劉玉梅

（延壽縣網(wǎng)絡(luò)輿情信息中心，黑龍江 哈爾濱 150700）

1 事業(yè)單位檔案管理存在的不足之處

1.1 檔案管理信息化程度低

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，各行各業(yè)都加強(qiáng)了對信息技術(shù)的合理利用，檔案的信息化程度也隨之加快，但是在一部分事業(yè)單位中所采用的管理方式依舊過于傳統(tǒng)，并沒有加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用。這不僅影響了檔案管理效率，還加大了檔案管理人員的工作量。一些單位雖然已經(jīng)開始朝著信息化的方向轉(zhuǎn)化檔案管理，但許多檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式，對全新的信息化檔案管理缺乏認(rèn)識，進(jìn)而導(dǎo)致許多檔案管理工作難以及時完成。如果事業(yè)單位沒有對應(yīng)的信息化人才，那么對軟件系統(tǒng)的應(yīng)用技能也會非常欠缺，從而會影響檔案管理信息化水平。

1.2 管理方式落后，缺乏專業(yè)人才

當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)化建設(shè)方面的專業(yè)人才還有很大缺口，符合網(wǎng)絡(luò)時代檔案業(yè)務(wù)發(fā)展要求的人才更是少之又少。一些事業(yè)單位檔案室的主管領(lǐng)導(dǎo)在上任前未從事過檔案工作，對檔案管理相關(guān)技術(shù)知識還有所欠缺，經(jīng)驗不足，將其他部門的業(yè)務(wù)運(yùn)行方式生搬硬套到檔案管理工作之中，造成了業(yè)務(wù)效率極低、發(fā)展慢的嚴(yán)重后果。不僅不能對檔案業(yè)務(wù)相關(guān)人員進(jìn)行培養(yǎng)，也無法吸引高職業(yè)素質(zhì)的人才加入工作隊伍中。

1.3 制度長期不完善且內(nèi)容流于形式

事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運(yùn)行時缺乏本單位的實際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實際工作產(chǎn)生了錯位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展對策

2.1 打造檔案管理信息化平臺

第一，強(qiáng)化檔案信息化平臺的軟件建設(shè)。軟件是檔案信息化建設(shè)的重要載體，為此，在檔案信息化管理的過程中，需要相關(guān)人員注重軟件性能和功能的完整性。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中可以根據(jù)實際需要向第三方購買檔案管理軟件，也可以根據(jù)單位發(fā)展需求自主設(shè)計適合開發(fā)和應(yīng)用的軟件管理平臺，使得檔案管理軟件在具備檔案管理功能的同時，滿足事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展特點。第二，強(qiáng)化資源信息的整合利用。在檔案信息化整合管理的過程中，借助事業(yè)單位管理平臺來整合各個資源信息，將檔案管理工作納入整個事業(yè)單位的管理平臺上，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理信息化的重要價值。第三，借助人事檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行管理。在事業(yè)單位檔案管理的過程中，相關(guān)部門要和信息化管理部門協(xié)同合作，加快打造協(xié)同、完善、多元化的人事檔案信息網(wǎng)站。在網(wǎng)站平臺上以網(wǎng)頁的形式將資源信息提供給相關(guān)人員進(jìn)行查閱和咨詢。在網(wǎng)站平臺建設(shè)開發(fā)的過程中，還需要應(yīng)用權(quán)限分級管理制度來對檔案資源信息進(jìn)行分級整合，通過整合信息更好地滿足檔案管理的安全需要，避免檔案信息被不法分子隨意使用。檔案管理部門還需要積極和網(wǎng)站運(yùn)營公司協(xié)同聯(lián)系，在檔案信息網(wǎng)站設(shè)計、建設(shè)的過程中，要注重制定出規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 完善事業(yè)單位檔案管理信息化監(jiān)督制度

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化與電子化的發(fā)展離不開相應(yīng)的監(jiān)督制度作為制度保障?？茖W(xué)合理的監(jiān)督制度能夠確保檔案管理的合法開展，更好地調(diào)動檔案管理人員的工作積極性與主動性，積極推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化與電子化進(jìn)程。需要注意的是，針對事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的監(jiān)督不僅需要內(nèi)部監(jiān)督，還要配備一定的外部監(jiān)督力量，確保監(jiān)督能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

2.3 創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴(yán)密結(jié)合；另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴(yán)格執(zhí)行，需要加強(qiáng)督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

2.4 加強(qiáng)對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應(yīng)該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢，通過對信息技術(shù)特點的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關(guān)鍵。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)的使用策略和方法，以口令密碼、身份認(rèn)證、授權(quán)管理、安全防火墻設(shè)置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關(guān)管理部門需要意識到自身的社會責(zé)任，出臺相應(yīng)的技術(shù)舉措和政策，加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。同時，檔案部門應(yīng)重視檔案管理工作人員安全素質(zhì)的提升，構(gòu)建高水平的檔案安全管理團(tuán)隊，為檔案安全工作提供人力保障。

2.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

由于檔案管理人員的素質(zhì)會對檔案管理產(chǎn)生直接影響，因而提高檔案管理人員素質(zhì)便顯得尤為重要。事業(yè)單位在新時期的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)主動加強(qiáng)對檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，邀請專家開辦檔案管理講座，為檔案管理人員提供先進(jìn)的管理理念和方法，促進(jìn)其不斷提高檔案管理能力。同時，還應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是信息技術(shù)實踐能力較強(qiáng)的復(fù)合型人才。通過對這些管理人才的合理引進(jìn)，能夠迅速彌補(bǔ)檔案管理的不足之處，持續(xù)提高檔案管理水平。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)建立檔案管理責(zé)任制，確保所有的工作流程都有對應(yīng)的人負(fù)責(zé)，不會出現(xiàn)檔案資源丟失或者損壞的狀況。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案作為歷史材料的重要記錄載體，能夠詳細(xì)匯總分析事業(yè)單位的發(fā)展歷程和人員情況，檔案管理水平是檔案科學(xué)使用的重要保障，也是整個事業(yè)單位發(fā)展的重要支持。為此，結(jié)合新時期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關(guān)人員應(yīng)用更先進(jìn)的技術(shù)形式來進(jìn)行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，從而更好地發(fā)揮出檔案資源信息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。