肖璐璐

（海倫市衛(wèi)生健康宣傳服務(wù)中心，黑龍江 海倫 152300）

事業(yè)單位在發(fā)展過程中積累了大量的數(shù)據(jù)信息，事業(yè)單位還要優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息歸類整理方式，充分的保證檔案數(shù)據(jù)信息完整性與豐富性，防止因各種原因造成的檔案數(shù)據(jù)信息的丟失問題。本文主要分析事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)，以及優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作方式的具體方法。

1 事業(yè)單位檔案管理的難點(diǎn)分析

1）管理人員素質(zhì)不足。事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理員的能力不足，難以適應(yīng)信息化時(shí)代檔案管理工作的需要。首先，事業(yè)單位檔案管理人員缺乏專業(yè)的技術(shù)知識(shí)，檔案管理人員不掌握新型的檔案管理方式，檔案管理方式方法較為陳舊，檔案管理的整體質(zhì)量較差，檔案管理人員不熟悉信息化的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)流程。其次，事業(yè)單位缺乏先進(jìn)的檔案管理意識(shí)，檔案管理人員缺少正確的檔案管理理念，檔案管理長期沿用傳統(tǒng)的工作方式，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化與系統(tǒng)化，檔案管理工作的整體水平較差。第三，檔案管理人員缺乏必要的專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的成長速度較慢，現(xiàn)有的檔案員不足以有效更新技術(shù)知識(shí)，難以滿足實(shí)質(zhì)檔案管理工作需要。

2）設(shè)施設(shè)備更新較慢。目前，事業(yè)單位檔案管理用的設(shè)備更新速度較慢，檔案管理設(shè)施不具有智能化、信息化與標(biāo)準(zhǔn)化的特征。事業(yè)單位一方面缺乏合理的設(shè)備更新計(jì)劃，不能得到充分的財(cái)政資金進(jìn)行設(shè)施更新。另一方面事業(yè)單位檔案管理可用設(shè)施設(shè)備不滿足復(fù)雜條件下檔案管理需要，不能構(gòu)建安全、穩(wěn)定、合理的檔案管理工作體系。由于設(shè)備投入不足，檔案管理工作的更新速度較慢，檔案管理的質(zhì)量較低，檔案管理工作的隨意性大，檔案未能更好滿足全社會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案的使用需要。新時(shí)代還要從各級(jí)事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，擬定具體的檔案管理設(shè)備的更新計(jì)劃。

3）缺乏足夠的重視。事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足業(yè)務(wù)項(xiàng)目的程度，事業(yè)單位很大程度上沒能認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)推動(dòng)各項(xiàng)工作的重意義。一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒能給予檔案管理工作廣泛的關(guān)注，不能主持修訂檔案管理的制度，無法推動(dòng)形成良好的檔案管理工作氛圍，檔案管理的科學(xué)化水平較低。還有的事業(yè)單位不注重宣傳檔案管理的價(jià)值，沒有積極的組織開展檔案管理的宣傳展示活動(dòng)，檔案員與各部門配合不緊密，因此嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量水平。給予事業(yè)單位檔案管理的足夠重視，才能提高檔案管理的效率，解決檔案管理的實(shí)際問題。

4）缺乏先進(jìn)的制度。事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的特征。但是，有些事業(yè)單位缺乏正確的檔案管理工作制度，檔案管理的方式較為陳舊，檔案管理難以適應(yīng)數(shù)據(jù)信息日益豐富和多樣的管理需要。例如，事業(yè)單位檔案管理的隨意性較大，紙質(zhì)檔案管理的制度難以適應(yīng)信息化時(shí)代的需要。事業(yè)單位未能通過制度修訂堵塞檔案管理的漏油，檔案管理的成本仍居高不下。檔案管理制度陳舊，檔案管理制度修訂不足，缺乏檔案管理制度執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制是檔案管理的難點(diǎn)。

2 事業(yè)單位檔案管理的完善策略

1）強(qiáng)化檔案人員素質(zhì)。事業(yè)單位需要配置綜合能力較強(qiáng)的檔案管理人員，只有不斷優(yōu)化提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，才能滿足新時(shí)代檔案管理工作的需要。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度的重視引進(jìn)具有信息技術(shù)的檔案管理人才，配置高水平的檔案管理信息技術(shù)人才，要求檔案管理人員既熟悉信息化的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)方式，又具有一定的行業(yè)背景知識(shí)，這樣才能滿足新時(shí)期開展檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要。其次，聘請(qǐng)專家制定檔案管理人員的培訓(xùn)計(jì)劃，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的專門培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的工作意識(shí)，從而推動(dòng)檔案管理人員更深刻的了解檔案管理技術(shù)的發(fā)展更新步伐。第三，及進(jìn)的調(diào)整檔案管理培訓(xùn)的方向，大力引進(jìn)具有時(shí)代性和前沿性的檔案管理培訓(xùn)知識(shí)內(nèi)容，并且做好相關(guān)的結(jié)業(yè)考試測(cè)評(píng)活動(dòng)，強(qiáng)調(diào)檔案管理人員必須掌握先進(jìn)的檔案管理理念，全面提高檔案員的專業(yè)技術(shù)能力，從而達(dá)到高質(zhì)量的開展檔案管理目標(biāo)。

2）優(yōu)化檔案管理設(shè)備。檔案管理設(shè)備不足是制約檔案管理工作水平的主要原因，新時(shí)代還要優(yōu)化檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備，積極完善檔案管理的數(shù)據(jù)資料庫，強(qiáng)調(diào)采用專業(yè)的檔案管理設(shè)備輔助做好具體的檔案管理工作。首先，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)設(shè)備的積極作用，引進(jìn)專業(yè)的監(jiān)控設(shè)備、消防器材與智能化管控設(shè)備。其次，開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的深度融合，提高檔案數(shù)據(jù)信息的檢索存儲(chǔ)的效率，進(jìn)一步準(zhǔn)確的獲取辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，不斷提高檔案管理的智能化水平。第三，還要開發(fā)檔案數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，優(yōu)化檔案管理上傳與使用權(quán)限的設(shè)備，這樣才能提高檔案數(shù)據(jù)信息的共享水平，高質(zhì)量的滿足現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)信息共享的使用需要。

3）高度重視檔案管理。提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，還要高度重視檔案管理，把檔案管理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作任務(wù)。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的實(shí)際需要優(yōu)化檔案管理方式，加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，積極的提出檔案管理建設(shè)的具體要求，從而保證檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。其次，建立檔案管理的責(zé)任制，明確檔案管理人員的職責(zé)，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息的收發(fā)機(jī)制，尤其高度重視加強(qiáng)收發(fā)環(huán)節(jié)的管理。第三，全面加強(qiáng)檔案管理人員考慮，形成有效的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，高度的重視審核檔案管理工作的質(zhì)量，指出檔案管理的具體方向與存在的具體問題。第四，完善獎(jiǎng)懲評(píng)價(jià)機(jī)制，充分的運(yùn)用檔案管理激勵(lì)措施，從而達(dá)到提高檔案管理工作的效率，優(yōu)化檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)方式，提高檔案管理系統(tǒng)性，消除檔案運(yùn)轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。

4）完善檔案管理制度。新時(shí)代事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理工作制度，改革檔案管理機(jī)構(gòu)，成立信息化的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)中心。檔案管理部門還要提高檔案管理工作的責(zé)任心，進(jìn)一步提高檔案管理人員的責(zé)任感。首先，優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，明確檔案管理的責(zé)任分工，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的登記工作，優(yōu)化檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，防止因檔案管理隨意帶來的檔案丟失、泄露或者檔案數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確的問題。其次，明確檔案管理的責(zé)任分工，形成專兼職檔案管理人員配合的工作體系，發(fā)揮各部門在事業(yè)單位檔案管理工作中的積極作用，形成相互配合的檔案管理工作機(jī)制。第三，有效防止數(shù)據(jù)丟失，積極的應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)故障，優(yōu)化檔案管理工作的具體工作依據(jù)。大力開發(fā)先進(jìn)的檔案管理工作系統(tǒng)，提高檔案管理的智能化水平，基于信息化的檔案管理方式修訂檔案管理工作制度，保證檔案管理工作制度具有信息化的特征，從而滿足新時(shí)代檔案管理需要。

3 結(jié)論

事業(yè)單位檔案管理工作可以提高事業(yè)單位發(fā)展的效力，滿足事業(yè)單位各項(xiàng)工作對(duì)以往工作經(jīng)驗(yàn)的需要。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作中存在一些問題，需要完善檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，提高檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的工作水平，高度重視采用科學(xué)化的方式提高檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，從而發(fā)揮檔案的數(shù)據(jù)信息服務(wù)價(jià)值，滿足新時(shí)期檔案管理的需要，解決傳統(tǒng)的檔案管理問題。