岑 李

（廣西地礦物業(yè)管理中心，廣西 南寧 530023）

1 加強(qiáng)單位檔案管理工作的重要性

檔案作為一種特殊的信息資源，是歷史的真實(shí)記錄，它包含了很多重要的信息資料，真實(shí)記載了工作人員在工作時(shí)產(chǎn)生的所有資料，記錄著單位的發(fā)展歷史、人事關(guān)系、工作流程、工作痕跡等重要信息，是工作執(zhí)行的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，為單位的未來(lái)發(fā)展提供了重要依據(jù)，是單位寶貴的資源和財(cái)富。因此如何全面、真實(shí)、系統(tǒng)地對(duì)單位檔案材料進(jìn)行歸集，加強(qiáng)單位檔案管理工作至關(guān)重要。

2 新時(shí)期檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

1）檔案管理的信息化。新時(shí)期是信息化技術(shù)發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，信息化時(shí)代背景下事業(yè)單位的檔案管理工作開(kāi)展積極采用信息化技術(shù)，通過(guò)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的創(chuàng)設(shè)加強(qiáng)與事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)的溝通與聯(lián)系，使得事業(yè)單位中各項(xiàng)工作的開(kāi)展都能在信息化系統(tǒng)平臺(tái)上擁有清晰明確的記錄、總結(jié)與跟進(jìn)說(shuō)明。

2）檔案管理的電子化。事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建要求管理人員將各項(xiàng)檔案資料信息都轉(zhuǎn)化成數(shù)字化模式儲(chǔ)存在系統(tǒng)平臺(tái)中，由系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，檔案管理的電子化可采用電子掃描技術(shù)將紙質(zhì)資料、圖片等轉(zhuǎn)化成高分辨率的電子信息，降低管理成本的同時(shí)提高了檔案管理效率。

3）檔案管理的實(shí)用性?，F(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理具有一定的實(shí)用性，信息化系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)檔案管理的統(tǒng)計(jì)、整理與分析，能夠快速整合各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)，并將檔案數(shù)據(jù)根據(jù)自身需要統(tǒng)計(jì)成各類(lèi)圖表的形式，應(yīng)用與事業(yè)單位的各項(xiàng)事物決策、工作開(kāi)展的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)等，大大提高了檔案信息的實(shí)用性。

3 新時(shí)期檔案管理面臨的問(wèn)題

1）人事檔案管理工作缺乏系統(tǒng)管理體系?！安灰砸?guī)矩，無(wú)以成方圓。”人事檔案管理工作需要重視起來(lái)的不單單是工作內(nèi)容，還需要建立起一個(gè)系統(tǒng)性的工作管理體系。對(duì)于人事檔案管理的重要性，主要就從人事檔案管理的章程規(guī)范中所體現(xiàn)，越復(fù)雜的工作需要越多的條文來(lái)規(guī)劃指明。檔案資料的收集、分類(lèi)、整理等等都需要一系列的統(tǒng)一管理體系來(lái)標(biāo)明。還有一些重要關(guān)鍵人事檔案的管理，這類(lèi)文件資料的優(yōu)先級(jí)較高，更需要相應(yīng)章程標(biāo)明如何處理。人事檔案的缺失會(huì)對(duì)檔案持有人有著重大損失，辛勤勞作二十年，臨到退休發(fā)現(xiàn)工齡少了一半，這就是2009年4月湯某由于檔案的缺失與單位產(chǎn)生的財(cái)產(chǎn)勞動(dòng)糾紛。

2）人事管理工作現(xiàn)代化程度不普及。新時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，各方面工作都進(jìn)入信息化時(shí)代。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事管理工作，如何做到集中理論基礎(chǔ)管理，統(tǒng)籌大局，必須重視現(xiàn)代化檔案信息管理趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息化科技手段不但有利于解決傳統(tǒng)管理模式的一些弊端，人事檔案管理工作的進(jìn)度一定程度上影響著各個(gè)部門(mén)工作的進(jìn)行，上級(jí)對(duì)人事檔案管理工作的不重視，沒(méi)有資金投入人事檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)，是人事檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的原因之一。浙江省智慧檔案工程建設(shè)就是人事檔案管理工作現(xiàn)代化普及的表現(xiàn)，2014年初，基于現(xiàn)代化的發(fā)展，浙江省開(kāi)啟了智慧檔案建設(shè)項(xiàng)目，在全國(guó)率先構(gòu)建“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢(xún)”行政審批電子文件歸檔管理新模式，隨后進(jìn)一步改進(jìn)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔流程與功能設(shè)計(jì)，并在省直單位部署和啟動(dòng)行政審批等電子文件歸檔與接收工作。

3）模式僵化，創(chuàng)新能力不足。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，數(shù)字化已成為檔案發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，然而受檔案意識(shí)薄弱、制度跟新不及時(shí)、人員素質(zhì)偏低等因素制約，先進(jìn)的管理技術(shù)、高效的管理模式都無(wú)法得到充分的發(fā)展。

4 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理水平的具體措施

1）注重人事檔案材料收集。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專(zhuān)業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2）重視對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)。首先，電子信息技術(shù)能夠?qū)芾砉ぷ鞯牧鞒踢M(jìn)行有效的優(yōu)化，保證檔案數(shù)據(jù)能夠高效、安全且及時(shí)地傳輸進(jìn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，電子檔案相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，不僅能夠保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也能擴(kuò)大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)量，對(duì)單位人員的個(gè)人技能、薪酬?duì)顩r以及工作狀態(tài)做到及時(shí)的掌握。再次，檔案管理信息化的建設(shè)，可以方便單位領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)人力資源進(jìn)行合理的優(yōu)化配置，通過(guò)對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確獲取使機(jī)構(gòu)的發(fā)展和管理更方便。最后，由于檔案信息的私密性與嚴(yán)密性，需要單位通過(guò)殺毒軟件以及防火墻的安裝，保證電子信息檔案的安全。同時(shí)也要注意對(duì)數(shù)據(jù)傳輸安全的重視，防止各單位間在進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的共享與整合時(shí)，被不法分子的有意操作而造成的數(shù)據(jù)丟失與損害，從源頭上杜絕可能給信息檔案帶來(lái)?yè)p害的因素。

3）重視流動(dòng)人員人事檔案管理工作。要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)查清事實(shí)，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理。對(duì)在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分；對(duì)偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，要依法追究法律責(zé)任；對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅(jiān)決調(diào)離或予以辭退。對(duì)發(fā)生違紀(jì)違規(guī)行為的單位，要限期整改；問(wèn)題嚴(yán)重的，要責(zé)令停業(yè)整頓，直至吊銷(xiāo)許可證。

4）經(jīng)常開(kāi)展日常管理工作。機(jī)關(guān)單位需要意識(shí)到檔案管理工作的重要作用，將檔案管理計(jì)劃納入單位的議程之中。在每年的年初由檔案管理工作人員對(duì)管理計(jì)劃的制定進(jìn)行匯報(bào)，在年末總結(jié)時(shí)再對(duì)本年度管理工作的開(kāi)展情況進(jìn)行總結(jié)。另外，機(jī)關(guān)單位也要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行日常的監(jiān)督，并通過(guò)模擬演練的方式，訓(xùn)練管理人員的應(yīng)急能力，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的更好開(kāi)展。

5 加強(qiáng)單位檔案管理工作的下一步目標(biāo)

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”改革已經(jīng)形成。筆者所在的單位是處級(jí)事業(yè)單位，目前多數(shù)事業(yè)單位普遍存在檔案管理信息化建設(shè)比較薄弱，檔案管理人員電子檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平較低等問(wèn)題。為進(jìn)一步加強(qiáng)單位檔案管理工作，下一步檔案管理工作目標(biāo)如下：一方面要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，引入檔案信息管理系統(tǒng)，將電子文件歸檔工作納入單位立卷歸檔范圍，強(qiáng)化電子檔案管理和利用，創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)與電子版相結(jié)合，提高檔案管理質(zhì)量和工作效率。第二方面要加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，促進(jìn)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變，提升專(zhuān)業(yè)技能水平。同時(shí)完善電子檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)電子檔案管理工作的規(guī)范性，提高檔案資源的使用率，為單位的可持續(xù)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。