王海波

（內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)站前街道辦事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

人事檔案的作用與價值主要體現(xiàn)在兩方面，一是人事檔案詳細記錄了個人多方面的信息，組織可以通過人事檔案了解工作人員的個人經(jīng)歷以及相關信息，進而對工作人員的能力、品德等有基本的了解，便于合理安排工作崗位，做到人盡其才，最大限度挖掘人力資源的價值；二是個人轉(zhuǎn)崗、離職以及退休等需要以人事檔案作為憑證，與個人切身利益息息相關。目前，從人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，主要存在的問題包括重視程度不足、檔案材料造假、檔案審核不到位以及檔案利用效率低下等，基于此，有必要對此進行深入分析，以解決這些問題，促進人事檔案管理制度的完善。

1 行政事業(yè)人事檔案管理的重要性

1）幫助單位充分把握人員情況。在開展人事檔案管理工作中，會依據(jù)員工屬性進行存放，例如在職、離職、退伍軍人以及退休等，同時會制作分賬。按照員工屬性分類，退伍軍人檔案分類主要是為了響應國家組建退役軍人事務部管理保障體系，在通常情況下，單獨進行退伍軍人人事檔案分類管理，主要是為了便于企業(yè)掌握與利用。同時國家也提出，組建現(xiàn)役軍人管理保障機構(gòu)，能夠在最大程度上為退役軍人所服務。因此企業(yè)在開展人事檔案管理工作時，也需要依據(jù)當前社會形勢進行工作調(diào)整與創(chuàng)新，幫助企業(yè)更好掌握人員情況，并為企業(yè)提供相應服務。

2）提供人事決策依據(jù)。在人事檔案中，詳細記載了員工的工作狀態(tài)、獎懲情況、工作水平以及學歷等各項信息，只需要查詢?nèi)耸聶n案，便能夠在第一時間了解員工的各項信息。首先在招錄新員工時，需要考察員工的學歷、專業(yè)以及品德等信息，從而幫助單位進行判斷，綜合分析是否滿足崗位要求。有助于人力資源管理工作的優(yōu)化，從而實現(xiàn)人力資源系統(tǒng)共享，保障人員流動的合理性，在最大程度上實現(xiàn)人力資源優(yōu)化，推動單位發(fā)展。最后通過人事檔案管理工作，便于人才選拔。在選拔人才時，可通過個人檔案，了解員工情況，對單位制定人才決策時提供科學化依據(jù)。同時企業(yè)部分員工在達到退休年齡時，通過查詢檔案，從而確定準確退休時間，并確定退休待遇，有助于員工退休手續(xù)的辦理與落實。

2 人事檔案管理中存在的不足

1）對人事檔案管理重視程度不足。首先，是個人對人事檔案重視程度不足，在填寫相關材料時具有隨意性，填寫的信息有誤或者故意填寫虛假信息，導致檔案信息失真，給后續(xù)一系列工作造成了影響；其次，是材料形成機構(gòu)缺乏對材料重視力度，造成檔案材料缺失或遺失，現(xiàn)階段，勞動人口流動性較強，參與的社會活動類型多樣化，這導致人事檔案的材料收集難度增加，并且相關材料形成部門缺乏材料意識，在填寫材料時不規(guī)范或者審核不嚴格，給人事檔案管理造成了一定的困難；再次，是負責檔案管理的工作人員管理意識薄弱，認為只要確保人事檔案不損壞、不丟失、不泄密即可，在實際工作過程中敷衍了事，對于如何科學管理人事檔案以及充分發(fā)揮人事檔案作用缺乏關注與了解；最后，是領導者對人事檔案管理缺乏重視，沒有充分認識到人事檔案在人員選拔、任用以及崗位調(diào)整等方面的作用，對人事檔案管理工作缺乏關注，對于實際工作狀況缺乏了解，導致人事檔案管理工作沒有發(fā)揮出相應的作用。

2）人事檔案利用率較低。人事檔案與其他類型的檔案不同，其本身具有一定的特殊性，保密性要求較高，要調(diào)閱人事檔案需要進行審批，限制性條件較多，這就導致人事檔案整體利用率較低。在大部分情況下，為保障人事檔案安全以及防止信息泄露，人事檔案不允許外帶，這在一定程度上限制人事檔案的利用，除了在人事任命、崗位調(diào)整、職稱評定、定資以及退休等事務中用到人事檔案外，其余時間人事檔案都被嚴密保管。此外，人事檔案中多為中遠期的材料，所記錄的信息與本人的實際情況存在一定的脫節(jié)，缺乏本人近期情況的記錄，難以全面反映本人的情況，這也是人事檔案利用率較低的重要原因。

3）自主擇業(yè)與創(chuàng)業(yè)人群的“檔案遺失”“檔案死亡”問題。新時期以來，經(jīng)濟高速發(fā)展，人們擇業(yè)觀與價值取向發(fā)生巨大改變，社會中農(nóng)民工與大學生群體的自主擇業(yè)與自主創(chuàng)業(yè)的群體不斷增長，由于對待這類就業(yè)群體的法律法規(guī)政策宣傳不到位，導致這類人群只關注個人收入與就業(yè)的實效性，缺乏對個人人事檔案重要性的基本認識，因此在具體的人事檔案管理工作當中出現(xiàn)了大量“檔案遺失”檔案“死亡”現(xiàn)象，如果人事檔案管理部門，不能對這類檔案進行合理話、科學化的管控，將導致工作經(jīng)歷與工齡核查認定困難的問題。

3 加強人事檔案管理的優(yōu)化策略

1）構(gòu)建檔案管理機制。為保證人事檔案管理工作高效開展，應當構(gòu)建人事檔案管理機制，運用制度規(guī)范員工行為，推動工作高效開展。在開展檔案管理工作時，需要完善自身管理機制，保證在工作中做到有章可循。檔案管理部門要想制定出科學管理制度，需要做好兩方面工作。首先需要積極建立目標責任制。為有效激發(fā)人事檔案管理人員的工作積極性，可針對表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予物質(zhì)獎勵，能夠從根本上調(diào)動員工積極性。其次需要構(gòu)建監(jiān)督機制，保證人事檔案管理工作開展更加正規(guī)與合理。通過創(chuàng)新檔案管理機制，對檔案管理工作進行進度，能夠從根本上推動檔案管理工作開展。

2）提高人事檔案利用率。人事檔案利用率偏低的原因除了人事檔案的保密性要求外，關鍵在于目前的人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，這就導致檔案調(diào)閱、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等手續(xù)比較繁瑣，因此，應加強人事檔案管理信息化建設，以現(xiàn)代化技術(shù)手段提高人事檔案利用效率。目前，數(shù)字化檔案以及其他各項輔助技術(shù)都發(fā)展成熟，完全具備信息化建設的基礎條件，更何況《檔案法》規(guī)定，“電子檔案應當來源可靠，要素合規(guī)和程序合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！睋Q而言之，在經(jīng)過審查后，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有相同的法律效力。因此，人事檔案管理機構(gòu)可以嘗試采用信息化手段，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，利用信息化手段完成檔案材料的收集、整理、歸檔以及查詢等工作，這樣不僅可以顯著提升人事檔案管理效率，同時也能提高人事檔案的利用率。此外，數(shù)字化檔案也更便于保存，可以有效降低人事檔案管理成本，并且可以更好的應對人事檔案相對頻繁的變更情況。電子檔案的應用不僅可以降低傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案傳輸、變動過程中產(chǎn)生的成本，還可以將多數(shù)電子檔案的信息串通集中起來，從而發(fā)揮電子檔案分類科學、檔案關聯(lián)程度高的優(yōu)勢，杜絕檔案材料涂改造假，切實保障檔案材料真實有效。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段隨著人事檔案管理中存在的問題不斷凸顯，已經(jīng)嚴重影響了人事檔案的利用價值，因此，必須積極轉(zhuǎn)變思想觀念，并落實于行動，重點解決當下存在的問題，保障人事檔案的公信力，充分發(fā)揮其作用。