宋丹陽

（自然資源部第三地形測量隊，黑龍江 哈爾濱 150028）

人事檔案的信息化管理是我國當前事業(yè)單位人事檔案管理工作的主流發(fā)展方向，人事檔案信息化建設(shè)是我國檔案管理改革的基本要求，也是經(jīng)濟社會發(fā)展的客觀需求。

1 相關(guān)概述

人力資源檔案管理是指在人力資源管理活動中，對形成的檔案進行收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用。保密、保存完整、使用方便是人事檔案工作的三大重點。對人事檔案進行管理，可以更全面地了解工作人員，提高管理人員的積極性和創(chuàng)造性；單位人事的選拔、任免，也可以以人事檔案為參考，加強人事檔案管理，可以促進工作人員發(fā)揮工作潛能，為社會服務(wù)。

2 人事檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1 管理意識較差

人事檔案管理工作薄弱，是當前我國企業(yè)事業(yè)部人事管理工作面臨的重要問題。因此，導致企業(yè)員工對人事檔案管理認識不足，檔案管理工作不到位。

2.2 管理人員素質(zhì)低下

當前，在很多企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案管理工作一般都屬于“假名”管理，而從事檔案管理工作的人員，沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓，在整理檔案時，只是在實踐中學習。另外，有些檔案管理員在檔案管理過程中，利用職務(wù)之便，對他人的檔案進行篡改，并從中謀取利益，這樣也給人事檔案管理的過程中帶來了很大的困難。

2.3 人事檔案管理制度不健全

人事檔案管理包括在職人員、離退休人員和離職人員的檔案資料管理，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，工作人員流動性日益增加，事業(yè)單位大多采用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，缺乏相應(yīng)的機制和制度，管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，管理體制大多形同虛設(shè)，無法充分發(fā)揮其作用。

伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的普及，我國已經(jīng)逐步進入了信息化社會。但目前我國企事業(yè)單位人事檔案管理仍以手工操作紙質(zhì)材料為主。而且紙版材料不但不易儲存，而且容易損壞，容易丟失。此外，在進行人工作業(yè)檔案管理時，要記錄大量的數(shù)據(jù)信息，這一工作繁瑣、易出錯，而且要花費大量的人力進行整理，也給檔案管理工作帶來很大困難。

許多企業(yè)、事業(yè)單位的檔案工作者對利用計算機網(wǎng)絡(luò)管理人事檔案的安全性、全面性都存有疑慮，這在很大程度上限制了電子檔案管理的快速實現(xiàn)。即使是一些機關(guān)利用電子人事檔案管理系統(tǒng)，也只是將檔案目錄和個人信息簡單地存儲在計算機上，以方便查詢，具體檔案的檢索和借閱仍需檔案管理員手工操作。

2.4 管理手段低下

人事檔案應(yīng)用信息多以紙質(zhì)檔案為主，信息量大、信息量多、檔案收集歸檔困難，編前人事檔案信息化整體水平不高，不能完善信息化建設(shè)的設(shè)備和系統(tǒng)。

3 優(yōu)化措施

3.1 提高檔案管理意識

為了深化人事檔案管理體制改革，企業(yè)領(lǐng)導必須從自身做起。認識人事檔案管理的重要性，正確處理人事工作中的各種關(guān)系很重要。負責人事檔案的員工也會組織好自己的觀點，積極響應(yīng)自己的工作，收集文件，宣傳自己在人事檔案管理中的重要性，宣傳自己在個人發(fā)展中的作用，讓員工相信自己是真實可靠的，確保你及時把文件歸還給員工，了解你的利益，并努力使這些文件真實可信。

3.2 提升管理人員素養(yǎng)

人事檔案管理員能掌握檔案管理的專業(yè)知識及相關(guān)的法律法規(guī)，更加理性、高效的分析檔案。為達到此目的，各大公司的業(yè)務(wù)部門都要主動培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理員，檔案管理員本人也要積極學習專業(yè)知識，確保檔案的組織化，保證技術(shù)水平，提高專業(yè)素質(zhì)。人事管理人員要明確職責，嚴格遵守職業(yè)道德，維護員工利益。通過定期匯報、會審、通報等形式，掌握本單位檔案管理工作的成效與不足，解決檔案管理工作中存在的問題，加強檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高職級檔案管理人員的工作業(yè)績，給員工以正面的評價或鼓勵，是十分重要的。

3.3 健全檔案管理制度

企業(yè)法人根據(jù)新形勢下人事資料管理工作的新變化，對現(xiàn)行的規(guī)章制度進行了修改和調(diào)整，使企業(yè)法人得以健康發(fā)展，完善人事資料管理制度和操作規(guī)范，保證檔案的安全保密。要明確各部門、各崗位的責任，完善相關(guān)機制和制度，深入整合信息，及時糾正實際偏差，及時收集、更新檔案資料，確保各項工作有序進行。

現(xiàn)實工作中，人事檔案管理員要對各個環(huán)節(jié)的工作流程和規(guī)章制度進行細化，人事檔案管理系統(tǒng)具體包括檔案保管系統(tǒng)、查核確認系統(tǒng)、保密系統(tǒng)等。建立了人事檔案管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，新形成的檔案資料按照檔案資料的屬性、內(nèi)容符合要求，及時歸檔、補充。證實人事檔案的完整、準確，定期對人事檔案進行檢查、抽樣調(diào)查，保證檔案安全。嚴格地劃分了文件傳輸系統(tǒng)，明確了管理員的管理職責，并將文件系統(tǒng)引入系統(tǒng)。

3.4 提高管理手段

加強人事檔案管理，實時收集所需資料，對檔案進行分類、相關(guān)分析，分析信息數(shù)據(jù)間的關(guān)系，滿足信息多樣化的需要，極大地提高了人事檔案的檢索效率和質(zhì)量。通過網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可實現(xiàn)人事檔案的存儲、計算、共享、分析、利用，為人事管理工作提供有效、高效的服務(wù)。要增強保密意識，提高工作人員的安全使用技能，對檔案數(shù)據(jù)庫進行加密，提高人事檔案管理的安全性，防止檔案信息泄露。

4 總結(jié)

事業(yè)單位人事檔案管理在其發(fā)展中起著十分重要的作用，有賴于各個單位或部門的人事調(diào)整。要認識到事業(yè)部人事檔案管理中存在的問題，不斷增強企業(yè)和業(yè)務(wù)主體的檔案意識，提高業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立健全檔案管理機制，優(yōu)化業(yè)務(wù)主體人事檔案管理制度。這對于發(fā)展民族商業(yè)具有積極意義。上述結(jié)論表明，人事檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化是完善人事檔案管理工作的必然要求，各企業(yè)單位要進一步認識到檔案管理工作的重要性，加強檔案管理系統(tǒng)和信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理水平，推動我國人事檔案管理工作規(guī)范化、科學化、合理化的發(fā)展。