戴姣蓉

（荊門市殘疾人就業(yè)服務(wù)中心，湖北 荊門 448124）

事業(yè)單位是中國集中的科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生和社會保障部門。他們在中國保存了大量的數(shù)據(jù)、文件和其他資料。一方面，其檔案管理是對其豐富歷史資料的記錄，有利于推動單位和部門的工作。另一方面，機(jī)構(gòu)所保存的檔案也記錄了公眾的相關(guān)信息，其管理水平、管理方法和利用效率對人們意義重大。

1 事業(yè)單位檔案管理的特征

1）公共性。檔案管理作為事業(yè)單位功能之一，同時檔案管理管理的檔案涉及我國的科教文衛(wèi)事業(yè)方面的內(nèi)容，屬于公共事業(yè)方面，因此事業(yè)單位的檔案管理具有很強的公共性。

2）服務(wù)性。事業(yè)單位的檔案作為記錄國家公共科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生等事業(yè)各方面的資料，對其進(jìn)行管理具有非常意義。同時事業(yè)單位作為政府機(jī)關(guān)的下屬單位，其本質(zhì)上是為民眾提供服務(wù)的，而檔案管理作為事業(yè)單位的主要工作內(nèi)容之一，因此其檔案管理具有服務(wù)性。

3）非營利性。事業(yè)單位的檔案管理是不以營利為目的工作，事業(yè)單位的經(jīng)費來源大部分來自政府的財政撥款，少部分來自社會捐贈以及社會籌集等，其管理的檔案不是商品，不能放在勞動市場進(jìn)行交易，更不會給事業(yè)單位帶來營利，因此事業(yè)單位的檔案管理具有非營利性。

4）機(jī)密性。保密是指行政事業(yè)單位屬于非營利性組織，涉及我國科教文化軍事衛(wèi)生事業(yè)的方方面面。檔案中有大量的機(jī)密信息，涉及國家安全，影響到每一個公民。檔案管理中的檔案資源一旦泄露，將造成嚴(yán)重的危害和無法彌補的損失。因此，行政事業(yè)單位的檔案管理具有很高的保密性。

2 事業(yè)單位檔案管理問題

1）事業(yè)單位檔案管理制度觀念陳舊。事業(yè)單位檔案管理制度的制定實施等應(yīng)該考慮民眾的因素，但是目前事業(yè)單位檔案管理的管理制度的制定、實施等幾乎是封閉的、內(nèi)部的，幾乎沒有與民眾進(jìn)行互動。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理制度呈現(xiàn)陳舊化主要表現(xiàn)在以下兩點:一是，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理制度的制定僅僅局限于平常的事務(wù)性規(guī)定，知識對檔案管理的手續(xù)、流程、標(biāo)準(zhǔn)等問題進(jìn)行了規(guī)范，面向的對象基本上是單位內(nèi)部人員或者是相同性質(zhì)的單位，沒有將民眾對檔案資源的需求考慮在制度制定范圍之內(nèi)。

2）事業(yè)單位檔案工作人員專業(yè)性不強。事業(yè)單位中專職工作人員的職業(yè)專業(yè)性有待提高。受到歷史因素的影響，當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理人員存在年齡結(jié)構(gòu)不合理以及專業(yè)性有待提高的問題。當(dāng)前我國事業(yè)單位中有些工作人員對于計算機(jī)的使用僅僅停留在計算機(jī)的開啟、關(guān)閉以及簡單的辦公軟件的使用，而對于計算機(jī)的編程、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等基本處于不了解的境況。同時，由于受到傳統(tǒng)認(rèn)知的影響，大家對于計算機(jī)的認(rèn)識停留在高科技、高技術(shù)的層次，而大家對于檔案管理的認(rèn)識理所當(dāng)然的認(rèn)為就是一個資料整理、編號的過程，將檔案管理的工作簡單化。都沒有對檔案管理引起足夠的重視。行政單位檔案管理部門沒有對檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)的計劃，導(dǎo)致檔案管理人員整體素質(zhì)難以適應(yīng)社會對于檔案部門的的要求。

3）現(xiàn)代檔案資源利用率低。當(dāng)前隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的替代率相對增高，即檔案資源的替代品增多。在檔案管理中，由于檔案文獻(xiàn)比較多，整理起來比較復(fù)雜，查閱的難度比較大，人們逐漸放棄對檔案文獻(xiàn)的搜索與查閱，轉(zhuǎn)而通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在網(wǎng)頁上尋找相應(yīng)的資源。事業(yè)單位檔案管理的目的是通過專業(yè)的工作人員對眾多的、復(fù)雜的檔案進(jìn)行分類整理，實現(xiàn)檔案的精細(xì)化以及可利用，在這一過程必然要借用各種信息技術(shù)來實現(xiàn)事半功倍的效果，但是通過上述利用低的幾個方面的分析可以看出，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案資源的利用率仍然比較低，這與新公共服務(wù)理論中最大限度的提高產(chǎn)品的利用率，更好的服務(wù)民眾的觀念相沖突。

4）資金投入不足。事業(yè)單位檔案管理建設(shè)建立在高端的電子網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備以及通訊設(shè)備之上，高端的電子通訊設(shè)備為事業(yè)單位檔案管理工程中數(shù)據(jù)、資料安全等提供了強大的后勤保障。而這些高端通信設(shè)備一個共同點是，價格比較昂貴，政府作為事業(yè)單位檔案管理的當(dāng)然主體，在資金投入方面存在不足的問題。政府將大部分精力或者是資金投入到能夠直接推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及提高當(dāng)?shù)厝藗兩钏降捻椖恐?，而檔案管理作為行政部門的日常工作之一，不具備產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的價值，因此政府對事業(yè)單位檔案管理建設(shè)投入的資金較少，補助力度不足。

3 完善事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的對策建議

1）檔案管理應(yīng)服務(wù)于公民。上文中論述了當(dāng)前部分事業(yè)單位的檔案管理觀念存在一定的誤差，使得檔案管理制度趨于落后，因此應(yīng)該更新觀念，確立以服務(wù)公民，是便于文件資源開發(fā)和利用的檔案管理制度。應(yīng)該從思想上加強對檔案管理工作的重視。新公共服務(wù)理論認(rèn)為社會組織應(yīng)該從單純的追求效率這一目標(biāo)上進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在事業(yè)單位中也比較適用。事業(yè)單位不應(yīng)該將提高本單位的效益作為考察檔案管理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，切實的認(rèn)識到檔案管理在保存信息、收藏文獻(xiàn)資料等方面的價值，提高對檔案管理工作的重視程度。

2）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。根據(jù)新公共服務(wù)理論，與組織的效率相比，人才是組織關(guān)注的焦點。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步發(fā)展、信息技術(shù)逐步普及的趨勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作需要更多高素質(zhì)、專業(yè)化的人才來研究檔案管理工作，使檔案管理工作順應(yīng)時代發(fā)展。針對事業(yè)單位檔案管理人員結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀及檔案管理人員存在的問題，研究者表明,文件管理工作應(yīng)該進(jìn)行更多的高質(zhì)量的專業(yè)人才,我們應(yīng)該注意公共機(jī)構(gòu)的檔案管理人員,優(yōu)化他們的教育背景和專業(yè)結(jié)構(gòu)通過加強文件管理人員的福利,引進(jìn)高素質(zhì)人才,加強現(xiàn)有人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。

3）提高檔案管理的技術(shù)利用率。一方面，公共利益的實現(xiàn)可以成為事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)，另一方面，它應(yīng)該成為檔案管理的動力。為實現(xiàn)檔案管理的有效管理，應(yīng)建立以實現(xiàn)公共利益為目標(biāo)的機(jī)制，加強檔案管理的數(shù)字化、自動化和交互式，提高檔案管理的利用率。針對事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和技術(shù)支持存在的問題，提出事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，建立數(shù)字化、自動化的檔案管理技術(shù)。

4）加大資金投入。資金是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理面臨的首要問題，因此應(yīng)該通過各種方式增加對信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，獲得充足的資金支持，才能夠確保信息化建設(shè)的貫徹落實。換言之，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)與國家財政部門積極協(xié)商，獲得國家的財政補助，通過建立檔案建設(shè)專項基金的方式，推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。地方政府部門為了獲得檔案管理方面的財政撥款，應(yīng)該首先從自身方面加強對事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的重視，使該項目的建設(shè)工作成為主要項目，那么上級部門會比較容易通過財政審批，并給予其他物質(zhì)方面的支持。

4 總結(jié)

為有效提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，加快事業(yè)單位檔案管理建設(shè)，需要加強對事業(yè)單位檔案管理重要性認(rèn)識、專業(yè)化人才的培養(yǎng)、適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)社會的發(fā)展，全面實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息技術(shù)的發(fā)展。