姚麗娟

（海倫市市場(chǎng)監(jiān)督管理局，黑龍江 海倫 152300）

檔案收集是檔案管理工作的起點(diǎn)，基層事業(yè)單位檔案管理還要重視并規(guī)范收集工作，明確檔案收集要點(diǎn)，基于信息化時(shí)代特征創(chuàng)新檔案收集工作方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案收集工作思路，積極提高檔案收集的效率與質(zhì)量，解決以往檔案收集中慧的問(wèn)題，為檔案信息化應(yīng)用奠定良好基礎(chǔ)。

1 檔案收集工作存在的主要問(wèn)題

1）檔案收集重視不足。一些基層單位對(duì)檔案管理的重視不足，缺乏正確的檔案收集工作意識(shí)，沒(méi)能認(rèn)識(shí)到檔案收集的重要性，檔案管理人員頻繁變動(dòng)，存在檔案管理人員老齡化的問(wèn)題。隨著檔案收集工作靈活性的提高，傳統(tǒng)檔案收集管理工作的隨意性問(wèn)題暴露出來(lái)。例如，一些單位對(duì)檔案收集重視不足，未能根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化創(chuàng)新檔案收集方式，不注重完善檔案登記、歸檔的工作手續(xù)，存在檔案數(shù)據(jù)資料缺失的問(wèn)題。檔案管理人員的主動(dòng)意識(shí)不強(qiáng)，檔案材料時(shí)常存在歸檔不及時(shí)情況，

2）檔案收集范圍不廣。基層事業(yè)單位往往重視收集紅頭文件，檔案收集的主要精力放在紅頭文件上。實(shí)際上隨著事業(yè)單位服務(wù)方式的轉(zhuǎn)型，事業(yè)單位職能的進(jìn)一步細(xì)化，事業(yè)單位參與公共服務(wù)事項(xiàng)的不斷增加，涌現(xiàn)了大量圖片、視頻或數(shù)據(jù)信息，這些工作中的信息具有重要的檔案價(jià)值，應(yīng)當(dāng)成為檔案管理的重要組成部分。例如，事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)中的協(xié)議、工作計(jì)劃、備忘錄，還有一些行業(yè)數(shù)據(jù)信息等。由于檔案管理收集工作意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案資源認(rèn)識(shí)不深刻，造成了檔案收集不全面的問(wèn)題。

3）科室協(xié)調(diào)配合有限。檔案收集需要形成完善的檔案管理體系，強(qiáng)調(diào)各部門(mén)的廣泛參與，同時(shí)還需要建立內(nèi)引外聯(lián)的工作機(jī)制，進(jìn)一步把握行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，全方位的收集與事業(yè)單位工作相關(guān)的各類數(shù)據(jù)信息。目前，一些單位的檔案員僅采用催繳的工作方式，不注重主動(dòng)收集檔案，檔案收集通常是各部門(mén)上繳多少就收集多少。存在多繳多收、少繳少收的情況。一些檔案管理部門(mén)不能從事業(yè)單位的職能出發(fā)，未能收繳存在一些困難，時(shí)常因?yàn)楦鞑块T(mén)配合不足，影響了檔案收繳的整體質(zhì)量。

4）歸檔制度有待健全。檔案收集工作的核心是保證檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確，提高檔案管理的安全性，做到科學(xué)、規(guī)范和系統(tǒng)化收集檔案資料。但是，受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度的影響，一些事業(yè)單位的檔案管理制度相對(duì)陳舊，檔案管理移交管理目標(biāo)不明確，技術(shù)手段相對(duì)落實(shí)，檔案信息的真?zhèn)伪孀R(shí)不足，一些數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性較差，給檔案整理校對(duì)帶來(lái)了很大負(fù)擔(dān)，容易造成關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息滅失的問(wèn)題。由于缺乏必要的管理制度，缺少足夠的監(jiān)督，因此影響了檔案管理收集的整體質(zhì)量水平。

5）缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著檔案類型的日漸豐富，檔案管理工作內(nèi)容的不斷增加，檔案管理包括文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等等。不同類型的檔案管理具有不同的要求。有些事業(yè)單位缺乏專門(mén)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，不具備差異化檔案收集的思維，未能根據(jù)具體的檔案存儲(chǔ)要求采用具體的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)。一些事業(yè)單位僅僅具有成熟的文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是缺乏對(duì)人才檔案、基建檔案、安全工作檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，致使某些類型的檔案缺失，嚴(yán)重的影響檔案管理的整體質(zhì)量。

2 檔案收集管理工作的優(yōu)化措施

1）領(lǐng)導(dǎo)給予足夠重視。檔案收集工作的主要任務(wù)是保證檔案的真實(shí)性、原始性，強(qiáng)調(diào)最大限度的記錄本單位的有價(jià)值信息。為了提高檔案收集水平，為進(jìn)一步深化檔案管理改革做準(zhǔn)備，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還要高度重視檔案收集工作，對(duì)檔案收集給予必要的指導(dǎo)，能夠把檔案收集納入事業(yè)單位績(jī)效考核的體系當(dāng)中。首先，全面提高檔案收集的意識(shí)，強(qiáng)化各部門(mén)的檔案上繳意識(shí)，督促各部門(mén)配合檔案部門(mén)完成相關(guān)工作。其次，形成良好的檔案管理工作氛圍，積極宣傳檔案收集工作的重要性，采用多種形式宣傳《檔案法》，積極展示檔案管理的重要意義，增強(qiáng)全體干部對(duì)檔案收集的重視程。第三，擬定檔案收集工作計(jì)劃，各單位要根據(jù)實(shí)際情況制定檔案收集的中長(zhǎng)期工作計(jì)劃，明確檔案收集的場(chǎng)地、人員與設(shè)備配置，加強(qiáng)檔案收集的經(jīng)費(fèi)保障工作，強(qiáng)化檔案室的職責(zé)，成立檔案收集工作小組，明確檔案收集的職責(zé)分工，指派專人開(kāi)展檔案收集工作，不定期進(jìn)行檔案收集檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案收集中的問(wèn)題，有針對(duì)性的給予制度強(qiáng)化。

2）細(xì)化檔案收集規(guī)范。為了解決檔案收集工作的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，還要細(xì)化檔案收集工作規(guī)范，明確檔案收集工作管理責(zé)任分工，制定檔案收集工作流程，有效防止檔案信息資源損毀問(wèn)題。首先，建立檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)，檔案收集實(shí)行“網(wǎng)格化”管理，明確具體類型檔案的收集責(zé)任人，確定具體的檔案收集、使用、歸檔、存放的制度，做到責(zé)任明晰。其次，把檔案收集納入崗位責(zé)任制的考核當(dāng)中，明確檔案收集的工作內(nèi)容，制定具體的檔案收集責(zé)任要求，從而全面提高檔案收集的效率。第三，細(xì)化檔案收集工作規(guī)范，例如，各部門(mén)在移交電子數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子檔案目錄一并移交檔案室，對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和需要永久保存的電子文件必須一并移交到檔案室。

3）創(chuàng)新檔案收集方法。新時(shí)代還要?jiǎng)?chuàng)新檔案收集方法，拓展檔案收集工作路徑，有計(jì)劃的進(jìn)行檔案收集，進(jìn)一步提高檔案收集工作效率。首先，及時(shí)更新檔案收集工作觀念，豐富檔案內(nèi)容，樹(shù)立檔案收集工作中的“大檔案觀”，將一切具有保存價(jià)值的文件視為檔案，保證對(duì)文字、圖表、音頻和視頻檔案同步收集。其次，關(guān)注檔案收集的新載體，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案收集中的重要作用，例如，電子檔案、音頻檔案、視頻檔案均應(yīng)當(dāng)給予足夠關(guān)注，切實(shí)將所有檔案納入收集管理范圍。對(duì)電子文件采用前端控制的方法，有效防止電子文件易流失與易更改等特點(diǎn)，發(fā)揮專職檔案員的前端調(diào)控作用，對(duì)有價(jià)值檔案信息進(jìn)行跟蹤管理，包括對(duì)背景信息、元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝。第三，發(fā)揮智能化檔案管理系統(tǒng)的作用，依托檔案管理信息技術(shù)平臺(tái)提檔案收集的整體能力。推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的智能化控制，提高檔案管理效率。

4）提高檔案員的素質(zhì)。檔案收集需要充分專兼職檔案員的積極作用，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要配置專門(mén)力量。首先，建設(shè)強(qiáng)有力的兼職檔案員工作隊(duì)伍，要求各部門(mén)均配置足夠的兼職檔案員，做到檔案管理從源頭抓起，著力提代檔案員的愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)，要求檔案員具備履職盡責(zé)的能力，可以引入兼職檔案員的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，加強(qiáng)檔案員的獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)，促進(jìn)兼職檔案員積極投入相關(guān)工作。其次，完善檔案收集工作的監(jiān)督機(jī)制，激發(fā)檔案員的主觀能動(dòng)性，推動(dòng)檔案員主動(dòng)作為，仔細(xì)查找相關(guān)工作漏洞，督促檔案員隊(duì)伍不斷整改。第三，積極組織開(kāi)展檔案員的培訓(xùn)工作，提高檔案員應(yīng)對(duì)信息化環(huán)境下的工作能力，不斷優(yōu)化檔案員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與綜合能力素質(zhì)。第四，激發(fā)檔案員的創(chuàng)新意識(shí)，引導(dǎo)檔案員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)和新工作方法，引導(dǎo)檔案員適應(yīng)新變化，鼓勵(lì)檔案員加強(qiáng)相關(guān)理論研究，不斷提高檔案收集管理的整體水平。

3 結(jié)論

新時(shí)代事業(yè)單位檔案收集需要具有精細(xì)化的特征，進(jìn)一步明確檔案收集管理工作制度，確定檔案收集工作要點(diǎn)，出臺(tái)針對(duì)性的檔案管理監(jiān)督措施，從而解決傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問(wèn)題。還要明細(xì)檔案收集工作的思路，擬定相關(guān)的工作計(jì)劃，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)與專兼職人員積極作用。