李 巖

（中國(guó)冶金地質(zhì)總局山東局水文隊(duì)，山東 泰安 271000）

人事檔案是組織內(nèi)部關(guān)于人事信息方面的憑證依據(jù)，是企業(yè)人力資源管理工作的重要參考資料。當(dāng)前，隨著大環(huán)境的變化，人力資源開(kāi)始受到企業(yè)的普遍關(guān)注和重視，都在強(qiáng)調(diào)充分開(kāi)發(fā)利用人力資源，以增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，從而在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。然而長(zhǎng)期以來(lái)，無(wú)論是政府機(jī)構(gòu)還是企業(yè)，對(duì)于人事檔案的利用率都非常低，未充分地發(fā)揮人事檔案的管理作用，這在很大程度上與我國(guó)人事檔案管理制度有關(guān)?；诖耍疚暮?jiǎn)要闡述了人事檔案的特點(diǎn)，分析了人事檔案管理制度以及模式創(chuàng)新的必要性，并具體研究了新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新路徑。

1 人事檔案管理的目的及利用方式探討

人事檔案管理的目的是高效有序的利用檔案資料，在利用的過(guò)程中遵循相應(yīng)的程序和手續(xù)，確保人事檔案的相關(guān)內(nèi)容更好地服務(wù)于人才本身和企事業(yè)單位發(fā)展。通過(guò)人事檔案管理制度的建立，能夠?yàn)闄n案管理活動(dòng)提供具體的規(guī)章制度，確保人事檔案管理工作人員按照規(guī)章制度進(jìn)行管理。對(duì)人事檔案利用的方式有多種途徑，首先，可以設(shè)立人事檔案閱覽室，便于對(duì)人事資料的查閱，通過(guò)資料查閱關(guān)注人才在各個(gè)階段的發(fā)展情況，為企事業(yè)單位分配人力資源提供基礎(chǔ)信息。其次，人事檔案資料進(jìn)行外借使用。例如，各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案時(shí)，需要借閱人事檔案。在借閱人事檔案的過(guò)程中，還需要出具相應(yīng)的證明材料。在利用人事檔案的過(guò)程中還需要遵循相應(yīng)的手續(xù)，這樣才能夠維護(hù)人事檔案完整性和安全性。

2 人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新的基本原則

要在妥善保管人事檔案的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值與作用，必須創(chuàng)新人事檔案管理制度，建立符合當(dāng)前人才流動(dòng)以及各方面需求的人事檔案管理機(jī)制，此機(jī)制不僅要對(duì)當(dāng)下的人才流動(dòng)做出回應(yīng)，同時(shí)也要順應(yīng)今后的發(fā)展趨勢(shì)。具體而言，需要遵循以下幾項(xiàng)基本原則，一是人事檔案管理要以服務(wù)為基本職能，這就人事檔案必須完整記錄當(dāng)事人的所有信息，若個(gè)人學(xué)習(xí)、工作發(fā)生變動(dòng)，要及時(shí)補(bǔ)充檔案資料，從而使人事檔案具備實(shí)際使用價(jià)值，可以服務(wù)于現(xiàn)實(shí)需求；二是人事檔案必須確保真實(shí)性，人事檔案中記錄的內(nèi)容需要詳實(shí)、具體、全面，可以真實(shí)反映當(dāng)事人的個(gè)人經(jīng)歷、精神面貌，以便為用人單位提供準(zhǔn)確的參考；三是人事檔案管理要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，由于當(dāng)下人才流動(dòng)性不斷增強(qiáng)，為了便于人事檔案流動(dòng)，必須實(shí)現(xiàn)人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，包括內(nèi)容、格式等要有統(tǒng)一的規(guī)范要求，以增強(qiáng)人事檔案的流動(dòng)性。

3 新時(shí)代創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的途徑

3.1 提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

基于很多管理人員對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠明確、管理水平和專(zhuān)業(yè)技能欠缺等情況，企業(yè)需要針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行教育培訓(xùn)工作。首先，要讓管理人員意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，從而讓管理人員的管理觀念得到轉(zhuǎn)變。為了達(dá)到這一目的，則需要加大宣傳教育工作的力度，從而端正管理人員的工作態(tài)度。其次，需要加強(qiáng)對(duì)管理人員專(zhuān)業(yè)技能方面的培訓(xùn)，如針對(duì)管理工作經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題需要進(jìn)行重點(diǎn)講解，讓管理人員能夠以正確的方式對(duì)其進(jìn)行及時(shí)有效的處理，提升管理人員的辦事能力。企業(yè)需要不定期組織管理人員去一些大型的企業(yè)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理手段，并將其應(yīng)用到實(shí)際的管理工作當(dāng)中，充分提升人事檔案管理水平。除此之外，人事檔案管理工作和人力資源管理工作本身就具有密切的聯(lián)系，所以企業(yè)需要加快兩者的高度融合，不僅能夠從一定程度上減少人員的使用情況和工作成本，也有利于對(duì)企業(yè)內(nèi)部等的人力資源進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)一的管理，通過(guò)對(duì)當(dāng)前的人力資源分布情況進(jìn)行合理化的分析，便于對(duì)其中存在不足的地方進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整和改進(jìn)，從而提升人力資源的利用率。在人事檔案管理制度和管理模式的創(chuàng)新當(dāng)中，管理人員發(fā)揮著不可替代的作用，所以為了確保管理工作能夠取得更好的效果，需要管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，不斷豐富自身的管理經(jīng)驗(yàn)和管理技巧，使人事檔案管理工作能夠發(fā)揮出更加積極的作用。

3.2 推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

推動(dòng)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提高人事檔案管理的效率，進(jìn)一步強(qiáng)化綜合管理水平，結(jié)合企事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際情況，推動(dòng)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化具有十分重要的意義。在遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，致力于人事檔案的規(guī)范與統(tǒng)一，深入發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中存在的各種質(zhì)量問(wèn)題，才能保證人才的資料信息真實(shí)而完整，結(jié)合不同人群制定分別管理的辦法，進(jìn)一步提高人事檔案管理的時(shí)效性和實(shí)用性。制定人事檔案管理制度的過(guò)程中，需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行分類(lèi)管理，充分發(fā)揮人事檔案管理服務(wù)性的原則，逐步縮小人才發(fā)展中由于檔案原因帶來(lái)的桎梏，這樣才能進(jìn)一步發(fā)展各類(lèi)優(yōu)秀的人才，使之服務(wù)于企業(yè)，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)為社會(huì)創(chuàng)造更多的效益。

3.3 推動(dòng)人事檔案制度進(jìn)一步改革

根據(jù)國(guó)家人事制度體系的改革應(yīng)當(dāng)保持同步性，促使事業(yè)單位可以從改革的開(kāi)始作為國(guó)有企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)人事制度改革的“緩沖帶”。事業(yè)單位一方面需要接納并認(rèn)同大量改革之后所存在的各種分流人員以及富余的人員，還需要解決一些改革難題。人事檔案的管理改革應(yīng)當(dāng)保持前瞻性，隨著事業(yè)單位人事制度的改革保持持續(xù)性的推動(dòng)狀態(tài)，針對(duì)其中的各種問(wèn)題及時(shí)落實(shí)解決處理措施。人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)保持首位，推動(dòng)事業(yè)單位的人事檔案管理工作可以持續(xù)性發(fā)展。

3.4 加大對(duì)于人事檔案重要性的宣傳力度

只有從思想上重視人事檔案管理工作，才能使檔案管理實(shí)現(xiàn)理想的效果。提高重視程度的一個(gè)重要方式就是加大宣傳的力度，因此，在實(shí)際管理的過(guò)程中，相關(guān)人員需要結(jié)合不同地區(qū)的特點(diǎn)，了解人群的不同需求和媒體接觸習(xí)慣，在此基礎(chǔ)上，選擇合適的多媒體工具，將人事檔案的重要性傳達(dá)給大眾，讓更多的人充分的認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性。在宣傳的過(guò)程中，需要將人事檔案管理的特點(diǎn)、存在的困難、常見(jiàn)的誤區(qū)等結(jié)合，統(tǒng)計(jì)出大眾最迫切需要了解的內(nèi)容，使人事檔案管理的內(nèi)容更加豐富，給受眾傳遞更多的信息，增強(qiáng)受眾對(duì)個(gè)人信息的保護(hù)力度。同時(shí)，可以將人事檔案管理的工作收入融入人力資源管理工作中，明確相關(guān)工作人員的職責(zé)，強(qiáng)化整體員工的檔案管理意識(shí)，提高員工的積極性，在完成檔案管理工作的過(guò)程中，促進(jìn)單位的整體協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)下，傳統(tǒng)人事檔案管理制度以及管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，甚至于會(huì)限制或者阻礙人才流動(dòng)。因此，必須積極地推進(jìn)人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新與改革，全面提升人事檔案管理效率與管理水平，發(fā)揮人事檔案的內(nèi)在價(jià)值。