田 龍

（平原縣婦幼保健院，山東 德州 253100）

1 引言

檔案是醫(yī)院檔案資料的重要組成，對檔案進(jìn)行管理也是檔案管理的重點。新時期醫(yī)院面對的競爭壓力較大，發(fā)展形勢嚴(yán)峻，內(nèi)部運營發(fā)展產(chǎn)生的檔案更多，給管理和利用帶來新的難題?；诖?，本次研究總結(jié)檔案管理工作的特點及重要性，并分析醫(yī)院當(dāng)前對檔案進(jìn)行管理和利用的現(xiàn)狀，總結(jié)存在的不足，最后提出新時期對醫(yī)院檔案進(jìn)行科學(xué)管理及利用的措施，用以指導(dǎo)新時期醫(yī)院的檔案管理工作開展。

2 醫(yī)院檔案管理范疇及功能

分析醫(yī)院檔案管理工作，檔案資料來源十分多樣，不僅來自醫(yī)院本身，也來自社會各方資料，這增加了管理難度；檔案的載體比較豐富，可以是文字圖像，也可以是錄音、視頻、錄像等；檔案的保存要求有針對性，尤其是對于一旦受損無法恢復(fù)的檔案內(nèi)容，并重點關(guān)注患者的病歷檔案；檔案資料持續(xù)更新，每天都有新的病例資料，再加上有時檔案人員會變更，增加了檔案管理的流動性；還有保密性要求，需要保證檔案資料的不泄露，尤其是患者就診方面的檔案。

3 開展檔案管理規(guī)范化建設(shè)的意義

檔案是醫(yī)院發(fā)展的第一手資料，有很強的原始性、真實性和客觀性。所以醫(yī)院進(jìn)行檔案的管理，一是可以作為內(nèi)部管理工作的考察依據(jù)，醫(yī)院日常運營過程中涉及的環(huán)節(jié)很多，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息很大，給管理帶來難度。進(jìn)行檔案管理主要是對各環(huán)節(jié)對應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和歸檔，收集和利用，其中涉及不同的規(guī)章制度等，所以十分重要。特別是不同類型行政事務(wù)的開展，必須依靠檔案的內(nèi)容進(jìn)行管理。二是可以作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)，檔案是醫(yī)院運營的重要部分，其管理水平和質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的真實和有效性，也影響到其使用效果。而醫(yī)院各部門和科室的領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行決策時，為了保證決策的真實性，需要利用檔案開展工作，所以檔案管理十分重要。三是進(jìn)行宣傳教育的素材，檔案的內(nèi)容很多，覆蓋了醫(yī)院的整個發(fā)展過程，所以可用于開展宣傳教育活動。

4 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1）管理制度不健全。醫(yī)院在檔案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如對于檔案收集范圍責(zé)任主體的界定不明確，這可能導(dǎo)致追責(zé)時無法確定責(zé)任人；檔案方法標(biāo)準(zhǔn)不全面，使得獲得的檔案內(nèi)容存在一些差異性，難以統(tǒng)一儲存；檔案形式不統(tǒng)一，同一介質(zhì)的文件有多種形式，導(dǎo)致重復(fù)檔案處理，造成資源的浪費；制度不能及時更新，無法適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求。

2）對管理人員的要求高。這項工作的專業(yè)性要求較高，需要工作人員有一定水平的相關(guān)專業(yè)理論知識水平和業(yè)務(wù)能力，還要有較高好水平的信息化水平，能夠有效處理電子檔案工作，同時要求工作人員對于醫(yī)院的工作有所了解，知曉所有的檔案類型和特點。但實際上，企業(yè)中的檔案人員大部分都擁有高水平的檔案專業(yè)知識和技能，但對于醫(yī)院檔案的信息化處理方面的技術(shù)水平較差，無法保證順利進(jìn)行醫(yī)院檔案的檔案管理。

3）存在安全風(fēng)險。在醫(yī)院檔案管理過程中，很多檔案信息可以人為修改，影響到信息的安全、完整和真實性，尤其是管理人員經(jīng)常變更的情況下，如果做不好工作的交接，很容易導(dǎo)致檔案資料的損毀、遺失、篡改等問題，難以準(zhǔn)確判斷檔案資料的真實和原始性。另外，還有部分違法人員比如黑客等，可能對企業(yè)檔案系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，這樣也威脅到醫(yī)院檔案的安全性。

4）對檔案資料的利用率不高。當(dāng)前醫(yī)院對于檔案表現(xiàn)出重管理輕利用的形勢，管理人員積極進(jìn)行檔案資料的收集、整理和儲存，在日常工作中妥善管理，但對于檔案資料的利用存在很大的滯后性。管理人員一般是在其他工作需要用到檔案時再進(jìn)行查詢和檢索，平時都是存儲在電腦中，利用率很低。

5 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的路徑

1）完善檔案管理制度體系。醫(yī)院需要借助完善的制度對檔案管理操作進(jìn)行規(guī)范和約束。一是培養(yǎng)管理人員的檔案管理意識，了解檔案管理方法的合理選擇標(biāo)準(zhǔn)。在信息化技術(shù)的支持下，要求檔案管理人員充分認(rèn)識檔案的重要性，掌握先進(jìn)的檔案處理技術(shù)，知曉如何對電子信息和文件進(jìn)行檔案處理，以提升工作效率和積極性。二是建立一套切實可行的管理制度，為相關(guān)工作的開展奠定理論基礎(chǔ)。這也能提升檔案管理效率，降低人為失誤的概率。三是強化制度落實，要密切關(guān)注監(jiān)管機(jī)制的建設(shè)，借助檔案管理平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)對檔案操作的動態(tài)監(jiān)管，促使檔案管理制度落到實處，這也是提高工作效率的前提。

2）建立檔案管理人才梯隊。當(dāng)前醫(yī)院進(jìn)行檔案管理依靠的是檔案管理人才，所以要重視人才的培養(yǎng)。一是加強對檔案管理人員的培訓(xùn)提升，進(jìn)行檔案理論體系和基本管理能力的培養(yǎng)，建立常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制，制定科學(xué)的培訓(xùn)規(guī)劃、內(nèi)容和目標(biāo)，實時更新檔案管理的最新內(nèi)容，提高檔案管理人員的正提速時。同時要保證人員全面掌握所有的檔案信息類型，推動信息化建設(shè)，指導(dǎo)開展檔案資料的整合，二是建立科學(xué)的考核機(jī)制，針對檔案管理的特點，借鑒醫(yī)療工作考核經(jīng)驗，建立科學(xué)的考核機(jī)制，明確考核標(biāo)準(zhǔn)，豐富考核內(nèi)容，具體包括收集的信息是否正確和完整、規(guī)范、時效性，整理歸類是否合理、檔案信息是否安全等。三是加強宣傳和教育力度，在醫(yī)院內(nèi)強化檔案宣傳工作，納入日常管理工作范疇，設(shè)施專題宣傳欄、舉辦檔案宣傳講座、開展國際檔案日專題演講活動，借此普及檔案管理知識，使醫(yī)院職工認(rèn)識到檔案管理的重要性，建立創(chuàng)新精神，提高創(chuàng)新能力，探索新形勢下醫(yī)院檔案管理的新方法。

3）推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。面對互聯(lián)網(wǎng)+形勢的發(fā)展，醫(yī)院進(jìn)行檔案管理也要推進(jìn)信息化建設(shè)，借此推動管理工作的規(guī)范化開展。醫(yī)院要針對檔案管理構(gòu)建公共、獨立的信息化平臺，用以支撐各類檔案業(yè)務(wù)需要的信息化管理服務(wù)。利用平臺進(jìn)行檔案的收集、整理、分析、鑒定和使用等各項操作。醫(yī)院還要借助先進(jìn)技術(shù)，優(yōu)化檔案的儲存、查詢和檢索服務(wù)，統(tǒng)一格雷檔案的格式和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案資料的可追溯性、流程化處理。另外還要關(guān)注檔案資料的信息安全管理，建立信息安全保障體系，合理劃分檔案信息系統(tǒng)的開放范圍，建立科學(xué)的檔案保密制度，保障信息安全；要定期對檔案系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，補上各類系統(tǒng)漏洞；及時對檔案信息進(jìn)行備份，妥善管理。

4）提升檔案管理人員素質(zhì)。醫(yī)院還要重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其要提升他們的信息化水平。要注意打造專業(yè)化水平高、學(xué)科能力強的人才隊伍，強化信息化水平，積極學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化檔案管理方法，熟練掌握檔案系統(tǒng)的操作方式，培養(yǎng)集檔案管理基本知識和信息化技術(shù)于一體的高層次人才。另外還要對檔案管理人員進(jìn)行思想素養(yǎng)的培養(yǎng)，建立責(zé)任意識，塑造法律意識，保證對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不會私自修改檔案資料信息，能保證檔案的完整性。

6 結(jié)語

在新時代背景下，醫(yī)院進(jìn)行檔案管理面臨更高的要求，需要醫(yī)院認(rèn)識到這項工作的重要性，對制度進(jìn)行完善，提升人員素質(zhì)，建立信息化管理機(jī)制，進(jìn)而為各項決策提供準(zhǔn)確有效的支持，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。