李 燕

（海南省?？诼糜温殬I(yè)學(xué)校，海南 ?？?570311）

檔案管理是中職院最為重要的日常工作，涵蓋的內(nèi)容比較廣泛，主要有教育檔案、科研檔案、黨政資料檔案、教職員工人事檔案等，主要是對相關(guān)的檔案進(jìn)行收集、整理、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯等，以便于檔案利用，為中職學(xué)校教育管理提供服務(wù)。但是在傳統(tǒng)的檔案管理中，受到傳統(tǒng)因素的制約，中職學(xué)校的檔案管理效果不甚理想，依然存在諸多問題，嚴(yán)重制約了中職學(xué)校檔案利用價(jià)值?；诖?，積極探索一套行之有效的中職學(xué)校檔案管理措施，已經(jīng)成為研究的重點(diǎn)。

1 新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理手段落后

結(jié)合相關(guān)的調(diào)查顯示，當(dāng)前管理手段比較落后，無法滿足信息時(shí)代背景下中職學(xué)校的檔案管理需求，這是中職學(xué)校在檔案管理中面臨的普遍性問題。具體來說，中職學(xué)校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，并未合理利用互聯(lián)網(wǎng)、信息系統(tǒng)開展檔案管理，依然采用人工收集信息、手工整理信息的方式進(jìn)行檔案管理，在這種情況下，由于中職學(xué)校檔案管理手段比較落后，不僅導(dǎo)致檔案管理效率低下，甚至還會(huì)頻頻出現(xiàn)錯(cuò)誤，增加了錯(cuò)誤的發(fā)生率，嚴(yán)重制約了中職學(xué)校的檔案管理效果[1]。

1.2 缺乏行之有效的檔案管理制度

健全、合理的檔案管理制度，是保障中職學(xué)校檔案管理效果的關(guān)鍵性因素。但是在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)根本沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，也并未制定出詳細(xì)的檔案管理規(guī)章制度，致使中職學(xué)校的檔案管理中，出現(xiàn)了缺乏規(guī)章制度的現(xiàn)象；還有部分中職學(xué)校依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度，并未結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行更新，滯后的檔案管理制度難以滿足新時(shí)代下檔案管理的需求，致使中職學(xué)校的檔案管理工作逐漸喪失了管理的方向和標(biāo)準(zhǔn)，致使管理效果大打折扣。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)低下

中職學(xué)校檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，直接決定了檔案管理效果。但是在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)中職學(xué)校都缺乏優(yōu)秀的檔案管理人才，部分學(xué)校都是采用退休的教師負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理工作，這部分教師由于年齡比較大，無法熟悉、合理地利用互聯(lián)網(wǎng)，并且管理理念比較滯后，致使中職學(xué)校的檔案管理工作出現(xiàn)了明確的落后現(xiàn)狀，甚至與時(shí)代脫節(jié)；另一方面，部分中職學(xué)校由于對檔案管理重視程度不夠，并未聘請專業(yè)的人員進(jìn)行管理；也并未對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，致使其綜合素質(zhì)低下，難以滿足新時(shí)代背景下中職學(xué)校的檔案管理需求[2]。

2 新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)化措施

2.1 思想上重視檔案管理工作

新時(shí)期內(nèi)，面對中職學(xué)校檔案管理工作的新要求，中職學(xué)校必須從思想上給予充分地認(rèn)識(shí)、給予足夠的重視，才能保障檔案管理的效果。首先，中職學(xué)校應(yīng)意識(shí)到學(xué)校檔案管理的重要性，并給予高度的重視，將其作為一項(xiàng)日常工作。同時(shí)，中職學(xué)校還應(yīng)全面加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳、推廣，使得中職學(xué)校的檔案管理人員能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在日常工作中基于高度的配合，確保中職學(xué)校的檔案管理工作順利開展；其次，增加檔案管理的投入。中職學(xué)校還應(yīng)加大資金的投入，加大相關(guān)設(shè)備的投入，以保障中職學(xué)校檔案管理工作順利開展；最后，全面加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。新時(shí)期背景下，信息化檔案管理已經(jīng)成為一種必然趨勢，中職學(xué)校還應(yīng)配備相關(guān)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施，為電子檔案管理的實(shí)施，提供必要的設(shè)備保障。

2.2 完善檔案管理制度

針對中職學(xué)校的檔案管理工作現(xiàn)狀來說，一套行之有效的檔案管理制度是其重要的外部保障?；诋?dāng)前中職學(xué)校檔案管理制度不夠完善的現(xiàn)狀，應(yīng)從以下幾個(gè)方面加以努力，不斷完善學(xué)校的檔案管理制度。首先，國家相關(guān)的教育部門必須制定出檔案管理的總章程，并隨之制定出具體的檔案管理制度和管理規(guī)范，以此作為檔案管理的重要依據(jù)；其次，中職學(xué)校應(yīng)結(jié)合政府教育部門所制定的檔案管理總章程，制定出具體的檔案管理制度，包括：明確檔案收集制度、整理制度、分類制度、歸檔制度等，以最大限度滿足中職學(xué)校檔案管理需求；同時(shí)，在信息化管理模式下，還應(yīng)對傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和更新，包括：制定電子檔案管理制度、電子檔案備份制度、數(shù)碼照片檔案管理制度等，以更好地滿足信息時(shí)代下的檔案管理需求；最后，中職學(xué)校還應(yīng)結(jié)合相關(guān)的制度和法規(guī)對其展開宣傳，并組織相關(guān)的工作人員，對檔案管理制度展開學(xué)習(xí)，確保管理制度的有效落實(shí)和嚴(yán)格執(zhí)行[3]。

2.3 采用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作

新時(shí)代背景下，中職學(xué)校的檔案管理工作面臨著較大的壓力，必須采取信息化的管理手段，不斷提升中職學(xué)校檔案管理的有效性。一方面，中職學(xué)校應(yīng)逐步建立其與現(xiàn)代信息技術(shù)相適應(yīng)的檔案管理模式，使得現(xiàn)代信息技術(shù)貫穿于檔案的收集、整理、歸檔等每一個(gè)環(huán)節(jié)中，使得學(xué)校檔案管理手段更加優(yōu)化、更加具有針對性；另一方面，全面加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對學(xué)校的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，并進(jìn)行統(tǒng)一存放，以便于檔案的信息共享，不斷提升中職學(xué)校檔案的利用率。

2.4 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

努力打造一套專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，是保障中職學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵，也是提升檔案管理專業(yè)性的重要保障。一方面，中職學(xué)校必須定期對檔案管理人員展開培訓(xùn)，不斷提升其思想重視程度，并在此基礎(chǔ)上展開各種形式的技能培訓(xùn)，不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能，以及信息技術(shù)能力，使其更好地開展檔案管理工作；另一方面，還應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人才招聘形式，對工作人員的實(shí)際管理能力、是否具備工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識(shí)等進(jìn)行樣地考核，努力打造專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理隊(duì)伍；最后，中職學(xué)校還應(yīng)制定出合理的獎(jiǎng)勵(lì)制度，給其提供晉升的機(jī)會(huì)，不斷提升學(xué)校檔案管理工作人員的工作熱情[4]。

3 結(jié)束語

綜上所述，全面加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作，是保障中職學(xué)校日常工作順利開展的關(guān)鍵。基于新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理中存在的諸多問題，必須從思想上基于足夠的重視、完善檔案管理制度、采用信息技術(shù)、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，不斷提升中職學(xué)校檔案管理質(zhì)量。