楊巧燕

（黑龍江省八五七農(nóng)場社保局，黑龍江 密山 158322）

本文主要分析社保檔案管理工作在制度上、人員配置人員、技術(shù)設(shè)備上與運(yùn)轉(zhuǎn)體系方面的問題，著力構(gòu)建一個(gè)科學(xué)化的社保檔案管理工作運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，從而提高社保檔案管理工作的整體效率，落實(shí)社保檔案管理工作的要點(diǎn)，從而達(dá)到全面提高社保檔案管理工作水平的目標(biāo)。

1 社保檔案管理工作的主要問題

1）信息技術(shù)應(yīng)用問題。社保檔案管理技術(shù)設(shè)備更新的速度較慢，不少社保單位從事檔案運(yùn)行管理的設(shè)施設(shè)備較陳舊，有限的設(shè)備難以適應(yīng)檔案管理工作的需要，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備不足以提高社保檔案管理工作的效率。應(yīng)用信息技術(shù)提高社保檔案管理工作的效率，著力形成信息化的社保檔案管理工作體系。但社保單位普遍的缺乏專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，缺少智能化的檔案服務(wù)軟件，社保檔案管理沒能面向新媒體，不能基于用戶的使用需要提出特色化的社保檔案應(yīng)用服務(wù)。信息技術(shù)未能在社保檔案管理中發(fā)揮出更大的作用，影響了社保檔案的使用質(zhì)量。

2）硬件設(shè)施方面問題。社保單位運(yùn)轉(zhuǎn)基本依靠財(cái)政資金的支持，近年來社保單位把主要的精力放進(jìn)行大項(xiàng)目的建設(shè)當(dāng)中，社保單位很少給予檔案管理足夠的重視，這使得社保檔案管理部門每年獲得的經(jīng)費(fèi)有限，社保檔案管理工作需要的大型設(shè)備進(jìn)網(wǎng)的速度較慢，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備不足以支撐社保檔案信息化的需要。建立穩(wěn)定、高效、科學(xué)的檔案管理環(huán)境應(yīng)當(dāng)成為當(dāng)前及今后一個(gè)時(shí)期社保檔案管理工作的重點(diǎn)。大多數(shù)社保單位缺乏對檔案管理的資金投入，社保檔案管理的硬件設(shè)施設(shè)備的配置不足，社保檔案管理部門缺乏專業(yè)的設(shè)施，社保檔案管理的整體效率相對較低，因此影響社保檔案管理有效性。

3）管理制度存在問題。社保單位還缺少完善的檔案管理工作制度，現(xiàn)行的社保檔案管理工作制度往往會對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)需要。不少社保單位沒能在信息化檔案管理改革的背景下進(jìn)行社保檔案管理制度的修訂，不能基于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、智能化檔案管理需要進(jìn)行社保檔案管理制度方法的逐步創(chuàng)新。一些社保檔案管理制度不能與時(shí)俱進(jìn)，不能發(fā)揮制度對檔案員的約束與指導(dǎo)促進(jìn)作用，不能基于社保檔案管理制度進(jìn)行檔案管理績效的考評，嚴(yán)重的拖慢了社保檔案管理的發(fā)展速度。因社保檔案管理制度問題還會造成數(shù)據(jù)丟失等情況出現(xiàn)，影響了社保單位的整體發(fā)展水平。

2 高質(zhì)量開展社保檔案管理工作的有效策略

1）高度重視社保檔案管理。當(dāng)前社保檔案管理的重視程度不足，檔案管理工作的氛圍不良，沒能形成全員參與社保檔案管理的工作環(huán)境。社保單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度的重視檔案管理工作，能夠在業(yè)務(wù)工作中切實(shí)的發(fā)揮社保檔案的實(shí)用價(jià)值，基于社保單位項(xiàng)目任務(wù)的需要推動檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。大力加強(qiáng)社保檔案管理的監(jiān)督工作，形成強(qiáng)有力的社保檔案管理監(jiān)督機(jī)制，督促各部門嚴(yán)格的落實(shí)社保檔案管理的責(zé)任義務(wù)，消除社保檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。著力加強(qiáng)社保檔案管理工作的宣傳，促進(jìn)全員上下了解檔案的重要意義，通過檔案展、檔案運(yùn)用、檔案查詢互動方式提高全員參與檔案管理的工作意識，這樣才能提高社保檔案管理的效率，解決社保檔案管理工作中存在的實(shí)際隱患。現(xiàn)實(shí)情況下社保單位還要聘請檔案管理專家傳授信息化的檔案管理技術(shù)，促進(jìn)社保單位檔案的高效率運(yùn)用，從而達(dá)到社保檔案資源的有效整合，為社保檔案的廣泛應(yīng)用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）提高信息化管理水平。社保單位目前還要提高檔案管理的信息化水平，高度重視基于信息技術(shù)提高社保檔案管理工作的效率。首先，大力優(yōu)化社保檔案管理系統(tǒng)，配置用于紙質(zhì)文檔電子化的必要設(shè)施設(shè)備。其次，引進(jìn)智能化的社保檔案管理技術(shù)手段，注重依托數(shù)據(jù)庫、智能檢索平臺提高社保檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。第三，大力的提高社保檔案管理人員的信息技術(shù)水平，加強(qiáng)社保檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)工作，促進(jìn)檔案管理人員由傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代信息化檔案管理的方向逐步轉(zhuǎn)型。第四，充分的發(fā)揮計(jì)算機(jī)在社保檔案管理中的重要作用，基于計(jì)算機(jī)建設(shè)檔案管理與辦公系統(tǒng)有效對接的機(jī)制，做到自動化的存儲檔案，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案校正，提高社保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)監(jiān)控的智能化水平。

3）優(yōu)化社保檔案管理設(shè)施。新時(shí)代必須提高社保檔案管理工作的效率，優(yōu)化社保檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，加大檔案管理設(shè)施設(shè)備的資金投入，圍繞著信息化檔案管理工作需要配置專業(yè)的技術(shù)設(shè)備。例如，應(yīng)當(dāng)制定社保檔案管理發(fā)展規(guī)劃，圍繞著信息化檔案管理建設(shè)的需要，進(jìn)一步擬定階段性的檔案管理設(shè)備引進(jìn)計(jì)劃。進(jìn)一步加社保強(qiáng)檔案管理軟件系統(tǒng)的建設(shè)工作，開發(fā)智能化的檔案管理設(shè)施設(shè)備體系，強(qiáng)調(diào)搭建智能化的檔案管理平臺，通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息有效傳遞，提高社保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的整體效率。加強(qiáng)社保檔案安全防護(hù)控制工作，及時(shí)進(jìn)行檔案管理設(shè)備升級，從而為檔案管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)保障。只有開發(fā)先進(jìn)的管理系統(tǒng)，大力引進(jìn)具有云存儲、大數(shù)據(jù)技術(shù)背景的設(shè)施設(shè)備，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理設(shè)施終端的持續(xù)升級，才能滿足挖掘社保檔案實(shí)用價(jià)值的需要。

4）完善社保檔案管理制度。新時(shí)代社保檔案管理必須具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、秩序化的特征，要求圍繞著新型的社保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)方式建立合理的社保檔案管理制度。首先，明確社保檔案管理的工作內(nèi)容，細(xì)化社保檔案管理的工作任務(wù)，總結(jié)檔案管理的基本問題，結(jié)合檔案管理的需要，形成具體的社保檔案管理工作制度。其次，進(jìn)一步明確社保檔案管理責(zé)任制，確定具體社保檔案管理人員的工作職責(zé)，做好社保檔案數(shù)據(jù)信息的收發(fā)工作，及時(shí)的查找社保檔案管理中的中間環(huán)節(jié)漏洞，第一時(shí)間運(yùn)用制度化的方式解決檔案管理的問題。第三，積極根據(jù)社保檔案管理制度進(jìn)行獎(jiǎng)懲，基于社保檔案管理制度、程序進(jìn)行績效考核，督促檔案員按照相關(guān)工作制度履行職責(zé)。定期對檔案員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行考核，圍繞著社保檔案管理的發(fā)展變化進(jìn)行制度修訂，保證社保檔案管理制度符合時(shí)代的發(fā)展需要。

5）完善社保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。社保檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與社保單位機(jī)構(gòu)改革同步進(jìn)行，強(qiáng)調(diào)基于社保檔案管理的創(chuàng)新需要不斷優(yōu)化檔案管理方式，強(qiáng)化檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制建設(shè)，解決社保檔案收集、整理、存儲與應(yīng)用中的具體問題。首先，明確社保檔案管理的責(zé)任分工，確定各級人員檔案管理的具體責(zé)任，強(qiáng)化基層檔案員的履職意識。其次，依托專業(yè)技術(shù)人員從事與專業(yè)相關(guān)的檔案管理工作，強(qiáng)調(diào)發(fā)揮人事、財(cái)務(wù)、行政、業(yè)務(wù)部門在檔案管理中的配合作用，在良好的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制下提高檔案管理的精準(zhǔn)性。第三，明確社保檔案保管期限，優(yōu)化檔案管理方式，注重基于信息技術(shù)建立更科學(xué)的檔案管理制度，推動檔案管理的科學(xué)化運(yùn)轉(zhuǎn)，從而有效防止出現(xiàn)社保檔案數(shù)據(jù)丟失的問題。

3 結(jié)論

當(dāng)前社保檔案管理還存在一些困難，社保檔案管理面臨著制度、人才與設(shè)備等方面的諸多限制，需要政府各級領(lǐng)導(dǎo)高度的重視社保檔案管理工作，切實(shí)以信息技術(shù)手段挖掘社保檔案數(shù)據(jù)信息價(jià)值，著力構(gòu)建科學(xué)的社保檔案管理工作機(jī)制，推動社保檔案管理的高質(zhì)量運(yùn)轉(zhuǎn)。只有提升社保檔案管理的合理性、高效性、有序性，才能滿足社保檔案管理的需要。