董婧漪

（山西交通實(shí)業(yè)發(fā)展集團(tuán)有限公司長(zhǎng)治分公司，山西 長(zhǎng)治 046000）

1 辦公室日常檔案管理的基本內(nèi)容

企業(yè)對(duì)于文件和探案的基本管理工作，主要是對(duì)有關(guān)企業(yè)的辦公文件進(jìn)行有效的管理和使用，并且在日常的大量文件中，獲得有效的信息數(shù)據(jù)，來(lái)提高對(duì)于日常文件管理的安全性和高效性，相關(guān)管理人員在日常的文件和檔案管理工作中，主要有以下幾種工作，首先是的文件的收集，能見的收集工作是對(duì)于整個(gè)文件檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，也是對(duì)整個(gè)企業(yè)的文件和資料進(jìn)行集中統(tǒng)一處理的基本條件，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，對(duì)于文件和檔案的記錄方式也有了很大的革新，傳統(tǒng)的需要人工進(jìn)行筆記管理方式，已經(jīng)受到了取締，大部分企業(yè)都開始利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將相關(guān)的文件和檔案進(jìn)行更加完整的收集，并且可以通過(guò)語(yǔ)音和圖像等更加新穎的方式，來(lái)充分體現(xiàn)文件的數(shù)據(jù)管理。其次，是對(duì)文件和檔案的組織工作，在具體的工作過(guò)程中，相關(guān)工作人員要遵循一定的規(guī)律和規(guī)則，將分散在不同部門的文件和檔案進(jìn)行系統(tǒng)的收集，并且完成對(duì)于文件狀態(tài)的轉(zhuǎn)換，工作人員可以利用電腦中的部分文字軟件，來(lái)進(jìn)行文件進(jìn)一步組織工作。除此之外，工作人員還要對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，由于企業(yè)中一般存在著大量的文件和檔案，如果不進(jìn)行標(biāo)示就難以區(qū)分，所以管理人員要對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)志，并且對(duì)文檔的保存期限進(jìn)行限定，如果是對(duì)企業(yè)作用不大的文件就可以進(jìn)行集中處理，對(duì)于公司發(fā)展前景有巨大幫助的文件，只要進(jìn)行小心的保存，與此同時(shí)，對(duì)于文件的保存，能夠在很大程度上提高文件使用時(shí)間，在進(jìn)行文件的保管過(guò)程中，相關(guān)工作人員也可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將重要的文件進(jìn)行電子方式的傳輸。

2 國(guó)企單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)于文件管理工作的重視

由于相關(guān)企業(yè)在具體的工作中，會(huì)受到很強(qiáng)的傳統(tǒng)觀念的限制，所以相關(guān)工作人員在對(duì)文件進(jìn)行管理室仍然采用著傳統(tǒng)的日常調(diào)度工作模式，但是這種傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)到高速發(fā)展的新時(shí)代中，以往人們認(rèn)為對(duì)于文件的管理是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單并且反復(fù)的工作保證文件夾的信息不會(huì)被泄露是工作的核心內(nèi)容。所以企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員都忽視了對(duì)于文件檔案管理工作的重要性，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的迅速提高和企業(yè)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)的時(shí)代，在大量的數(shù)據(jù)面前，傳統(tǒng)的管理方式，信任已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

2.2 管理人員的素質(zhì)較差

由于企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員對(duì)于文件管理工作的護(hù)士他們?cè)谶M(jìn)行文件管理人員的招聘工作時(shí)，往往不會(huì)對(duì)工作人員的素質(zhì)進(jìn)行較高的標(biāo)準(zhǔn)。一旦管理人員缺乏對(duì)于文獻(xiàn)和檔案的管理專業(yè)知識(shí)，就不能有效地提高自身對(duì)于文檔的管理效率，其次，由于管理人員的個(gè)人素質(zhì)較低，所以在進(jìn)行日常的文案管理工作中，不能進(jìn)行有效的創(chuàng)新依然延續(xù)著以往傳統(tǒng)的文件管理模式，這嚴(yán)重影響了整個(gè)企業(yè)的文件管理效率。

2.3 缺乏有效的文件管理制度

雖然我國(guó)的部分企業(yè)為了提高文件管理的效率，已經(jīng)建立了與之相關(guān)的文件管理體制，但是這些文件管理體制并沒(méi)有將其真正的作用發(fā)揮出來(lái)，由于制度在實(shí)施的過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員并沒(méi)有對(duì)規(guī)則進(jìn)行嚴(yán)格的限定，這就嚴(yán)重導(dǎo)致了管理制度的發(fā)揮效果。一些企業(yè)如果發(fā)現(xiàn)文件或者檔案發(fā)生丟失現(xiàn)象，也不會(huì)對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行懲罰，但是由于文件檔案數(shù)據(jù)沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的更新和保存，這就嚴(yán)重影響了文件檔案的可靠性，從而影響了領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策工作時(shí)參考數(shù)據(jù)的科學(xué)性。

3 國(guó)企單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用

3.1 擴(kuò)大文件管理服務(wù)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的迅速提高，人們的生活水平得到了很大的改善，所以相關(guān)文件管理人員在進(jìn)行日常的工作時(shí)，一定要充分適應(yīng)時(shí)代為其提出的要求，不斷創(chuàng)新自身的文件管理方式。在進(jìn)行日常的管理工作中，也要不斷提高自己的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，來(lái)充分為企業(yè)提供可靠科學(xué)的文件和檔案，并且不斷完善自身的服務(wù)態(tài)度，來(lái)為社會(huì)群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，以進(jìn)一步適應(yīng)社會(huì)發(fā)展為其提出的要求，提高企業(yè)對(duì)于管理工作的效率，在進(jìn)行公共的管理工作中，相關(guān)的工作人員還要不斷擴(kuò)大自身的服務(wù)領(lǐng)域，提高自身的服務(wù)效率。

3.2 建立合理的文件服務(wù)體系

相關(guān)工作人員為了進(jìn)一步提高自身對(duì)于文件和檔案的管理效率，必須對(duì)管理體系進(jìn)行進(jìn)一步的完善和創(chuàng)新，來(lái)不斷提高自身的服務(wù)質(zhì)量，為大眾提高更好的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。由于在社會(huì)建立科學(xué)合理的文件管理體系是相關(guān)工作人員的重要工作內(nèi)容，所以，企業(yè)要不斷栽培與之相關(guān)的文件管理人才，并且不斷完善文件管理體系，充分提高相關(guān)管理人員的工作積極性，在日常的工作中，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員還要不斷提高，對(duì)于文件和檔案工作的重視，并且強(qiáng)調(diào)相關(guān)文件管理人員對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，已充分激發(fā)工作人員對(duì)于文件管理工作的積極性。除此之外，相關(guān)管理人員還要不斷深入到社會(huì)基層中，充分增強(qiáng)自身的實(shí)踐能力來(lái)確定自身工作的重點(diǎn)，并且在此基礎(chǔ)上進(jìn)行有效的管理措施，來(lái)不斷完善與之相關(guān)的文件管理體制，并且將自身的管理工作目標(biāo)和企業(yè)中實(shí)際存在著文件管理問(wèn)題充分結(jié)合與進(jìn)一步提高工作單位的文件管理效率。

3.3 加強(qiáng)檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新

提高檔案管理服務(wù)水平，必須創(chuàng)新服務(wù)手段，提高檔案管理質(zhì)量，為了促進(jìn)檔案管理水平的提高，必須開發(fā)檔案管理的多種服務(wù)功能。加強(qiáng)檔案管理工作作風(fēng)建設(shè)，深入基層和一線，正視現(xiàn)實(shí)社會(huì)問(wèn)題，明確檔案管理重點(diǎn)。要樹立全面發(fā)展意識(shí)，將檔案管理目標(biāo)與國(guó)企單位發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的新情況，及時(shí)收集整理新情況、新問(wèn)題，提高管理服務(wù)的重要性檔案。要科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理手段，建立檔案咨詢。

4 結(jié)束語(yǔ)

就我國(guó)目前對(duì)于企業(yè)文件的管理現(xiàn)狀來(lái)看，對(duì)文件管理的方式進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新，依然是相關(guān)文件管理人員需要解決的重要問(wèn)題，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新文件的管理方式，能夠有效提高企業(yè)對(duì)于文件和檔案的管理效率，推動(dòng)企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的有序進(jìn)行，在具體的工作過(guò)程中，相關(guān)管理工作人員一定要充分真實(shí)的自身的缺陷和工作存在的問(wèn)題，并且根據(jù)這些問(wèn)題提出具體的優(yōu)化措施提高文件的管理效率。