吉學(xué)彬

（海林市人力資源和社會(huì)保障信息中心，黑龍江 海林 157199）

信息化檔案管理體系的日益完善，給行政檔案管理帶來(lái)了所未有的挑戰(zhàn)，如何約束行政檔案管理行為，促進(jìn)行政檔案管理科學(xué)化發(fā)展，成為事業(yè)單位需要解決的重要問(wèn)題。本文從行政檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，分析行政檔案管理的主要問(wèn)題，進(jìn)一步推動(dòng)行政檔案管理工作的深化改革。

1 行政檔案管理工作的主要特點(diǎn)

行政檔案管理具有政治性特征，需要按照國(guó)家法規(guī)進(jìn)行，在行政檔案管理實(shí)踐中切實(shí)體現(xiàn)國(guó)家意志，形成自上而下的統(tǒng)一管理機(jī)制。行政檔案管理必須遵循統(tǒng)一要求，體現(xiàn)檔案的階級(jí)屬性。事業(yè)單位具有公益屬性，應(yīng)當(dāng)有效執(zhí)行國(guó)家的決策部署，強(qiáng)調(diào)按照上級(jí)行政機(jī)關(guān)的要求履行各項(xiàng)義務(wù)。因此，在檔案管理實(shí)踐時(shí)還要體現(xiàn)國(guó)家政策，以國(guó)家檔案管理方針路線作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)。行政檔案管理還要具有權(quán)威性，保證檔案嚴(yán)肅性，發(fā)揮檔案的憑證效力。行政檔案是服務(wù)社會(huì)，提高事業(yè)單位履職水平，促進(jìn)公益服務(wù)發(fā)展的重要資料。因此，行政檔案管理還要體現(xiàn)服務(wù)性，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)社會(huì)的保障能力，發(fā)揮行政檔案的實(shí)用價(jià)值。

2 行政檔案管理工作的基本原則

行政檔案具有重要的實(shí)用價(jià)值，分析挖掘行政檔案可以把握事業(yè)單位發(fā)展脈絡(luò)，優(yōu)化事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程。事業(yè)單位行政檔案管理應(yīng)當(dāng)遵守高效、準(zhǔn)確原則，在檔案管理實(shí)踐中保證檔案信息資源的真實(shí)性，提高檔案的可靠性，做好日常的歸檔、查詢等工作。在檔案管理實(shí)踐中還要尊重規(guī)范和靈活相統(tǒng)一的原則開展工作。一方面，保證檔案管理規(guī)范性，按照國(guó)家法規(guī)和相關(guān)制度要求開展管理工作，遵守基本的規(guī)章制度，應(yīng)用先進(jìn)的管理標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程。另一方面，還要從發(fā)揮行政檔案的實(shí)用價(jià)值出發(fā)，突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，不斷完善檔案管理體系，提高檔案管理的整體質(zhì)量。行政檔案管理工作主要由行政辦公室負(fù)責(zé)，在檔案管理實(shí)踐時(shí)需要界定具體的工作職責(zé)，按照權(quán)責(zé)相等的方式明確檔案管理責(zé)任分工，細(xì)化檔案管理的具體要求，全面提高行政檔案管理的效率，提高行政檔案管理整體水平。

3 行政檔案管理工作的具體問(wèn)題

1）人員專業(yè)素養(yǎng)低。行政檔案管理要求檔案管理人員具備較好的專業(yè)素養(yǎng)，具備豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，熟悉事業(yè)單位的行政運(yùn)轉(zhuǎn)體系，了解國(guó)家的政策法規(guī)，能夠根據(jù)行政檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)與使用需要提高行政檔案管理的有效性。但是，有些檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力待提高，從事行政檔案管理人員往往不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，兼職檔案員僅能進(jìn)行一般程序操作，不具備仔細(xì)核查和校對(duì)檔案的能力。行政檔案管理有時(shí)局限于收集紅頭文件上，未能加強(qiáng)行政工作數(shù)據(jù)信息的全面管理。由于行政工作任務(wù)不斷加大，行政工作負(fù)荷較強(qiáng)，致使一些辦公室人員忽略行政檔案管理實(shí)踐，沒(méi)能在行政檔案管理中投入更多的精力，行政檔案管理的整體水平還有待提高。目前，事業(yè)單位檔案管理技術(shù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)有限，行政檔案管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)檔案知識(shí)的渠道較少，僅憑自己摸索不足以提高行政檔案管理的水平，嚴(yán)重的影響了行政檔案管理的整體質(zhì)量。

2）內(nèi)容鑒定難度大。材料記載內(nèi)容失真對(duì)行政檔案管理會(huì)造成嚴(yán)重的后果。一些事業(yè)單位行政檔案管理人員在審查檔案時(shí)不細(xì)致，對(duì)文件材料的把關(guān)不嚴(yán)格，未能深入進(jìn)行檔案復(fù)查，導(dǎo)致行政檔案不能真實(shí)的反映歷史信息。例如，人事檔案中材料審核把關(guān)不嚴(yán)格，存在干部材料造假或信息不詳?shù)膯?wèn)題。行政檔案收集不及時(shí)，對(duì)于晉升工資、退體時(shí)間、工齡辨認(rèn)等不全面，或者工資福利待遇記錄不全，對(duì)職工個(gè)人利益造成了一定的影響。還有的行政檔案管理過(guò)于重視某方面的檔案，未能全面重視多方面檔案管理，導(dǎo)致一些材料存儲(chǔ)不到位，未能將實(shí)際情況真實(shí)反映出來(lái)。行政檔案存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，一些重要檔案信息的實(shí)用價(jià)值高，需要扎實(shí)的做好基礎(chǔ)工作。由于相關(guān)技術(shù)不到位，檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)缺失，或者相關(guān)部門配合不足，影響了檔案的整體質(zhì)量。

3）管理方式較落后。管理方式落后是行政檔案管理的一大問(wèn)題，有些事業(yè)單位仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行行政檔案管理，行政檔案管理的職責(zé)不明確，行政檔案管理工作不能與時(shí)俱進(jìn)，沒(méi)能發(fā)揮信息技術(shù)的重要作用。一方面，行政檔案收集信息資料的速度慢，檔案運(yùn)轉(zhuǎn)體系得雜，各部門缺乏有效的溝通互動(dòng)機(jī)制，檔案流轉(zhuǎn)有效性低。另一方面，檔案管理隨意性大，檔案管理方式較為混亂，缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，缺少專門的檔案管理流程，不能基于使用需要構(gòu)建完善的檔案管理服務(wù)體系。由于檔案管理方式方法落后，造成了檔案流失風(fēng)險(xiǎn)較大，行政檔案存在一定安全隱患。

3 行政檔案管理工作的創(chuàng)新舉措

1）加大資金投入力度。不斷改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)檔案管理工作監(jiān)督，發(fā)揮財(cái)政經(jīng)費(fèi)的支持作用，才能提升行政檔案管理工作速度。當(dāng)前，為了解決檔案管理與行政工作相互干擾的問(wèn)題，行政檔案管理需要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，引進(jìn)科技含量檔案的檔案管理設(shè)備，重視實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)自動(dòng)化，積極減少檔案管理人力物資資源成本，消除人為失誤造成的不利影響，提高檔案管理的整體水平。其次，擬定檔案管理設(shè)備更新計(jì)劃，及時(shí)做好行政檔案管理建設(shè)預(yù)算，盡快啟動(dòng)招標(biāo)程序，從而滿足新時(shí)代行政檔案管理需要，提高行政檔案管理整體質(zhì)量。

2）提高檔案員的素養(yǎng)。檔案員水平直接影響檔案管理的質(zhì)量，行政檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性和系統(tǒng)化較強(qiáng)的工作。每一名從事檔案管理人員必須具備專業(yè)素養(yǎng)，及時(shí)分析檔案管理現(xiàn)狀，根據(jù)行政檔案管理的需要不斷變換操作方式方法，真正做到檔案管理嚴(yán)守秘密，保證檔案管理人員的專注度。加強(qiáng)檔案管理技術(shù)人才的培訓(xùn)工作，促進(jìn)檔案管理人員掌握行政檔案管理的工作方法，引導(dǎo)檔案員研究專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的時(shí)代命題，還要進(jìn)行技術(shù)手段知識(shí)的普及，真天上達(dá)到提高行政檔案管理有效性目標(biāo)。為了能夠不斷完善檔案工作體系，從而達(dá)到提高檔案管理綜合效率的目標(biāo)，還要積極進(jìn)行專兼職檔案員的考核，依托強(qiáng)有力的考核分析檔案員在行政檔案管理中的得失。

3）更新檔案管理制度。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)從行政檔案管理的特征出發(fā)，基于信息技術(shù)時(shí)代特征擴(kuò)大行政檔案的共享范圍與應(yīng)用效率，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的復(fù)查工作，形成定期復(fù)檢的機(jī)制，提高行政檔案的整體效率。根據(jù)國(guó)家檔案法的要點(diǎn)修訂檔案管理工作制度，圍繞國(guó)家的法規(guī)不斷提升行政檔案管理的整體水平，有效消除檔案管理工作制度漏洞，加快推進(jìn)行政檔案管理的深化改革。出臺(tái)先進(jìn)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的導(dǎo)向作用，依托強(qiáng)有力的技術(shù)手段進(jìn)行有效獎(jiǎng)懲，從而促進(jìn)檔案管理工作順利開展，推動(dòng)檔案管理實(shí)踐科學(xué)化，解決檔案管理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。從云存儲(chǔ)、智能化、大數(shù)據(jù)的角度優(yōu)化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)行政檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的基本要求。

4 結(jié)論

行政檔案管理應(yīng)當(dāng)具有規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化性和智能性特征，強(qiáng)調(diào)不斷豐富事業(yè)單位檔案館藏資源，出臺(tái)檔案管理工作的新舉措，明確檔案管理工作要點(diǎn)，細(xì)化檔案管理作業(yè)方法，從而提高檔案資源利用的有效性，突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限，推動(dòng)新時(shí)代行政檔案管理快速發(fā)展。