘時,人事可以通過高效的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化處理,將它轉(zhuǎn)換為電子檔案,從而提高檔案信息檢索效率,也提高了工作效率,同時也增強了檔案保管的安全性和長久性。信息化的普及給人事工作帶來了方方面面的益處。首先,提高了檔案管理的安全性,在數(shù)字環(huán)境下的人事檔案,易于翻閱與使用,有效減少了對紙質(zhì)檔案的涂改、損壞概率,確保了紙質(zhì)檔案的安全性。其次,提高了檔案資料的共享性,在批準查閱的情況下,檔案資料可被相關(guān)部門網(wǎng)上調(diào)閱,極大的方便了異地政審、辦理工資變動、職稱晉升等具體業(yè)務(wù)操作,有效節(jié)省了查檔、調(diào)檔時間,實現(xiàn)了檔案信息共享。

3 事業(yè)單位人事檔案管理面臨的不足

1)重視程度有待提高。在過去的人事管理工作中,受傳統(tǒng)思想的桎梏,很多事業(yè)單位仍舊未對人事檔案管理工作引起足夠高的重視,例如有的事業(yè)單位認為人事檔案管理工作對單位的建設(shè)和發(fā)展影響不大,因此便將之擺在邊緣化的位置。在這種觀念下,事業(yè)單位對人事檔案管理工作的投入也不大,無論是相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是人才建設(shè)均較不足,根本無法滿足現(xiàn)代人事檔案管理工作的實際需求。還有部分事業(yè)單位至今仍未在內(nèi)部設(shè)立專門的人事檔案管理部門,或者雖然設(shè)置了人事檔案管理部門,卻只流于形式,而根本沒有充分發(fā)揮出其實際作用。

2)事業(yè)單位管理機制不完善。隨著近年來事業(yè)單位的不斷改革發(fā)展,對各類人才的引進也日益頻繁,但是由于缺乏完善的人事檔案管理機制,且各地、各單位的人事檔案管理政策與方法各有不同,因此導(dǎo)致在對新引進人才的人事檔案管理過程中出現(xiàn)了諸多問題,對于人事檔案管理工作造成了極大的阻礙,最終影響各個部門的工作進度。

3)人事管理人員的個人素質(zhì)有待提高。目前我國很多企業(yè)并不是單一經(jīng)營,正逐步趨于多樣化的經(jīng)營。這給企業(yè)的發(fā)展帶來的動力,但在面對市場帶來機遇的同時還要面臨的嚴峻挑戰(zhàn)。作為政工人員,應(yīng)挑起政工工作的重任。但目前我國企業(yè)在企業(yè)宣傳工作、思想教育工作、文化強企建設(shè)方面還存在著不足,政工人員的整體素質(zhì)有待提高。而企業(yè)要發(fā)展,就必須保證企業(yè)持續(xù)健康和和諧發(fā)展的強大政治思想后盾,這也給政工人員的整體素質(zhì)帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。人事管理人員在進行企業(yè)招聘時,很多招聘人員可能存在經(jīng)驗不足的問題,對于發(fā)生的很多問題專業(yè)程度不高,可能會錯過為企業(yè)招納很多人才的機會。同時,在招聘時面對成千上萬的求職簡歷,相關(guān)審核人員可能會產(chǎn)生精力不足的問題,導(dǎo)致錯過優(yōu)秀人才,有的時候也會因為個人主觀情感太過嚴重,不能更好的招納人才。

4 改進事業(yè)單位人事管理工作的相關(guān)措施

1)提高重視程度。事業(yè)單位是一個完整的系統(tǒng),無論哪項環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題均會影響到其整體運行,在進行人事檔案管理工作的前提就是要提高重視程度。不僅僅是相關(guān)的人事管理工作人員,相關(guān)事業(yè)單位更需要提高重視程度,具體的來說,事業(yè)單位可以加大對人事管理工作的支持力度,并及時給予必要的人力、物力以及資金支持。

2)改進管理機制。合理的人事檔案管理機制是改進事業(yè)單位人事檔案管理的前提保障,因此,事業(yè)單位應(yīng)盡快建立合理的人事檔案管理體制,以人事檔案管理工作為主體對象,設(shè)立相應(yīng)的管理部門和職務(wù),實施“分級確定職責(zé)”制度,實現(xiàn)相關(guān)管理工作要求,優(yōu)化相關(guān)管理流程,明確劃分管理者的職責(zé),拋棄過去的分散管理模式,轉(zhuǎn)變?yōu)榧泄芾砟J?,最大限度保證人事記錄資料的完整性,提高工作效率,為事業(yè)單位的長遠發(fā)展提供助力。比如對員工日??记谡{(diào)班、加班申請、請假事宜確認,并及時將不良現(xiàn)象進行上報、公布,以保證員工考勤日常運作;對于所有常辦公用品采購、發(fā)放、管控,有疑問及時上報;還有日常車輛的管理調(diào)度、油耗統(tǒng)計、維修保養(yǎng)等工作及時管理;食堂監(jiān)菜人員安排,食堂人員的日常管理及相關(guān)規(guī)定及時傳達;對于員工獎懲通知通報進行及時發(fā)放;對公司各類文檔資料的分類保存并嚴格執(zhí)行公司文檔資料管理制度;負責(zé)協(xié)助工會活動宣導(dǎo)、組織、執(zhí)行。

3)提升管理人員綜合能力。人力資源是第一資源,在信息化背景下,若想改進事業(yè)單位人事檔案管理,必須要先具備充足的人才儲備。這就需要應(yīng)該加強人事管理人員在進行招聘時的個人能力,相關(guān)人員必須具有豐富的知識儲備以及充分了解事業(yè)單位的崗位需求,做到精準面試。同時,要學(xué)會利用大數(shù)據(jù),對于簡歷精準過濾,在提高工作效率的同時也能為單位招納到優(yōu)秀的人才。同時也要提高他們的工作責(zé)任心和工作態(tài)度,提高員工的綜合素養(yǎng)。

5 結(jié)束語

綜上所述,目前事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機遇主要是由信息化時代的不斷發(fā)展所帶來的,同時也暴露出在進行人事管理工作時所遇到的問題,我們需要面對更多的挑戰(zhàn),其中包括重視程度有待提高、管理機制有待改進、信息化建設(shè)有待完善以及管理人員工作能力有待提升等問題。對此,事業(yè)單位應(yīng)當要不斷提高重視程度、改進管理機制、完善信息化建設(shè)、提升管理人員工作能力,以更加開展好人事檔案管理工作。

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